Vous avez peut-être la chance, en tant que trésorier par exemple, que le comité de votre association soit un organe bien rodé, de sorte que vous ne connaissiez aucun changement de personnel pendant encore longtemps. Ou alors, vous allez peut-être déjà être confronté(e) dans un futur proche à la nouvelle élection d’un membre du comité. Si vous êtes dans ce cas, Hans Lichtsteiner, spécialiste des associations, vous explique ce que vous avez à faire. En tant que trésorier, vous devez notamment communiquer à votre banque le nom des éventuelles nouvelles personnes autorisées à signer pour mettre à jour votre compte associations.

Consultez les statuts de l’association en cas de changement au sein du comité

Reportez-vous aux statuts de l’association pour savoir comment constituer le nouveau comité et avec combien de membres. En règle générale, les statuts mentionnent également le délai dont vous disposez pour réattribuer le siège  vacant .

Organisez les nouvelles élections et faites signer le procès-verbal de l’assemblée générale

Conformément aux statuts, prévoyez les nouvelles élections lors de la prochaine assemblée générale ou convoquez si nécessaire une assemblée générale extraordinaire. Consignez l’élection du nouveau membre désigné dans le procès-verbal, que vous ferez signer par son rédacteur ainsi que par le président de l’assemblée générale.

Adaptez les droits de signature

Le nouveau membre élu dispose-t-il du droit de signature? Le cas échéant, modifiez la réglementation des signatures éventuellement contenue dans les statuts ou dans un document séparé.

Si nécessaire, faites enregistrer le nouveau membre du comité comme personne autorisée à signer la documentation en lien avec le compte associations

Le trésorier est généralement investi d’une tâche importante: tenir à jour le compte associations. Si le membre du comité nouvellement élu dispose du droit de signature individuelle ou collective, le compte associations doit être adapté en conséquence. Pour ce faire, il convient de présenter un procès-verbal (d’élection) actuel signé par son rédacteur et par le président de l’assemblée générale ainsi que la pièce d’identité de la nouvelle personne autorisée à signer.

Si votre association est enregistrée au registre du commerce, faites-y inscrire les changements de personnel au sein du comité

Afin d’enregistrer un membre du comité nouvellement élu au registre du commerce, les documents suivants doivent être transmis au registre du commerce:

• Procès-verbal issu des élections. Le procès-verbal doit contenir la signature de son rédacteur.
• Déclaration d’acceptation des nouveaux membres élus (sauf si l’acceptation de l’élection est signifiée dans le procès-verbal de l’assemblée générale ou au moyen de la signature conjointe de l’inscription).
• Procès-verbal dans lequel le type de signature (individuelle, collective à deux, etc.) et l’attribution de la fonction ont été fixés (le droit de signature est souvent prescrit dans les statuts). Le procès-verbal doit contenir la signature de son rédacteur ainsi que celle du président de l’assemblée générale.
• Inscription au registre du commerce signée par le président et par un autre membre du comité.
  
• Signature d’association légalisée: chaque personne nouvellement élue qui dispose du droit de signature et dont la signature n’a pas encore été déposée auprès du registre du commerce doit soumettre une signature d’entreprise légalisée. L’authenticité de la signature peut être certifiée par l’administration communale, par un notaire ou par le registre du commerce. En général, la signature d’entreprise légalisée figure sur l’inscription ou sur un document annexe.

Facilitez l’intégration du nouveau membre avec un descriptif de fonction clair

Comme dans une entreprise classique, il est également utile d’établir des descriptifs de fonction clairs pour chaque membre du comité d’une association. Décrivez ainsi les aspects suivants de manière assez détaillée pour que les nouveaux candidats puissent se faire une idée précise de leur nouvelle fonction:

• Tâches
• Compétences
• Responsabilité
• Temps à investir

Gagnez du temps en demandant aux membres de votre comité d’annoncer à l’avance leur renonciation à une réélection

Demandez une fois par an aux membres du comité s’ils ont l’intention de poursuivre leurs fonctions. Vous prenez ainsi une longueur d’avance et, si nécessaire, vous avez le temps de rechercher un nouveau membre du comité.

Ce que les trésoriers d’une association doivent savoir

PostFinance propose aux associations un compte dédié qui permet aux trésoriers de gérer facilement les finances de leur association. Vous souhaitez par exemple en savoir plus sur les conséquences d’un changement du personnel autorisé à représenter?