14.08.2023
Wer selbstständig ist, kommt am Thema Buchhaltung nicht vorbei. Manche Unternehmer:innen fragen sich, ob es aus Kostengründen besser wäre, die Arbeit selbst zu übernehmen. Andere sind froh, wenn sie die zeitraubende Aufgabe der Buchhaltung outsourcen und an einen Profi abgeben können. Doch was sind die Vor- und Nachteile beim Outsourcing der Buchhaltung?
Egal, ob Sie sich gerade erst selbstständig machen oder schon länger Ihr eigenes Unternehmen leiten: Das Thema Buchhaltung wird Sie mit Sicherheit beschäftigen. Für manche ist die Aufgabe ein notwendiges und immer wiederkehrendes Übel, das viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Da sich nicht alle mit Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen gut auskennen, denken viele über ein Outsourcing der Buchhaltung nach. Wir haben uns angeschaut, wann das sinnvoll sein kann.
Vor allem Selbstständigerwerbende überlegen sich am Anfang oft aus Kostengründen, ihre Ein- und Ausgaben selbst zu verwalten. Wenn auch Sie eine Auslagerung der Buchhaltung vermeiden wollen, können Sie auf Software zurückgreifen. Es gibt zahlreiche Programme, die Sie kaufen oder mieten können. Je nach Software lassen sich damit beispielsweise Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) oder auch doppelte Buchführungen erstellen und verwalten. Manche Programme beinhalten weitere Funktionen – etwa im Bereich des Rechnungswesens – und erstellen Rechnungen oder Mahnungen. Haben Sie keine oder nur wenig Vorkenntnisse, sollten Sie bei der Wahl des Programms darauf achten, dass es die eingegebenen Daten überprüfen und Sie auf Fehler hinweisen kann.
Ein weiterer Vorteil einer Software: Die Anbieter liefern regelmässige Updates und garantieren Ihnen, dass das Programm immer auf dem neuesten Stand ist. Der Preis für die Software ist unter anderem abhängig davon, welche Funktionen sie beinhaltet. Günstige Programme kann man schon für rund CHF 100.– jährlich bekommen, umfangreichere können auch bis zu CHF 400 kosten. Oft kann man auch bei einem Anbieter zwischen verschiedenen Paketen wählen.
Wenn es Ihnen wichtig ist, von mehreren Computern oder auch von unterwegs auf Ihre Daten zugreifen zu können, sollten Sie sich alternativ zu einer Software auch Cloudlösungen anschauen. Die Kosten dafür können mitunter sogar günstiger als der Kauf einer Software sein: Bei manchen Anbietern gibt es sogar kostenlose Accounts, andere Angebote starten schon ab fünf Franken im Monat. Allerdings sollten Sie bei den Anbietern auf Zertifikate achten, die nachweisen, dass die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Outsourcing bedeutet, einzelne oder auch mehrere Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister abzugeben. . Im Fall der ausgelagerten Buchhaltung kann man beispielsweise ein:e Steuerberater:in beauftragen. Der Vorteil solcher Mandate liegt vor allem darin, dass nicht nur die Buchhaltung, sondern auch weitere Aufgaben übernommen werden können – etwa rund um die Mehrwertsteuer oder auch den Jahresabschluss. Das ist auch der Unterschied zu einem Buchhaltungsbüro, das seine Kund:innen beim Thema Steuern nicht beraten oder vertreten darf.
Ob man sich für eine interne Buchhaltung oder die Auslagerung entscheidet, ist unter anderem eine Frage der Kosten. Wer sich selbst darum kümmert, spart nicht nur Geld, sondern hat auch den vollen Überblick über seine Finanzen. Gerade für Selbstständige ohne Vorkenntnisse kann es hilfreich sein, sich mit dem Thema Finanzbuchhaltung intensiv zu beschäftigen, um sich das Fachwissen dafür anzueignen. Allerdings muss man gerade am Anfang sehr viel Zeit investieren, um sich diese Kenntnisse zu erarbeiten. Das kann in der Gründungsphase von Nachteil sein, wenn man ohnehin viel Bürokratie erledigen und in vielen Businessbereichen dazulernen muss.
Viele Händler:innen entscheiden sich daher für eine Software oder eine cloudbasierte Lösung. Diese lassen sich zudem oft mit weiteren digitalen Angeboten verknüpfen – so wie beispielsweise die E-Banking-Plattform von PostFinance und Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster mit den Softwarelösungen von unseren Partnern. Damit lässt sich der Zahlungsverkehr automatisieren und clever mit der Buchhaltungssoftware synchronisieren. In der Zahlungslösung Checkout Flex werden wiederum auch die Umsatzberichte der verschiedenen Partner im Backoffice-Tool konsolidiert angezeigt. Als Händler:in können Sie diese dann wiederum als CSV-Datei exportieren und ganz einfach in Ihre Buchhaltungssoftware importieren.
