Vous aviez l’intention de contrôler les chiffres du mois dernier, mais votre logiciel de comptabilité semble ne pas fonctionner. Vous remarquez alors que vous n’avez pas de connexion Internet, pas d’accès au cloud; une fois de plus. C’est déjà la fin de la journée. Votre assistance informatique n’est pas joignable. De nombreuses entreprises ont déjà vécu de telles situations fâcheuses. Et on rejette généralement la faute sur l’informatique.

Qu’est-ce que l’informatique au juste?

L’informatique est un terme très large. On parle de technique de l’informatique, c’est-à-dire le traitement des informations et des données à l’aide de la technique. Ce faisant, on distingue trois niveaux: l’infrastructure informatique constitue la base, ce sont les systèmes techniques, par exemple les serveurs ou les ordinateurs. Les applications et les systèmes d’exploitation, comme Microsoft Office, s’exécutent au deuxième niveau. Le troisième niveau englobe tous les processus d’organisation qui sont exécutés à l’aide des niveaux précédents: de la messagerie au stockage électronique des données en passant par les processus de production complexes.

L’informatique concerne votre organisation de manière globale. C’est pourquoi vous devez faire de votre infrastructure informatique un enjeu majeur. Mais par où commencer? Structurez votre planification à l’aide des sept étapes suivantes.

1. Analyse de la situation actuelle

Commencez par dresser une vue d’ensemble des processus de votre entreprise et des besoins informatiques associés. De quel matériel informatique et logiciel avez-vous besoin? Documentez les exigences de vos collaborateurs en termes d’infrastructure informatique. C’est le point de vue de l’entreprise ou interne. Parallèlement, vous interagissez avec vos clientes et vos clients. De quelle manière? Dans quelle mesure avez-vous recours à l’informatique pour cela? Comment pouvez-vous améliorer l’expérience client et vos relations avec la clientèle? C’est le point de vue du marché ou externe, que vous devez également garder à l’esprit. Demandez explicitement l’avis de vos clients, car vous recevrez ainsi des informations très utiles.

2. Numérique ou analogique?

Après l’analyse de la situation actuelle, demandez-vous quels processus vous souhaitez exécuter de manière numérique. Quelle valeur ajoutée cela apporte-t-il? Quelles ressources et quelle infrastructure la numérisation requiert-elle? Impliquez vos collaborateurs dans ce processus. Ce sont eux qui utilisent les systèmes informatiques au final. La technique les aide-t-elle ou les empêche-t-elle d’exercer leurs activités? Vous devriez en même temps intégrer les avis des clients dans la décision.

3. Vous devez ensuite vous demander de quel matériel et de quels logiciels vous avez besoin pour la réalisation.

Décrivez vos besoin – vos propres collaborateurs en informatique ou un prestataire externe peuvent déterminer à partir de là la manière dont votre infrastructure devrait être organisée et quels systèmes et applications sont nécessaires. Ceux-ci doivent répondre exactement à vos besoins. Il ne s’agit donc pas d’une solution standard. 

4. Solution interne ou externe pour la mise en place du service informatique?

L’externalisation informatique est souvent envisagée mais pas toujours suffisamment étudiée. Analysez la question depuis différentes perspectives:

• cela dépend de la taille de votre entreprise et de votre projet: plus l’entreprise est grande, plus la solution interne s’imposera.
• Question de coûts: même dans les petites entreprises, au moins deux collaborateurs informatiques sont nécessaires pour assurer une disponibilité suffisamment élevée. De plus, l’informatique est un domaine tellement large qu’une personne seule peut rarement couvrir tous les secteurs pertinents.
• La question interne ou externe est un peu sommaire. C’est plutôt une question de pondération: même si vous faites un maximum vous-même, vous dépendez de prestataires externes, par exemple, pour le matériel et les logiciels. L’ordinateur vient de HP ou Apple, le système d’exploitation Windows de Microsoft et Photoshop d’Adobe.

Lisez dans l’article suivant comment faire le choix éclairé d’un prestataire informatique externe.

5. Mettre le projet sur les rails / gestion de projet

Lorsqu’un projet informatique est lancé, il doit être correctement mis sur les rails, comme tout autre projet. Il est recommandé de désigner un responsable de projet, qui a toutes les cartes en main et possède une vue d’ensemble. Idéalement, cette personne a déjà de l’expérience avec les projets informatiques et peut apporter une valeur ajoutée à votre entreprise. 

6. Ne pas sous-estimer les coûts de l’infrastructure informatique

Pour les projets informatiques, la règle veut que les coûts initiaux sont dans la plupart des cas inférieurs aux coûts qui s’appliquent ultérieurement, que ce soit pour l’exploitation, les modifications ou les extensions. Vous devez donc vous préparer à des surprises (désagréables). Il convient de prévoir des dépassements de budget. 

7. Former les collaborateurs dans le domaine informatique

Les données sont une matière première et un facteur de réussite majeur pour la plupart des entreprises. Il est d’autant plus important que vous et vos collaborateurs gériez soigneusement les informations et que vous fassiez de la protection de l’accès aux informations une priorité. Informez-vous des possibilités d’action en matière de cybersécurité et des solutions de protection existantes.

La gestion informatique est un enjeu à long terme

Une fois votre infrastructure en place, le projet n’est pas terminé pour autant. L’infrastructure informatique doit être entretenue: des mises à jour ou des maintenances ont lieu presque chaque jour. Les programmes obsolètes sont remplacés et il arrivera sans doute parfois que quelque chose ne fonctionne pas comme prévu. Parallèlement à cela, vous devez mettre l’accent sur la sécurité de vos systèmes.