Come ottimizzare il workflow fatture

Da tempo la digitalizzazione ha fatto il suo ingresso anche nel mondo della contabilità finanziaria. Vorreste ottimizzare i processi della vostra azienda nell’ottica di accelerare il workflow delle fatture creditori? Esiste una soluzione digitale e il bello è che tutto avviene in automatico, risparmiando tempo e denaro.

Cos’è il workflow fatture

Le aziende acquistano regolarmente servizi o prodotti esterni da fornitori, detti anche creditori, che fatturano le loro prestazioni alle aziende che ne usufruiscono. Le fatture creditori seguono una procedura ben definita dalla ricezione alla contabilizzazione: il workflow fatture.

Migliorare le procedure

Una fattura cartacea deve essere elaborata manualmente. Una volta registrata, passa alla persona responsabile all’interno dell’azienda che controlla l’importo da versare, lo registra sul conto, lo contabilizza e lo autorizza. Un wokflow del genere risulta però ridondante, poco sicuro in termini di confidenzialità dei dati ed è soggetto a eventuali errori.

Esiste una soluzione per ottimizzare i processi e renderli più efficienti: l’automazione digitale. Le spese amministrative si riducono così di circa il 60% e, inoltre, rimane più tempo per altre attività.

Ulteriori vantaggi del workflow fatture digitale

• Più sostenibilità: non dovendo più fotocopiare diverse volte i giustificativi cartacei per autorizzarli, risparmiate carta; l’archiviazione delle informazioni nel software anziché nei raccoglitori consente inoltre di guadagnare spazio.
• Percentuale di errore inferiore: si riducono al minimo gli errori che spesso si verificano in fase di elaborazione manuale.
• Sicurezza dei dati: elaborate sempre dati aggiornati dei creditori e beneficiate di una maggiore sicurezza, dato che solo le persone autorizzate hanno accesso ai documenti.
• Processi trasparenti: grazie alla panoramica digitale delle procedure, quando un passaggio non è ancora stato autorizzato è possibile controllare dov’è il problema.
• Autonomia: potete autorizzare le fatture su tablet o laptop dovunque e in qualsiasi momento.

Come automatizzare la contabilità creditori

Ricevete le fatture solo in formato elettronico. Sarete già a buon punto per automatizzare la contabilità creditori. Basteranno tre passaggi:

1. impostare l’e-fattura;
2. verificare quali fornitori utilizzano l’e-fattura;
3. stabilire il collegamento con i fornitori.

In Il link si apre in una nuova finestra eDirectory trovate un elenco completo di tutti i partner commerciali domiciliati in Svizzera che inviano e ricevono le e-fatture.

Opzioni per il collegamento al sistema di PostFinance

• Soluzione elettronica integrata: potete integrare l’e-fattura nel vostro software di contabilità e importare i dati nel vostro sistema mediante una piattaforma.
• Portale eInvoicing: qui potete inviare, ricevere e gestire in autonomia le fatture in formato elettronico.
• eBill: chi non impiega un software e riceve solo poche fatture in modalità elettronica, può utilizzare eBill e autorizzare i crediti direttamente nell’e-banking.

Perché il workflow fatture è così importante?

Ottimizzando e digitalizzando il workflow si riducono i tempi di esecuzione e il denaro arriva più rapidamente ai vostri partner commerciali, favorendo una buona collaborazione. La visualizzazione chiara delle procedure permette di verificarle facilmente e dappertutto. Tutto ciò dimostra che vale la pena digitalizzare i processi.