Può succedere che una fattura venga dimenticata o che ne venga posticipato il pagamento intenzionalmente a causa di difficoltà finanziarie contingenti. Indipendentemente dalla ragione del ritardo, ciò comporta problemi di liquidità per numerose aziende. Pertanto, se si verifica un mancato pagamento, è necessario reagire tempestivamente. Poiché la procedura di sollecito in Svizzera, a differenza di altri Paesi, non è disciplinata per legge, le aziende possono decidere autonomamente come procedere: se un pagamento rimane insoluto dopo il termine di pagamento stabilito, si può effettuare un richiamo amichevole, un sollecito oppure passare direttamente all’esecuzione. In questo articolo illustriamo una possibile procedura di sollecito.

Comunicare le inadempienze nei pagamenti

Consiglio: meglio iniziare con un contatto personale

Se avete un contatto personale con una debitrice o un debitore o se si tratta di clienti che di solito pagano subito, la cosa più facile e opportuna è fare una telefonata o inviare un’e-mail. Può succedere che la fattura non sia arrivata o che sia stata dimenticata tra le mille incombenze da sbrigare. Se, invece, al momento la cliente o il cliente non è in grado di saldare l’intero importo, nel migliore dei casi si può decidere di fissare un nuovo termine di pagamento oppure un piano rateale, di comune accordo tra le parti.

Inviare un invito di pagamento

La procedura di sollecito inizia solitamente con un invito di pagamento amichevole che ha lo scopo di ricordare la fattura in sospeso.

Consiglio: come si scrive un invito di pagamento amichevole?

Il mancato pagamento di una fattura spesso non è intenzionale ma è dovuto a una svista o a un errore tecnico. Si consiglia pertanto di formulare gli inviti di pagamento con un tono amichevole e comprensivo, illustrando la situazione in modo oggettivo.

Nel testo di un invito di pagamento devono di norma essere presenti queste informazioni

• Testo di apertura e di chiusura per un invito di pagamento amichevole
• Indirizzo aziendale della parte debitrice
• Indirizzo di fatturazione della o del cliente (parte creditrice)
• Data di emissione dell’invito di pagamento
• Numero della fattura in sospeso
• Data della fattura in sospeso e termine di pagamento originario
• Elenco dei prodotti o dei servizi forniti
• Importo dovuto
• Nuovo termine di pagamento (di solito da 10 a 14 giorni)
• Coordinate bancarie

Esempio: modello di invito di pagamento amichevole

Buono a sapersi: interessi moratori

Ai sensi del Codice delle obbligazioni, le creditrici e i creditori possono, in linea di principio, addebitare un interesse moratorio del 5% a partire dalla data del primo invito di pagamento o del primo sollecito. Di norma, l’addebito avviene a partire dal secondo o terzo sollecito. È possibile applicare interessi moratori più elevati solo in caso di menzione nelle CG.

Redazione di solleciti

Se l’invito di pagamento non sortisce alcun effetto, il passo successivo può essere l’invio di un sollecito. Anche se nessuno vorrebbe farlo, a volte è inevitabile. Del resto, l’azienda che ha fornito un servizio ha il diritto di vedere pagata la propria prestazione.

Informazioni da inserire in un secondo o terzo sollecito

• Indirizzo aziendale proprio
• Indirizzo di fatturazione della o del cliente
• Luogo e data
• Numero della fattura in sospeso
• Prestazioni fatturate e importo dovuto
• Ev. interesse moratorio e/o tassa di sollecito  In Svizzera le tasse di sollecito possono essere addebitate solo se espressamente indicato nelle CG insieme al relativo importo. (se indicato nelle CG)
• Nuovo termine di pagamento (di norma da 10 a 14 giorni)
• Con l’ultimo sollecito comunicare che, in caso di mancato pagamento entro il termine indicato, sarà avviata la procedura di esecuzione

Come formulare il testo di un sollecito?

Scrivere un sollecito è chiaramente un compito arduo: se da un lato si vuole incitare la clientela a pagare, dall’altro non si vuole compromettere i rapporti. L’unico modo per uscire da questa situazione spinosa è mantenere sempre le buone maniere e un approccio oggettivo. Perché anche nei solleciti il tono di voce fa la differenza, anche se il rischio è che a ogni livello diventi sempre più incalzante.

Esempio: modello di secondo sollecito

Esempio: modello di ultimo sollecito (terzo sollecito)

Possibile procedura in caso di mancato pagamento

1. Contattate la parte debitrice dapprima per telefono o per e-mail
2. Spedite un invito di pagamento amichevole valevole come primo sollecito
3. Qualora il promemoria non abbia sortito alcun effetto, spedite un secondo sollecito allo scadere del termine stabilito
4. Trascorso tale termine, inviate un terzo sollecito annunciando la procedura di esecuzione

Consiglio: mantenete un approccio professionale e oggettivo, senza scusarvi per la richiesta di pagamento dei servizi prestati. Ne avete tutto il diritto.

Avviare una procedura di esecuzione

Se il pagamento non viene effettuato neanche a seguito dell’ultimo sollecito, l’azienda dovrà scegliere tra accettare di aver perso le somme dovute o avviare una procedura di esecuzione.

Chi si assume le spese di un’esecuzione?

La parte creditrice dovrà anticipare le spese relative alle varie fasi dell’esecuzione. Se l’esecuzione si rivela giustificata, la cliente o il cliente si vedrà addebitare le suddette spese a posteriori. Occorre tenere presente che anche le esecuzioni giustificate non garantiscono sempre il pagamento, poiché la parte debitrice può fallire (persona giuridica) o può essere emesso semplicemente un titolo di credito (persona fisica).

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Come evitare i mancati pagamenti

Per evitare che le aziende si trovino a dover scrivere inviti di pagamento e solleciti, si consiglia di agire in modo preventivo. Di seguito alcune misure che contribuiscono a evitare inadempienze nei pagamenti.

Emettere le fatture in modo tempestivo

Le aziende dovrebbero attuare alcuni accorgimenti per evitare di dover attendere troppo a lungo il denaro che spetta loro. Le fatture dovrebbero essere emesse sempre in modo tempestivo, possibilmente subito dopo la chiusura dell’ordine. In alternativa può essere utile anche accorciare i termini di pagamento. Se finora si è previsto, ad esempio, un pagamento a 30 giorni, quest’ultimo potrebbe essere portato a 14. In questo modo si garantisce un margine maggiore in caso di ritardo. Anche gli acconti o le fatture intermedie possono rappresentare delle soluzioni da adottare in base all’importo dell’ordine. In altri casi, si fa ricorso anche a sconti per i pagamenti rapidi che motivano la clientela a saldare il prima possibile la somma dovuta. Importante: il termine di pagamento deve essere ben visibile sulla fattura.

Buono a sapersi

La QR-fattura consente una fatturazione semplice e corretta in franchi svizzeri e in euro. Le QR-fatture possono essere allestite dalle aziende e pagate dalla clientela in tutta facilità.

Controllare la solvibilità

Se prima dell’ordine si ha già una sensazione negativa o se si tratta di una transazione con un importo elevato, vale la pena raccogliere anticipatamente informazioni in merito alla solvibilità della clientela. La solvibilità di una persona o di un’azienda riflette la probabilità che possa far fronte alle proprie passività finanziarie.

Un metodo ampiamente utilizzato a tal fine è affidarsi alle agenzie d’indagini economiche che raccolgono dati sulle abitudini di pagamento di aziende e privati e li offrono come servizio sotto forma di analisi della solvibilità. Tra le agenzie d’indagini economiche in Svizzera figurano, ad esempio, Dun & Bradstreet, Creditreform, CRIF e Intrum.

Un’altra opzione per il controllo della solvibilità è l’autocertificazione. Ai partner commerciali può essere richiesto di presentare rapporti finanziari, informazioni sulla solvibilità ottenute direttamente da agenzie d’indagini economiche, referenze, un estratto attuale del registro di commercio o altri documenti che dimostrino in modo plausibile la loro solvibilità. Ai privati potrebbe essere richiesto un estratto del registro delle esecuzioni.

Concordare il versamento di un acconto

In alternativa, l’azienda può concordare il versamento di un acconto con cui la parte acquirente effettua in anticipo un pagamento parziale per i beni o i servizi prima che la parte mandataria fornisca la sua prestazione. Questo serve a garantire che la parte acquirente riceva effettivamente la prestazione. Anche se richiede abilità di negoziazione, un anticipo può rivelarsi vantaggioso.