Künstliche Intelligenz kann bei der Arbeit helfen, Zeit zu sparen – sei es beim Erstellen von PowerPoint-Präsentationen oder beim Schreiben von E-Mails. Das müssen Sie dazu wissen.
Erfahren Sie mehr über Innovationen wie KI und andere relevante Themen für Ihr Unternehmen. Melden Sie sich jetzt für unseren Business-Newsletter an und bleiben Sie informiert.
Wie häufig nutzen Sie KI-Tools wie ChatGPT, um im Geschäftsalltag Texte zu schreiben?
Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in unseren Arbeitsalltag. Richtig eingesetzt, entlastet uns die Technologie von monotonen Aufgaben und hilft uns, effizienter zu arbeiten und sogar die Qualität unserer Arbeit zu verbessern. So verlockend KI auch sein mag – sie birgt auch Tücken und Gefahren. Datenschutz und Sicherheit sind wesentliche Aspekte, die beachtet werden müssen, da sensible Informationen geschützt bleiben sollten. Zudem ist eine menschliche Überprüfung unerlässlich, um sicherzustellen, dass die von KI generierten Inhalte fehlerfrei und angemessen sind. Wichtig ist es deshalb, dass man die Technologie gut informiert und bewusst einsetzt. Eine Voraussetzung dafür ist, dass man weiss, was KI ist und wie sie funktioniert.
Künstliche Intelligenz (KI) ist die Fähigkeit von Computern und Maschinen, Aufgaben zu erledigen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern, wie zum Beispiel lernen, Probleme lösen oder entscheiden. Es gibt verschiedene Arten von KI, darunter:
KI-Tools wie ChatGPT sind im Prinzip sehr intuitiv. Man kann KI-Tools relativ einfach nutzen, indem man ihnen alle Fragen stellt, die einem unter den Nägeln brennen. Man kann ihnen auch Aufgaben abgeben oder sie um Rat fragen. Dabei funktionieren sie alle nach demselben Prinzip: Man muss ihnen klar sagen, was man von ihnen möchte. Es ist ähnlich, wie wenn man eine Kolleg:in über einen Arbeitsschritt instruiert, den die Person noch nicht kennt: Je präziser die Anweisungen sind, desto besser wird die Aufgabe verstanden. Gibt man KI Anweisungen, spricht man von Prompts.
Prompts sind Anweisungen, die Sie einem KI-Tool in gesprochener oder geschriebener Form geben, damit es Ihnen das gewünschte Ergebnis liefert. Der Begriff stammt ursprünglich aus der IT und bezeichnet beim Programmieren die Eingabeaufforderung eines Programms an die Nutzer:innen.
Derzeit setzen wir KI hauptsächlich für interne Zwecke ein, um Prozesse und Abläufe zu verbessern und effizienter zu gestalten. Viele unserer Mitarbeiter:innen haben Tools wie ChatGPT bereits ausprobiert oder nutzen sie sogar regelmässig. Generative KI ist insofern eine demokratische Innovation: Ein Internetzugang reicht, um sich Texte schreiben oder ein Brainstorming zu einem Thema generieren zu lassen.
In den letzten 1,5 Jahren gab es viel Aufregung um KI, doch erst die Zukunft wird zeigen, welche Anwendungen wirklich nützlich sind. Ein aktueller Trend ist der Einsatz speziell entwickelter Sprachmodelle, die für bestimmte Aufgaben optimiert sind. Diese Modelle sind kleiner und effizienter als grosse, allgemeine Modelle wie GPT-4 von OpenAI. Fast alle grossen Softwareanbieter – von SAP über Microsoft bis zu BSI – integrieren inzwischen KI-Funktionen in ihre Produkte. So ermöglicht Microsoft Copilot beispielsweise, ein Management Summary in Word zu erstellen oder ein Dashboard aus einer Excel-Liste zu generieren. In den nächsten Monaten wird sich durch verschiedene Testprojekte zeigen, in welchen Bereichen generative KI im Arbeitsalltag tatsächlich einen Mehrwert bietet.
Janick Mischler, Leiter Generative AI Hub
Formulieren Sie Ihren Prompt so klar und verständlich wie möglich. Verwenden Sie einfache Sprache, kurze Sätze und aktive Formulierungen. Achten Sie dabei auf die «Dont’s».
Geben Sie dem KI-Tool Kontext. Erwähnen Sie beispielsweise, an wen sich der Text richten soll (Team, Kund:innen, Lieferant:innen usw.) und wer Absender:in der Botschaft ist. Bei Bildern können Sie angeben, welchen Stil das Bild haben soll.
Beschreiben Sie konkret, welches Bild- oder Textergebnis Sie sich wünschen. Bitten Sie die KI zum Beispiel, Ihnen drei verschiedene Vorschläge zu erstellen, und teilen Sie ihr auch mit, wo der Text oder das Bild eingesetzt wird (Mail, Instagram, Präsentation usw.).
Liefern Sie Details. Nennen Sie wichtige Fakten, die im Text enthalten sein sollen, oder welche Stimmung das Bild vermitteln soll. Sie können auch Beispieltexte angeben, die anzupassen sind.
Legen Sie Parameter fest. Definieren Sie zum Beispiel die Textlänge und die Zahl der Überschriften. Oder bestimmen Sie die Tonalität des Textes und welche Gender-Regeln gelten sollen.
Nun geht es ans Ausprobieren.
Anhand von Aufgaben und Beispiel-Prompts zeigen wir Ihnen auf, wie Sie mit KI gute Resultate erzielen.
Sie müssen Ihr Team per E-Mail über die neuen Unternehmensrichtlinien informieren, die ab dem nächsten Monat in Kraft treten, und wissen noch nicht, wie Sie das Ganze in einem Text formulieren sollen.
Schreibe mir ein E-Mail an mein gesamtes Team, um sie über die neuen Unternehmensrichtlinien zu informieren, die ab dem nächsten Monat in Kraft treten. Beschreibe die wichtigsten Änderungen, die Gründe dafür und wie sie die täglichen Abläufe beeinflussen könnten. Hier sind die relevanten Informationen:
Sie müssen einen Quartalsbericht schreiben.
Schreibe einen detaillierten Bericht über die Ergebnisse der Kundenzufriedenheitsumfrage der Schweizer Firma XYZ im zweiten Quartal 2024. Der Bericht sollte folgende Abschnitte enthalten: Zusammenfassung, Einleitung, Methode der Umfrage, Analyse der Umfrageergebnisse, identifizierte Trends und Schlussfolgerungen sowie Empfehlungen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Hier sind die relevanten Umfrageergebnisse:
Sie haben einen Text verfasst, den Sie für verbesserungswürdig halten. Zudem möchten Sie die Grammatik und Rechtschreibung prüfen lassen, um ihn gegebenenfalls umzuschreiben.
Verbessere diesen Text, indem du ihn leserlicher schreibst.
Fügen Sie dann den Text ein. Der Sprachroboter wird auch von alleine die meisten orthografischen und grammatikalischen Fehler korrigieren.
Übrigens: Auch falls Sie nur paar lose Sätze notiert haben, kann KI helfen. Geben Sie Ihre Notizen in ChatGPT ein und bitten Sie das Tool, daraus einen zusammenhängenden, lesefreundlichen Text zu machen. Geben Sie der KI auch an, um welche Textart es sich handelt (E-Mail an eine Geschäftspartner:in, ein Memo oder eine Rede vor dem Team). So erhalten Sie zielführendere Ergebnisse.
Sie haben einen Brief auf Französisch von einer Lieferant:in erhalten, den Sie auf Deutsch benötigen.
KI-basierte Übersetzungstools wie DeepL übersetzen Texte kostenlos in zahlreiche Sprachen. Mit der Basisversion können Sie ein gewisses Zeichen- und Textkontingent bearbeiten, die kostenpflichtigen Abos enthalten grössere Kapazitäten. Hier brauchen Sie keinen Prompt, sondern müssen nur ein Foto des Textes hochladen oder den zu übersetzenden Text hineinkopieren und die gewünschte Sprache anwählen.
Sie organisieren einen Teamevent und werden mit Ihrem Team ein gemütliches Wochenende in den Bergen verbringen. Für die Einladung suchen Sie noch ein Bild.
Mit einem KI-Bildgenerator wie Midjourney können Sie Bilder und Grafiken erstellen. Sie müssen das Bild, das Sie sich vorstellen, beschreiben und diese Beschreibung als Prompt eingeben.
Erstelle ein Bild einer Holzhütte in einer verschneiten Berglandschaft. In der Holzhütte brennt Licht und aus dem Kamin steigt Rauch.
Sie müssen eine Präsentation zur Auswertung eines kürzlich aufgetretenen Problems erstellen.
PowerPoint selbst enthält noch kein kostenloses KI-Tool. Es gibt aber diverse Online-Tools, die Sie nutzen können. Sie funktionieren in etwa ähnlich: Sie geben das Thema und die Infos ein, zu dem Sie eine Präsentation erstellen möchten, und wählen eine Präsentationsvorlage aus. In der Folge erstellt Ihnen die KI eine Gliederung und bringt die Inhalte auf die Folien.
Künstliche Intelligenz zu nutzen, kann viele einfache und repetitive Aufgaben im Arbeitsalltag erleichtern und so die Effizienz steigern, aber sie hat auch ihre Grenzen, besonders bei kreativen und komplexen Aufgaben. Ausprobieren lohnt sich aber auf jeden Fall!
Bleiben Sie mit unserem Business-Newsletter über innovative Themen fürs Geschäft informiert.
