Cambiamento tra i membri del comitato direttivo dell’associazione? Ecco cosa fare

Magari siete dei tesorieri fortunati e il comitato direttivo della vostra associazione è cresciuto fino a diventare un organo affiatato. Così vi risparmiate frequenti cambiamenti di personale. Se, invece, dovrete affrontare a breve la nuova elezione di un membro del comitato direttivo, l’esperto di associazioni Hans Lichtsteiner spiega cosa fare. In qualità di tesorieri, tra i compiti di cui occuparvi rientra la registrazione presso la vostra banca degli eventuali nuovi aventi diritto di firma, per mantenere aggiornato il conto dell’associazione.

In caso di cambiamenti tra i membri della direzione, consultate gli statuti dell’associazione

Per sapere come e quanti membri del comitato direttivo devono essere nominati, consultate gli statuti dell’associazione. Di norma questi stabiliscono anche entro quanto tempo è necessario occupare il posto  vacante / che sta per liberarsi.

Indite nuove elezioni e fate firmare il verbale dell’assemblea dei membri

Seguendo quanto indicato negli statuti, fissate le nuove elezioni in occasione della prossima assemblea dei membri oppure, all’occorrenza, indite un’assemblea straordinaria. Registrate sul verbale l’elezione del nuovo membro e fatelo firmare al verbalista e al presidente dell’assemblea.

Modificate i diritti di firma

Se il membro neoeletto ha diritto di firma fate modificare, se necessario, la regolamentazione delle firme che potrebbe essere contenuta negli statuti o in un documento separato.

Se il nuovo membro del comitato direttivo ha diritto di firma, richiedete la registrazione nel conto dell’associazione

Una mansione importante che di norma spetta al tesoriere è tenere aggiornato il conto dell’associazione. Se il nuovo membro del comitato direttivo ha diritto di firma individuale o collettiva, il conto deve essere modificato di conseguenza. A questo scopo vanno presentati un verbale (di nomina) aggiornato e firmato dal verbalista e dal presidente dell’assemblea dell’associazione, unitamente a un documento d’identità del nuovo avente diritto di firma.

Richiedete l’integrazione delle modifiche ai membri del comitato direttivo nel registro di commercio, se la vostra associazione vi è iscritta

Per far includere nel registro di commercio un membro neoeletto del comitato direttivo, occorre presentare al registro i seguenti documenti:

• Verbale che conferma la nomina. Deve essere provvisto di firma del verbalista.
• Dichiarazione di accettazione del membro neoeletto del comitato direttivo (tranne nel caso in cui l’accettazione della nomina emerga dal verbale dell’assemblea generale o dalla controfirma della registrazione).
• Verbale che riporta la decisione sulla modalità di firma (ad es. individuale o collettiva a due) e sull’assegnazione della funzione (il diritto di firma spesso si evince dagli statuti). Il verbale deve essere provvisto delle firme del presidente dell’assemblea direttiva e del verbalista.
• Iscrizione al registro di commercio, che deve essere sottoscritta dal presidente e da un altro membro della direzione.
  
• Firma autenticata dell’associazione: ogni persona neoeletta avente diritto di firma e la cui firma non è ancora nota al registro di commercio deve presentare una firma societaria autenticata. L’autenticazione può avvenire a cura dell’amministrazione comunale, di un notaio o presso il registro di commercio. Di norma la firma autenticata viene riportata sull’iscrizione o un annesso.

Fornite una chiara descrizione della funzione per facilitare l’inserimento

Come in tutte le aziende, anche in un’associazione vale la pena redigere descrizioni delle funzioni chiare per ciascun membro del comitato direttivo. Illustrate i seguenti aspetti in maniera dettagliata, così che i nuovi candidati possano farsi un quadro chiaro della loro nuova funzione:

• Mansioni
• Competenze
• Responsabilità
• Tempo richiesto

Guadagnate tempo chiedendo alla direzione di annunciare i ritiri con preavviso

Chiedete una volta l’anno ai membri del comitato direttivo se intendono mantenere la loro funzione. In questo modo guadagnerete tempo e se necessario potrete cercare con calma un nuovo membro.

Cose da sapere per i tesorieri di un’associazione

PostFinance offre alle associazioni un apposito conto con cui i tesorieri possono gestire agevolmente le finanze dell’associazione. Vi piacerebbe saperne di più, ad esempio su cosa accade in caso di cambiamento di una persona con potere di rappresentanza?