Eine Rechnung kann schnell vergessen gehen oder die Kund:in zögert die Zahlung absichtlich etwas heraus, da die Kund:in gerade in einem finanziellen Engpass steckt. Was auch immer der Grund ist: Viele Unternehmen kommen durch den Zahlungsverzug in Liquiditätsprobleme. Kommt es zu einem Zahlungsausfall, sollte deshalb rasch reagiert werden. Da das Mahnwesen in der Schweiz, im Gegensatz zu anderen Ländern, nicht gesetzlich geregelt ist, können Unternehmen selbst entscheiden, wie sie vorgehen möchten: Ist eine Zahlung nach Ablauf der angesetzten Zahlungsfrist ausstehend, kann freundlich erinnert, gemahnt oder sogar direkt betrieben werden. In diesem Beitrag zeigen wir einen möglichen Mahnprozess auf.

Zahlungsausstände kommunizieren

Tipp: Allenfalls persönlich nachfassen

Falls man zu einer Schuldner:in einen persönlichen Kontakt hat oder es sich um Kund:innen handelt, die sonst immer gleich bezahlen, ist es am einfachsten und sympathischsten, wenn nach Ablauf der Frist persönlich – telefonisch oder per Mail – nachgefasst wird. Vielleicht ist die Rechnung nicht angekommen oder in der Hektik untergegangen. Kann die Kund:in die Rechnung im Moment nicht vollständig bezahlen, findet sich im besten Fall ein neuer Zahlungstermin oder ein Ratenplan, mit dem beide Parteien einverstanden sind.

Zahlungserinnerung senden

Üblicherweise beginnt der Mahnprozess mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, die wie der Begriff schon ausdrückt, eine Erinnerung sein soll.

Tipp: Wie schreibt man eine freundliche Zahlungserinnerung?

Das Nicht-Begleichen einer Rechnung ist oft keine Absicht, sondern gründet auf einem Versehen oder einem technischen Fehler. Daher empfiehlt es sich, Zahlungserinnerungen in einem freundlichen, verständnisvollen Ton zu formulieren und die Situation sachlich zu schildern.

Diese Angaben gehören in der Regel in den Text einer Zahlungserinnerung

• Einstiegs- und Abschlusstext für eine freundliche Zahlungserinnerung
• Unternehmensadresse Debitor
• Rechnungsadresse der Kund:in (Kreditor)
• Ausstellungsdatum der Zahlungserinnerung
• Rechnungsnummer der offenen Rechnung
• Datum der offenen Rechnung und ursprüngliches Fälligkeitsdatum
• Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Ausstehender Betrag
• Neues Fälligkeitsdatum (in der Regel 10 bis 14 Tage)
• Bankverbindung

Beispiel: Vorlage für eine freundliche Zahlungserinnerung

Gut zu wissen: Verzugszinsen

Grundsätzlich dürfen Gläubiger:innen ab dem Datum der ersten Zahlungserinnerung bzw. der ersten Mahnung laut Obligationenrecht 5% Verzugszins verrechnen. In der Regel werden Verzugszinsen ab der zweiten oder dritten Mahnung verlangt. Höhere Verzugszinsen dürfen nur verlangt werden, sofern diese in den AGB vermerkt sind.

Mahnungen schreiben

Zeigt die Zahlungserinnerung keine Wirkung, können Mahnungen der nächste Schritt sein. Auch wenn niemand gerne eine Mahnung schreibt, muss es zuweilen sein. Schliesslich hat das Unternehmen, das eine Leistung erbracht hat, ein Recht darauf, dass diese Forderung auch bezahlt wird.

Diese Angaben gehören in eine zweite bzw. dritte Mahnung

• Eigene Unternehmensadresse
• Rechnungsadresse der Kund:in
• Ort und Datum
• Rechnungsnummer der offenen Rechnung
• Verrechnete Leistungen und offener Betrag
• Evtl. Verzugszins und/oder Mahngebühr  Mahngebühren dürfen in der Schweiz nur erhoben werden, falls in den AGB steht, dass das Unternehmen Mahngebühren erhebt und wie hoch diese sind. (sofern in den AGB ausgewiesen)
• Neue Zahlungsfrist (in der Regel 10 bis 14 Tage)
• Bei der letzten Mahnung: Ankündigung einer Betreibung bei Nichtzahlung in der genannten Frist

Wie soll man den Text einer Mahnung formulieren?

Die Herausforderung beim Schreiben einer Mahnung liegt auf der Hand: Einerseits will man die Kund:in zur Bezahlung auffordern, andererseits die Kundenbeziehung nicht belasten. Der einzige Ausweg aus dem Dilemma ist: Immer höflich und sachlich bleiben. Denn auch bei Mahnungen gilt: Der Ton macht die Musik, wobei der Ton mit jeder Mahnstufe dringlicher werden kann.

Beispiel: Vorlage für eine zweite Mahnung

Beispiel: Vorlage für die letzte Mahnung (dritte Mahnung)

Mögliches Vorgehen bei Zahlungsausfall

1. Fragen Sie erst persönlich, telefonisch oder per Mail nach
2. Verschicken Sie eine freundliche Zahlungserinnerung, die als erste Mahnung gilt
3. Zeigt die Erinnerung keine Wirkung, versenden Sie nach Ablauf der gesetzten Frist die zweite Mahnung
4. Nach Ablauf der Frist senden Sie die dritte Mahnung mit Ankündigung einer Betreibung

Tipp: Bleiben Sie stets sachlich und professionell und entschuldigen Sie sich nicht für die Zahlungsaufforderungen. Sie haben ein Recht auf eine Bezahlung für Ihre Dienste.

Betreibung einleiten

Bleibt auch die letzte Mahnung erfolglos, müssen Unternehmen entweder mit dem Verlust leben oder die Betreibung einleiten.

Wer trägt die Kosten für eine Betreibung?

Gläubiger:innen müssen die Kosten für die verschiedenen Etappen der Betreibung vorschiessen. Erweist sich die Betreibung als gerechtfertigt, muss die Kund:in die Kosten später übernehmen. Zu beachten ist, dass auch gerechtfertigte Betreibungen nicht immer bezahlt werden, da es sein kann, dass die Schuldner:in entweder in den Konkurs geht (juristische Person) oder ein Schuldschein ausgestellt wird (natürliche Person).

Betreibungen mit tilbago abwickeln

Die Online-Inkassolösung tilbago, eine Kooperation von PostFinance, führt Unternehmen vollautomatisch durch den Betreibungsprozess.

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Zahlungsausfällen vorbeugen

Damit Unternehmen gar nicht erst in die Situation kommen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben zu müssen, ist vorbeugendes Handeln angezeigt. Folgende Massnahmen helfen dabei, Zahlungsausstände zu vermeiden:

Rechnungen zeitnah stellen

Damit Unternehmen nicht zu lange auf ihr Geld warten müssen, sollten sie einige Tipps berücksichtigen. Rechnungen sollten immer zeitnah gestellt werden – am besten gleich nach Auftragsabschluss. Es kann zudem hilfreich sein, das Zahlungsziel zu verkürzen. Wer bislang 30 Tage gewährt hat, kann beispielsweise vertraglich regeln, dass die Rechnung nach 14 Tagen beglichen sein muss. So hat man bei einem Zahlungsverzug noch etwas Puffer. Weitere Möglichkeiten sind – je nach Auftragsgrösse – auch Anzahlungen oder Zwischenrechnungen. In einigen Branchen sind ausserdem Zahlungen per Skonto üblich, um Kund:innen zu motivieren, den Rechnungsbetrag schneller zu begleichen. Wichtig: Die Zahlungsfrist soll auf der Rechnung gut ersichtlich sein.

Gut zu wissen

Die QR-Rechnung erlaubt eine einfache und korrekte Rechnungsstellung in Schweizer Franken und Euro. Unternehmen können QR-Rechnungen einfach erstellen; die Kund:innen können sie einfach bezahlen.

Bonität prüfen

Wer schon vor dem Auftrag ein ungutes Gefühl hat oder wenn es sich um ein umsatzstarkes Geschäft handelt, sollte sich vorab über die Kund:in informieren und die Bonität überprüfen. Die Bonität einer Person oder eines Unternehmens spiegelt wider, wie wahrscheinlich es ist, dass sie ihren finanziellen Verbindlichkeiten nachkommen kann und wird.

Ein gängiger Weg, die Bonität von Kund:innen (Unternehmen und Private) zu prüfen, führt über Wirtschaftsauskunfteien. Diese sammeln Daten zum Zahlungsverhalten von Firmen und Privatpersonen und bieten diese in Form von Bonitätsprüfungen als Dienstleistung an. Zu den Wirtschaftsauskunfteien in der Schweiz zählen zum Beispiel Dun & Bradstreet, Creditreform, CRIF oder Intrum.

Eine weitere Möglichkeit für einen Bonitätscheck ist die Selbstauskunft. Geschäftspartner können zum Beispiel darum gebeten werden, Finanzberichte, selbst eingeholte Bonitätsauskünfte von Wirtschaftsauskunfteien, Referenzen, einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister oder andere Dokumente vorzulegen, die ihre Zahlungsfähigkeit plausibel belegen. Bei Privaten könnte ein Auszug aus dem Betreibungsregister weiterhelfen.

Anzahlung vereinbaren

Oder aber das Unternehmen vereinbart eine Anzahlung. Das heisst: Die Käufer:in leistet eine Teilzahlung für Waren oder Dienstleistungen, bevor die Auftragnehmer:in die Leistung erbringt. Die Kund:in zahlt somit im Voraus einen Teilbetrag. Diese Teilzahlung dient als Sicherheit, dass die Käufer:in die versprochene Leistung auch tatsächlich erhält. Auch wenn eine Anzahlung Verhandlungsgeschick erfordert, kann sie sich als vorteilhaft erweisen.