Optimiser le workflow créditeurs – voici comment faire

Cela fait bien longtemps que la comptabilité financière est, elle aussi, entrée dans l’ère du numérique. Vous souhaitez optimiser les processus dans votre entreprise, et plus précisément accélérer le workflow pour les comptes créditeurs? C’est faisable d’un point de vue numérique, et bonne nouvelle: tout se fait automatiquement. Cela permet d’économiser du temps et de l’argent.

Définition d’un workflow créditeurs

Les entreprises font régulièrement appel à des prestations ou des produits externes auprès de fournisseurs, que l’on appelle aussi des créanciers. Ils facturent leurs prestations à l’entreprise bénéficiaire. De la réception du courrier à l’enregistrement comptable, ces factures suivent un déroulement précis: c’est le workflow créditeurs.

Améliorer les procédures

Une facture au format papier doit être traitée manuellement. Une fois saisie, elle est transmise aux différents responsables au sein de l’entreprise qui se chargeront de contrôler, de ventiler, de comptabiliser et de débloquer le montant indiqué. Cependant, un tel workflow prend du temps, ne garantit pas la confidentialité des données et peut même être sujet aux erreurs.

La solution pour optimiser les processus et les rendre plus efficaces, c’est l’automatisation numérique des processus. Cela permet de baisser les frais administratifs d’environ 60% et de consacrer plus de temps à d’autres tâches.

Autres avantages du workflow créditeurs numérique

• Une plus grande durabilité: vous économisez du papier, un justificatif papier n’ayant plus besoin d’être photocopié x fois pour être validé, et de la place, car tout est regroupé dans un logiciel plutôt que dans des classeurs
• Une diminution du nombre d’erreurs: cela permet de minimiser les erreurs qui se produisent souvent lorsque les factures sont traitées manuellement
• La sécurité des données: les données des créanciers que vous traitez sont à jour. De plus, vous augmentez la sécurité des données car seules les personnes autorisées peuvent avoir accès au document
• La transparence du processus: du fait que toutes les procédures soient numérisées, il est possible d’identifier ce qui cloche lorsqu’une opération n’est pas encore validée
• De l’autonomie: vous pouvez valider des factures via tablette ou ordinateur portable où que vous soyez et à tout moment

Voici comment automatiser la comptabilité créanciers

Recevez vos factures uniquement sous forme électronique. Vous poserez ainsi les jalons d’une comptabilité créanciers automatisée. Pour cela, trois étapes suffisent:

1. Mettre en place l’e-facture
2. Vérifier les fournisseurs qui utilisent également l’e-facture
3. Établir la connexion aux fournisseurs

Sur La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eDirectory, vous trouverez le répertoire complet des partenaires commerciaux domiciliés en Suisse qui utilisent l’e-facture.

Vous avez le choix entre les options suivantes pour vous raccorder au système PostFinance

• E-solution intégrée: vous pouvez intégrer l’e-facture à votre système de comptabilité et importer les données via une interface dans votre système
• Portail eInvoicing: celui-ci vous permet d’envoyer, de recevoir et de gérer en toute autonomie les factures sous forme électronique
• eBill: si vous n’utilisez aucun logiciel et que vous recevez peu de factures sous forme électronique, vous pouvez utiliser eBill et valider les créances directement dans l’e-banking

Quelle est l’importance du workflow créditeurs?

Le processus d’optimisation et de numérisation des workflows permet de raccourcir les délais de traitement. L’argent parvient ainsi plus rapidement à vos partenaires commerciaux, ce qui contribue à une bonne collaboration. Grâce à la représentation transparente des processus, ceux-ci peuvent être vérifiés simplement où que vous soyez. Tout ces éléments le prouvent: cela vaut la peine de numériser les processus.