Kreditorenworkflow optimieren – so gelingt es

Die Digitalisierung hat längst auch die Finanzbuchhaltung erreicht. Sie wollen in Ihrer Firma Prozesse optimieren, konkret: den Workflow bei Kreditorenrechnungen beschleunigen? Das ist digital machbar – und das Gute dabei: Es läuft alles automatisch ab. Das spart viel Zeit und Geld.

Das ist ein Kreditorenworkflow

Unternehmen beziehen regelmässig externe Dienstleistungen oder Produkte. Bei diesen Zulieferern handelt es sich um Kreditoren. Sie stellen dem empfangenden Unternehmen ihre Leistungen in Rechnung. Diese Kreditorenrechnungen folgen vom Posteingang bis zur Verbuchung einem bestimmten Ablauf – das ist der Kreditorenworkflow.

Die Abläufe verbessern

Eine Rechnung in Papierform muss manuell bearbeitet werden. Sie wird nach der Erfassung an die jeweiligen Verantwortlichen innerhalb des Hauses weitergereicht, die den ausgewiesenen Betrag kontrollieren, kontieren, verbuchen und freigeben. Ein solcher Workflow ist jedoch langatmig, unsicher in puncto vertraulicher Daten und womöglich anfällig für Fehler.

Die Lösung, um die Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, heisst digitale Prozessautomatisierung. Damit lassen sich die Verwaltungskosten um rund 60% senken – und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.

Weitere Vorteile des digitalen Kreditorenworkflows

• Mehr Nachhaltigkeit: Sie sparen Papier, da ein Papierbeleg nicht mehr x-mal für die Freigabe kopiert werden muss, und Platz – denn statt in Aktenordnern haben Sie alles in einer Software vereint
• Geringere Fehlerquote: Fehler, zu denen es bei einer manuellen Bearbeitung häufig kommt, lassen sich minimieren
• Datensicherheit: Sie verarbeiten stets aktuelle Daten der Kreditoren und erhöhen die Datensicherheit – denn es können nur Zugangsberechtigte das Dokument einsehen
• Prozesstransparenz: Dadurch, dass alle Abläufe digital dargestellt sind, lässt sich nachprüfen, wo es hakt, wenn ein Vorgang noch nicht freigegeben ist
• Unabhängigkeit: Sie können Rechnungen via Tablet oder Laptop von überall aus und jederzeit freigeben

So können Sie die Kreditorenbuchhaltung automatisieren

Empfangen Sie Rechnungen nur noch elektronisch. Damit legen Sie den Grundstein für eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung. Das ist in drei Schritten erledigt:

1. E-Rechnung einrichten
2. Prüfen, welche Lieferanten auch E-Rechnung nutzen
3. Verbindung zu Lieferanten herstellen

Im Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Verzeichnis eDirectory.ch finden Sie eine umfassende Sammlung in der Schweiz domizilierter Geschäftspartner, die E-Rechnungen versenden und empfangen.

Diese Optionen für eine Anbindung an das PostFinance-System gibt es

• Integrierte E-Lösung: Sie können die E-Rechnung in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren und die Daten über eine Schnittstelle in Ihr System importieren
• eInvoicing Portal: Dort können Sie die Rechnungen elektronisch versenden, empfangen und selbstständig verwalten
• eBill: Wer keine Software einsetzt und nur wenige Rechnungen elektronisch erhält, kann eBill nutzen und Forderungen direkt im E-Banking freigeben

Welche Bedeutung hat der Kreditorenworkflow?

Durch optimierte, digitalisierte Workflows verkürzen sich Durchlaufzeiten und das Geld landet schneller bei Ihren Geschäftspartnern – das trägt zu einem guten Miteinander bei. Dank der transparent abgebildeten Abläufe lassen sich diese einfach und von überall aus prüfen. All das zeigt: Es lohnt sich, Prozesse zu digitalisieren.