Papierlose Rechnungen: So zahlen und verwalten Sie Rechnungen einfach digital

In der Schweiz werden jedes Jahr rund eine Milliarde Rechnungen versendet und der Grossteil davon noch immer auf Papier. Einfacher und umweltschonender geht es mit elektronischen Rechnungen. Wir beantworten Fragen rund um die digitale Rechnung.

Welche Möglichkeiten gibt es, um Rechnungen papierlos zu erhalten und zu bezahlen?

Immer mehr Unternehmen verschicken ihre Rechnungen nicht mehr auf Papier, sondern im PDF-Format per E-Mail. QR-Rechnungen können Sie so mit einem QR-Reader einlesen oder übers Handy einscannen und die Zahlung mit einem Fingertipp auslösen. Die papierlose Rechnung kann zudem gleich digital abgelegt werden. Noch einen Schritt weiter geht eBill. Hier kommen die Rechnungen direkt ins Onlinebanking und werden mit wenigen Klicks bezahlt. Die Rechnung können Sie als PDF herunterladen und digital archivieren.

Gut zu Wissen

Steigen Sie auf eBill um und schonen Sie die Umwelt. Eine Papierrechnung verursacht nämlich bis zu 17-mal mehr Treibhausgase als beispielsweise eine eBill-Rechnung. Wer ein Privatkonto mit E-Finance hat, kann eBill einfach aktivieren und Rechnungssteller hinzufügen. Mit eBill Donations können Sie zudem Organisationen auswählen, die Sie unterstützen möchten, und direkt im E-Finance spenden.

Wie digitalisiere ich Rechnungen, die ich noch per Post erhalte?

Idealerweise mit dem Scanner eines Multifunktionsdruckers, der in guter Qualität scannt. Dank des automatischen Papiereinzugs sind auch grosse Stapel schnell eingelesen. Zudem haben die Drucker meist einen Duplex-Scanner, der automatisch die Vorder- und Rückseite scannt. Wenn Sie nicht viele Dokumente zu digitalisieren haben, können Sie auch ein separates Gerät oder das Smartphone nutzen. In diesem Fall lässt sich die Lesbarkeit mit einer App wie Office Lens oder Adobe Scan verbessern. Tipp: Speichern Sie die Unterlagen als PDF oder JPG ab.

Gut zu Wissen

Sie können nicht nur Rechnungen, sondern auch Quittungen, Belege und Briefe einscannen, um die Papierablage zu verkleinern. Achtung: Werfen Sie nach der Digitalisierung nicht alle Unterlagen weg. Einige Dokumente wie Zeugnisse, Abschlüsse, Nachweise, Versicherungen, Verträge, Vorsorgeaufträge sowie auch Patientenverfügungen, Testamente und steuerrelevante Unterlagen sollten Sie immer im Original behalten.

Welche Vorteile hat es, Rechnungen digital zu archivieren?

Ein digitales Archiv spart Platz und die Rechnungen sind, sofern ordentlich abgelegt, einfach auffindbar. Nehmen Sie sich daher etwas Zeit für die Ablagestruktur (siehe Tipps). Ist die digitale Ablage erstellt, lassen sich eBill-Rechnungen oder Rechnungen, die per E-Mail ankommen, gleich am richtigen Ort abspeichern. Ob Sie Ihre Dateien auf der Festplatte oder in einer Cloud speichern, hängt von Ihrem Bedürfnis ab. Wollen Sie auch unterwegs per Smartphone auf Ihre Ablage zugreifen können, entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung. Übrigens: Wer die Ablage nicht selbst erstellen und verwalten möchte, kann auch eine App wie Fileee oder Cloudia nutzen.

Vier Tipps zur digitalen Archivierung

• Ordner anlegen: Erstellen Sie auf Ihrem Computer einen Ablageordner mit Unterordnern für Rechnungen, Versicherungen, Finanzen, Steuern usw. Diese Ordner können Sie weiter unterteilen: Die Rechnungen zum Beispiel in Handy, TV/Internet, Strom, Auto, Krankenkasse usw. Diese Unterordner können dann beispielsweise noch in Jahre aufgeteilt werden.
• Dateien benennen: Geben Sie den eingescannten Dokumenten einen eindeutigen Namen wie «Rg_Swisscom_November_2021» oder «2019-01-04_Quittung_Kaffeemaschine». Verwenden Sie anschliessend immer denselben Dateinamen. So finden Sie die Dokumente mithilfe der Suche schnell und einfach, ohne durch die Ordner navigieren zu müssen.
• Dokumente sichern: Speichern Sie Ihre Daten auf einer Festplatte und/oder in der Cloud, und nutzen Sie dazu sichere Cloud-Dienste wie Tresorit oder Wölkli, die Ihre Daten verschlüsseln und in der Schweiz speichern. Achten Sie bei der Wahl zudem auf Ihre Bedürfnisse, denn die Preise variieren je nach benötigtem Speicherplatz.
• Sicherheitskopien erstellen: Bedenken Sie, dass bei einem Festplatten-Crash bzw. einem Diebstahl oder Brand zu Hause alle Dateien verloren gehen können. Fertigen Sie daher – zum Beispiel mittels einer externen Festplatte, eines USB-Sticks oder eines Back-ups in der Cloud – eine Sicherheitskopie der Dokumente an.