Warum führt PostFinance Roundtables zur E-Rechnung durch?

Nicole Walker: Bei unseren Beratungsgesprächen haben wir bemerkt, dass Kunden, die in derselben Branche tätig sind, im Umgang mit der E-Rechnung oft ähnliche Herausforderungen haben. Mit unseren Roundtables fördern wir den Austausch über die Unternehmensgrenzen hinweg. Wir bieten den Personen, die in den Unternehmen für die E-Rechnung verantwortlich sind, die Möglichkeit, Best Practices kennenzulernen, voneinander zu lernen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen, die alle vorwärtsbringen. Und nicht zuletzt haben auch wir als Anbieterin der E-Rechnung etwas davon: Wir können die Erkenntnisse aus den Roundtables in die Produktentwicklung und die Kommunikation einfliessen lassen. 

Welche Themen bewegen die E-Rechnungs-Kunden am meisten?

Ein wichtiges Thema ist die Vernetzung zwischen den Rechnungsstellern und -empfängern. Je mehr Rechnungssteller und -empfänger innerhalb einer Branche die E-Rechnung nutzen, desto mehr kann das einzelne Unternehmen von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren. Für die Rechnungsempfänger stellt sich deshalb die Frage, wie sie möglichst viele Lieferanten an die E-Rechnung anbinden können. Bei dieser Vernetzung gestaltet sich der Anfang am schwierigsten. Sobald jedoch in einem Markt die kritische Masse erreicht ist, wird die E-Rechnung innerhalb der Branche zum Selbstläufer. 

Die ersten Roundtables sind abgeschlossen. Welche Bilanz ziehen Sie?

Wir haben bisher drei Roundtables mit Verteter:innen verschiedener Spitäler durchgeführt. Die Reaktionen der Teilnehmer:rinnen sind sehr positiv. Denn in den Diskussionen wurde rasch klar: Man sitzt im selben Boot und ist mit gleichartigen Problemstellungen konfrontiert, für die es vielleicht gemeinsame Lösungsansätze gibt. Viele sehen die Roundtables deshalb als Anstoss, sich weiter auszutauschen und Projekte zusammen anzugehen. Der Erfahrungsaustausch bringt alle weiter. 

Und noch ein paar grundsätzliche Fragen: Wann lohnt sich die E-Rechnung für Unternehmen?

Spätestens dann, wenn im Unternehmen der Druck steigt, die Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten. Sei dies, weil das Unternehmen Kosten sparen will oder die Arbeitslast zu hoch ist. Mit der E-Rechnung lassen sich die Abläufe rund um die Rechnungen einfach automatisieren. Als Finanz- oder Einkaufschefin eines Unternehmens würde ich als erstes die Prozesse rund um die Rechnungsstellung und den Rechnungsempfang digitalisieren. Hier liegt für die Unternehmen grosses Potenzial: Dank der hohen Effizienz in den Prozessen sparen sie Ressourcen und kommen schneller zu ihrem Geld. Zudem ist die Automatisierung der Rechnungsprozesse oft der Anstoss, weitere Businessprozesse zu digitalisieren. 

Wie sieht dieser Effizienzgewinn konkret aus?

Nehmen wir an, dass die Rechnungen bislang auf Papier empfangen werden. Dies ist mit grossem Aufwand verbunden. Die Rechnung muss geöffnet, kontiert und weitergereicht werden. Mit der E-Rechnung laufen diese Rechnungen automatisiert durch. Der Kunde bestellt, der Lieferant schickt die Ware und der Kunde erhält die Rechnung, die der Bestellung zugeordnet werden kann. Mit der E-Rechnung geht der Aufwand massiv zurück, die Effizienz steigt und die Kosten sinken. Das rechnet sich. 

Im europäischen Raum ist die E-Rechnung weiter verbreitet als in der Schweiz. Wird der Druck auf Schweizer Unternehmen steigen, auf die E-Rechnung umzustellen?

Es kann davon ausgegangen werden, dass die E-Rechnung in EU-Ländern in den nächsten Jahren gesetzlich vorgeschrieben wird. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von E-Invoice. Nach meiner Einschätzung wird dies auch für Schweizer Unternehmen Auswirkungen haben. Denn auch wenn die E-Rechnung hierzulande nicht obligatorisch sein wird, wird es einen Druck in Richtung strukturierter Datenaustausch geben. Unternehmen, die mit der E-Rechnung bereits vertraut sind, werden im Vorteil sein. Und wir werden parat sein, sie auch beim internationalen Rechnungsaustausch zu unterstützen. 

Inwiefern profitieren Unternehmen, wenn Sie die E-Rechnung mit PostFinance umsetzen?

Wir haben uns auf Zahlungslösungen spezialisiert und bieten in diesem Bereich eine umfassende Beratung. So stehen unseren Kunden bei der E-Rechnung zum einen Kundenberater:innen zur Seite, die sie individuell begleiten. Zum andern können sie bei Bedarf auf das Know-how unserer technischen Spezialist:innen zählen, die ihnen dabei helfen, die E-Rechnung zu implementieren – ganz gleich, ob der Kunde für seine Rechnungsprozesse eine Eigenentwicklung oder eine Software nutzt; ganz gleich, ob es sich um eine einfache Prozessanpassung oder um spezifische Fragen zum Handbuch handelt. Weiter können wir unsere Kunden auch bei der Vernetzung zwischen Rechnungsstellern und ihren Lieferanten unterstützen. Dabei nutzen wir den Vorteil, dass ein grosser Teil des Schweizer Zahlungsverkehrs über uns läuft und wir Paare von Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern erkennen können. 

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