Échange de factures électroniques – l’essentiel

Depuis des années en Suisse, les factures électroniques prennent une importance croissante. Ainsi par exemple, depuis 2016, les fournisseurs de l’administration fédérale doivent soumettre leurs factures par voie numérique pour les contrats d’une valeur de plus de 5’000 francs. Selon les chiffres officiels, cela a permis une augmentation continue de la proportion des e-factures de 18% en décembre 2014 à plus de 75% en décembre 2021. Si vous êtes en réflexion pour passer à la variante électronique, nous avons quelques conseils à partager avec vous. En effet, l’échange électronique apporte de nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Les e-factures sont envoyées sous forme de documents électroniques dans un format de données structuré, par exemple sous forme de données dites EDI (Electronic Data Interchange). Le destinataire peut traiter directement ces données de manière automatisée dans son système de factures. Une autre possibilité est d’opter pour le standard de facture numérique La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eBill, grâce auquel les factures destinées aux clients privés sont intégrées directement dans leur e-banking. Le destinataire peut ainsi les contrôler facilement et les payer immédiatement, en toute commodité. PostFinance offre quelques possibilités pour numériser le processus de facturation.

Ce que vous devez prendre en compte pour l’échange électronique de factures

• Avec l’e-facture, vous utilisez une solution entièrement numérique, qui présente des avantages évidents par rapport à une facture PDF envoyée par e-mail, par exemple. En effet, pour payer une facture reçue par e-mail, le destinataire doit saisir manuellement dans l’e-banking certaines informations pour le paiement, telles que le numéro de référence. Cette rupture de média est susceptible de dégrader la morale de paiement. Pour le destinataire, il est plus simple que les données puissent être traitées de façon automatisée.
• Réfléchissez à ce que vous voulez utiliser: une connexion directe ou un portail eInvoicing pour l’échange de factures électroniques. Pour commencer, l’idéal est que vous ayez déjà votre propre solution logicielle – vous pouvez ainsi établir les factures comme d’habitude dans votre système ERP. Les données de facturation sont envoyées depuis votre système sous forme de fichier de données. Les factures sont traitées et transmises automatiquement à leurs destinataires par voie électronique. Une autre option est d’utiliser un portail eInvoicing, sur lequel vous pouvez également envoyer et recevoir des factures par voie électronique. Par exemple, le portail de PostFinance est utile pour les clients qui n’envoient ou ne reçoivent que peu de factures – ou dont le système ERP ne propose pas d’interface vers la plateforme de PostFinance.
• Tenez compte aussi de l’interconnexion entre les émetteurs et les destinataires de factures. Pour cela, de bonnes solutions sont soit le standard eBill – grâce auquel, comme mentionné précédemment, les factures sont directement intégrées dans l’e-banking des clients privés –, soit le répertoire La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eDirectory. Celui-ci permet aux entrepreneurs qui souhaitent renforcer l’échange de factures électroniques avec leurs partenaires commerciaux d’avoir accès à tous les partenaires commerciaux domiciliés en Suisse qui veulent miser sur l’e-facture.

Voici les avantages de l’échange de factures électroniques

Pour les émetteurs de factures, l’envoi électronique de factures fait surtout économiser du temps et des coûts:

• vous profitez de la livraison directe des e-factures depuis votre logiciel. Vous vous épargnez ainsi des coûts d’impression et d’envoi – et le trajet jusqu’à la boîte aux lettres.
• Grâce à l’automatisation, il est possible d’envoyer en peu de temps un grand nombre de factures – ce qui est intéressant tout particulièrement pour les grandes entreprises.
• Meilleure morale de paiement des destinataires de factures occasionnant un gain de temps et des économies pour les procédures de rappel.
• Le taux de distribution est supérieur, puisque les changements d’adresse ne jouent aucun rôle.
• La réduction des délais de paiement entraîne une réception des paiement plus rapide.

Réciproquement, pour le destinataire, l’e-facture est surtout confortable, directe et rapide:

• il peut recevoir facilement ses factures par voie électronique via une interface et traiter les données des factures de façon automatisée.
• Le traitement direct selon les modes de paiement habituels est toujours possible.
• Le destinataire ne doit pas se soucier d’archiver physiquement les factures, car les données sont toutes traitées et gérées automatiquement.

Autant de bonnes raisons de passer aux factures électroniques.