La poursuite est le dernier recours dans la relation avec la clientèle: elle doit être utilisée avec la plus grande prudence pour ne pas nuire à l’image de l’entreprise. C’est ce qu’indique le nombre élevé de commandements de payer distribués chaque année en Suisse aux débiteurs sur le pas de leur porte: on en compte près de trois millions. Cette quantité astronomique de procédures de poursuite concerne donc une grande partie de la population, mais aussi les entreprises, pour lesquelles elles ont un coût élevé.

Envoyer soi-même la poursuite ou externaliser?

En raison de la forte part manuelle des processus de recouvrement, les entreprises externalisent la plupart du temps la procédure à une entreprise d’encaissement, en influant plus ou moins sur les modalités d’exécution de la procédure de poursuite. Elles peuvent soit décider de gérer elles-mêmes la poursuite en tant que créancière, soit la déléguer entièrement à un partenaire d’encaissement. Dans les deux cas, une exécution correcte est essentielle pour la relation avec la clientèle. «Même un client en procédure de recouvrement reste un client», déclare David Fuss, directeur de La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre tilbago. Cette start-up lucernoise spécialisée dans les technologies financières gère de façon numérique le processus de recouvrement en coopération avec PostFinance. «Un rapport de confiance permanent aide à réclamer la créance, évite les malentendus et favorise les accords mutuels. De plus, les clientes et les clients en difficulté peuvent vite se remettre sur pied». Pour se concentrer sur la clientèle et ses problèmes individuels, il faudrait toutefois garder le contrôle sur l’ensemble du processus de poursuite. Jusqu’à présent, cela nécessitait des connaissances approfondies des dispositions légales et des procédures qui diffèrent d’un canton à l’autre. 

Service d’encaissement depuis la réquisition de poursuite jusqu’à la clôture

Tilbago simplifie spécialement pour les PME la tâche d’accompagnement de leurs clientes et de leurs clients à travers la période problématique de la procédure d’encaissement, et réduit les délais d’exécution. Les avantages: cela facilite la gestion des débiteurs tout en pesant moins sur les liquidités. La procédure est aussi simple que l’envoi d’un rappel. Les offices des poursuites des communes sont intégrés au processus numérique, et le logiciel exécute la procédure d’encaissement étape après étape. Ainsi, les entreprises reçoivent leurs créances plus tôt qu’avec une procédure conventionnelle. En outre, elle ne payent qu’un prix fixe par cas et reçoivent un rabais de quantité. Les créances ne sont pas vendues. En d’autres termes: pas de poursuite, pas de coûts. «Nous ne sommes pas un bureau d’encaissement mais un prestataire de solutions neutre qui prend en charge le traitement autonome des cas d’encaissement», explique David Fuss, directeur de tilbago. Ce qui est particulièrement importante pour les PME, pour qui chaque cliente et chaque client compte: «Un encaissement dénué de tact peut nuire à l’image de l’entreprise», poursuit David Fuss. «Primo, bon nombre de clientes et de clients ne rencontrent que des difficultés passagères, et secundo, les expériences négatives se transmettent très vite sur les réseaux sociaux».

Gestion des créances via le cloud

Nul besoin d’installer des logiciels ou de procéder à des adaptations coûteuses de son infrastructure informatique. Le transfert des données entre la clientèle commerciale et tilbago est sécurisé: l’application est exploitée sur les serveurs du centre de calcul de PostFinance. Une fois la procédure clôturée, les clientes et les clients peuvent enregistrer localement les données de l’encaissement et les supprimer du cloud en un clic. La solution sécurisée sur le cloud permet de gérer les collaborateurs autorisés de façon centralisée. Ils ont accès à leurs propres enregistrements. De plus, le statut peut être consulté sur n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet.