Scambio elettronico di fatture: scoprite l’essenziale in breve

Sono anni ormai che le fatture elettroniche acquisiscono un’importanza sempre maggiore in Svizzera. Dal 2016, ad esempio, i fornitori dell’Amministrazione federale devono inviare le proprie fatture in formato digitale se il valore contrattuale supera i 5’000 franchi. Stando ai dati forniti dalle autorità, la quota di e-fatture ha così registrato una crescita continua passando dal 18% nel dicembre 2014 al 75% nel dicembre del 2021 Se anche la vostra azienda sta considerando la possibilità di introdurre le fatture in formato elettronico, abbiamo qualche consiglio prezioso per voi. Lo scambio digitale offre infatti diversi vantaggi.

Che cos’è una fattura elettronica?

Le e-fatture vengono inviate sotto forma di documenti elettronici in un formato dati strutturato, ad esempio come dati EDI (Electronic Data Interchange). Il destinatario può elaborare ulteriormente tali dati nel proprio sistema di fatturazione in modo diretto e automatizzato. Un’altra possibilità è rappresentata dallo standard di fatturazione digitale Il link si apre in una nuova finestra eBill, che consente l’integrazione delle fatture direttamente nell’e-banking della clientela privata a cui sono indirizzate. I destinatari possono poi verificarle in tutta comodità nel sistema e autorizzare subito il pagamento. PostFinance offre alcune soluzioni per digitalizzare il processo di fatturazione.

Cosa dovreste considerare nello scambio elettronico di fatture

• Con l’e-fattura usufruite di una soluzione interamente digitale che garantisce evidenti vantaggi rispetto, ad esempio, alle fatture inviate per e-mail in formato PDF. Infatti, per saldare una fattura ricevuta tramite e-mail, il destinatario deve trascrivere manualmente nell’e-banking alcuni dati relativi al pagamento, come il numero di riferimento. Questa interruzione mediale può tradursi in una scarsa puntualità nei pagamenti. Per il destinatario risulta più pratico se l’ulteriore elaborazione dei dati avviene automaticamente.
• Riflettete se preferite usare un collegamento diretto o un portale di eInvoicing ai fini dello scambio elettronico di fatture. La prima opzione è più indicata se disponete già di una soluzione software, dato che così potrete creare le fatture come di consueto nel vostro sistema ERP. I dati di fatturazione sono trasmessi come file dati dal vostro sistema, per essere poi preparati e inoltrati automaticamente al destinatario in formato elettronico. In alternativa potete utilizzare un portale di eInvoicing che, analogamente, consente l’invio e la ricezione di e-fatture. Il portale di PostFinance è utile, ad esempio, per i clienti che inviano o ricevono un numero esiguo di fatture o che impiegano un sistema ERP che non offre un’interfaccia con la piattaforma di PostFinance.
• Prestate attenzione all’interconnessione tra emittenti e destinatari delle fatture. In quest’ottica ottime soluzioni sono rappresentate dalla versione standard di eBill, che come già menzionato permette di integrare le fatture direttamente nell’e-banking della clientela privata, oppure dall’elenco Il link si apre in una nuova finestra eDirectory. Tale elenco contiene tutti i partner commerciali domiciliati in Svizzera che desiderano inviare e ricevere e-fatture e dovrebbe essere consultato da chi, in qualità di imprenditore o imprenditrice, intende potenziare lo scambio di fatture elettroniche con i propri partner.

I vantaggi dello scambio elettronico di fatture a colpo d’occhio

L’invio di fatture elettroniche consente agli emittenti di risparmiare soprattutto tempo e denaro:

• beneficiate della consegna diretta delle e-fatture a partire dal vostro software. In questo modo, i costi legati alla stampa e alla spedizione e il tragitto fino alla cassetta delle lettere saranno solo un ricordo.
• Grazie all’automazione è possibile emettere un numero elevato di fatture nel giro di poco tempo; il che è vantaggioso soprattutto per le grandi aziende.
• Migliora la puntualità nei pagamenti dei destinatari delle fatture con conseguente riduzione di costi e oneri per le procedure di sollecito.
• Il tasso di recapito aumenta visto che i cambiamenti di indirizzo non hanno più alcuna importanza.
• Termini di pagamento più brevi determinano un accredito più veloce.

Per il destinatario l’e-fattura è una soluzione particolarmente pratica, diretta e rapida,

• in quanto consente di ricevere le fatture in tutta semplicità mediante un’interfaccia e di elaborare ulteriormente i relativi dati in modo automatico.
• L’elaborazione diretta attraverso i canali di pagamento abituali resta possibile.
• Il destinatario non deve preoccuparsi dell’archiviazione fisica poiché tutti i dati vengono elaborati e gestiti automaticamente.

Insomma, i motivi per passare alle fatture elettroniche non mancano di certo.