Externaliser la comptabilité ou la faire soi-même?

Que vous commenciez tout juste votre activité à votre compte ou que vous dirigiez votre propre entreprise depuis longtemps, vous devrez vous atteler à la comptabilité. Pour certaines personnes, cette tâche est un mal nécessaire et récurrent qui peut prendre beaucoup de temps. Et, dans la mesure où l’on ne s’y connaît pas forcément tous très bien en comptabilité financière et en gestion comptable, beaucoup songent à l’externalisation. Mais quand est-ce justifié? Nous nous sommes penchés sur la question.

Quel soutien puis-je obtenir en matière de comptabilité et à quel prix?

Les travailleuses et travailleurs indépendants réfléchissent à gérer eux-mêmes leurs recettes et leurs dépenses au début, souvent pour des raisons de coûts. Si vous-même voulez éviter d’externaliser votre comptabilité, vous pouvez passer par un logiciel. Il existe de nombreux programmes à l’achat ou à la location. Selon le logiciel, il est par exemple possible de mettre en place et de gérer des comptabilités de caisse ou des comptabilités en partie double. Certains programmes comprennent d’autres fonctions – de gestion comptable notamment – et permettent d’établir des factures ou des rappels. Si vous n’avez que peu de connaissances préalables, voire aucune, choisissez un programme capable de vérifier les données saisies et de signaler les erreurs.

Un autre avantage du logiciel: les prestataires fournissent des mises à jour régulières et garantissent un programme toujours à jour. Le prix du logiciel dépend entre autres des fonctions qu’il englobe. Les programmes les moins chers coûtent environ CHF  100.– par an, les plus complets peuvent s’élever à CHF  400.– par an. On peut aussi souvent choisir entre plusieurs packages auprès du même fournisseur.

Il est aussi possible d’organiser sa comptabilité dans la cloud

Si vous avez besoin d’avoir accès à vos données depuis plusieurs ordinateurs ou lors de vos déplacements, orientez-vous plutôt vers les solutions cloud comme alternative au logiciel. Les coûts peuvent parfois être plus avantageux que l’achat d’un logiciel: certains fournisseurs proposent même des comptes gratuits, et il existe des offres à partir de CHF 5.– par mois. Toutefois, il convient de s’assurer auprès des fournisseurs que les certificats garantissent le respect des directives en matière de protection des données.

Que signifie l’externalisation et quelles sont les possibilités?

L’externalisation consiste à confier une ou plusieurs tâches de l’entreprise à des prestataires externes. Si la comptabilité est externalisée, on peut mandater, entre autres, une conseillère fiscale ou un conseiller fiscal. L’intérêt? Ces derniers se chargent non seulement de la comptabilité, mais peuvent aussi s’occuper d’autres tâches, relatives à la TVA ou aux comptes annuels par exemple. Ils se démarquent ainsi d’un bureau de comptabilité qui ne peut pas conseiller ou représenter sa clientèle en matière de fiscalité.

Externaliser ou intégrer la comptabilité – Quelle est la meilleure solution?

Opter pour une comptabilité interne ou externe dépend notamment du budget. S’en occuper soi-même revient à faire des économies, tout en bénéficiant d’une vue d’ensemble complète sur ses finances. Pour les indépendants sans connaissances préalables, il peut être utile de s’intéresser de près à la comptabilité financière afin d’acquérir les connaissances techniques nécessaires. Toutefois, leur assimilation demande beaucoup de temps, surtout au début. Cela peut être compliqué durant la phase de création d’une entreprise, alors même que l’on doit effectuer de nombreuses tâches bureaucratiques et accumuler des connaissances dans divers domaines commerciaux.

C’est pourquoi de nombreux commerçants et commerçantes optent pour un logiciel ou une solution basée sur le cloud. Ces derniers peuvent d’ailleurs souvent être combinés à d’autres offres numériques, comme la plateforme d’e-banking de PostFinance, et La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre avec des solutions logicielles de nos partenaires. Cela permet d’automatiser le trafic des paiements et de le synchroniser intelligemment avec le logiciel de comptabilité. Dans la solution de paiement Checkout Flex, les rapports sur les ventes des différents partenaires sont également affichés de manière consolidée dans l’outil de back-office. En tant que commerçante ou commerçant, vous pouvez ensuite les exporter sous forme de fichier CSV et les importer très facilement dans votre logiciel de comptabilité.