Il peut arriver qu’une facture soit oubliée, ou que la cliente ou le client retarde volontairement le paiement en raison de difficultés financières. Quelle que soit la raison, de nombreuses entreprises connaissent des problèmes de liquidités à cause des retards de paiement. En cas de défaut de paiement, il faut donc réagir rapidement. Contrairement à d’autres pays, la gestion des recouvrements en Suisse n’est pas prescrite par la loi. Les entreprises peuvent donc décider elles-mêmes comment elles souhaitent procéder: si une facture est toujours en suspens après expiration du délai de paiement fixé, elles peuvent opter pour un rappel amical, une sommation, voire même une poursuite directe. Dans cet article, nous vous présentons une procédure de rappel possible.

Communiquer les défauts de paiement

Conseil: le cas échéant, effectuer une relance personnelle

Si vous êtes en contact personnel avec la débitrice ou le débiteur ou s’il s’agit d’une cliente ou d’un client qui paie toujours immédiatement en temps normal, il est toujours plus simple et plus sympathique de relancer la personne directement, par téléphone ou par e-mail, une fois le délai expiré. La facture n’a peut-être pas été reçue ou est passée à la trappe à cause d’une surcharge de travail. Si la cliente ou le client n’est pas en mesure de régler la totalité de la facture pour l’instant, l’idéal est de trouver une nouvelle date de paiement ou un plan de versement qui convient aux deux parties.

Envoyer un rappel

En règle générale, la procédure de rappel commence par un rappel amical qui, comme le terme l’indique, doit rappeler à la cliente ou au client de payer.

Conseil: comment écrire un rappel amical?

Le non-paiement d’une facture n’est souvent pas intentionnel, il résulte souvent d’un oubli ou d’une erreur technique. C’est pourquoi il est recommandé d’adopter un ton courtois et compréhensif pour les rappels et de décrire la situation de manière factuelle.

Ces données doivent normalement figurer dans une lettre de rappel

• Texte d’introduction et de conclusion pour un rappel amical
• Adresse d’entreprise du débiteur
• Adresse de facturation de la cliente ou du client (créancier)
• Date d’émission du rappel
• Numéro de la facture en souffrance
• Date de la facture en souffrance et date d’échéance initiale
• Liste des marchandises ou prestations livrées
• Montant dû
• Nouvelle date d’échéance (en règle générale, 10 à 14 jours)
• Coordonnées bancaires

Exemple: modèle de rappel amical

Bon à savoir: intérêts moratoires

Selon le Code des obligations, les créanciers sont en droit de facturer des intérêts moratoires de 5% à compter de la date du premier rappel. En règle générale, les intérêts moratoires sont plutôt exigés à partir de la deuxième ou de la troisième sommation. Des intérêts plus élevés ne peuvent être demandés que s’il en est fait mention dans les conditions générales.

Écrire une lettre de sommation

Si le rappel reste sans effet, les sommations peuvent être l’étape suivante. Même si personne n’aime écrire une lettre de sommation, cela peut parfois s’avérer nécessaire. Après tout, l’entreprise qui a fourni une prestation est en droit d’attendre que cette créance soit payée.

Ces données doivent figurer dans une deuxième ou troisième sommation

• Adresse de sa propre entreprise
• Adresse de facturation de la cliente ou du client
• Lieu et date
• Numéro de la facture en souffrance
• Prestations facturées et montant dû
• Évtl. intérêt de retard et/ou frais de rappel  En Suisse, des frais de rappel ne peuvent être perçus que si les conditions générales indiquent que l’entreprise prélève cesdits frais et précise leur montant. (si mentionné dans les CG)
• Nouveau délai de paiement (en règle générale, 10 à 14 jours)
• Pour la dernière sommation: annonce de poursuite en cas de non-paiement dans le délai mentionné

Comment formuler une lettre de sommation?

Rédiger une lettre de sommation est clairement un défi: d’un côté, vous voulez inciter votre clientèle à payer, de l’autre, vous ne voulez pas nuire à la relation que vous entretenez avec la cliente ou le client. La seule manière de sortir de ce dilemme: toujours faire preuve de politesse et d’objectivité. Car en matière de sommations également, c’est le ton qui fait la musique, même si le ton peut devenir plus pressant à chaque rappel.

Exemple: modèle de deuxième sommation

Exemple: modèle de dernière sommation (troisième rappel)

Marche à suivre possible en cas de défaut de paiement

1. Faites d’abord une demande personnelle, par téléphone ou par e-mail
2. Envoyez un rappel amical qui fait office de première sommation
3. Si le rappel est sans effet, envoyez une deuxième sommation à l’expiration du délai fixé
4. Une fois le délai expiré, envoyez la troisième sommation et annoncez la poursuite

Conseil: faites toujours preuve d’objectivité et de professionnalisme et ne vous excusez pas pour les demandes de paiement. Vous êtes en droit d’attendre un paiement en échange de vos services.

Introduire une poursuite

Si la dernière sommation reste elle aussi lettre morte, les entreprises doivent soit vivre avec cette perte, soit introduire une poursuite.

Qui supporte les coûts pour une poursuite?

Les créanciers doivent avancer les frais pour les différentes étapes de la poursuite. Si la poursuite s’avère justifiée, les coûts devront ensuite en être assumés par la cliente ou le client. À noter que même les poursuites justifiées ne sont pas toujours payées, car il peut arriver que le débiteur fasse faillite (personne juridique) ou qu’une reconnaissance de dette soit établie (personne physique).

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Prévenir les défauts de paiement

Pour éviter que les entreprises ne se retrouvent dans l’obligation d’écrire des lettres de rappel et de sommation, il est conseillé de prendre des précautions. Les mesures suivantes aident à éviter les défauts de paiement:

Établir rapidement les factures

Pour que les entreprises n’attendent pas trop longtemps leur argent, certains conseils peuvent s’avérer bien utiles. Les factures devraient toujours être établies rapidement, idéalement juste après la fin du mandat. Il peut aussi être utile de raccourcir le délai de paiement. Les entreprises qui accordaient jusqu’ici 30 jours peuvent par exemple stipuler par contrat que la facture doit être acquittée sous 14 jours. Ainsi, il reste encore un peu de marge en cas de retard de paiement. Selon l’ampleur du mandat, il est aussi possible de recourir à des acomptes ou à des paiements intermédiaires. Dans certains secteurs, les paiements par escompte sont également courants pour inciter la clientèle à payer plus rapidement le montant de la facture. Important: le délai de paiement doit être bien visible sur la facture.

Bon à savoir

La QR-facture permet une facturation simple et correcte en francs suisses et en euros. Il est facile pour les entreprises d’établir des QR-factures, et pour la clientèle de les régler.

Vérifier la solvabilité

Si vous avez un mauvais pressentiment avant même la commande ou si un important chiffre d’affaires est en jeu, vous devriez vous renseigner au préalable sur la cliente ou le client et vérifier sa solvabilité. La solvabilité d’une personne ou d’une entreprise reflète la probabilité que celle-ci puisse et compte honorer ses engagements financiers.

L’un des moyens couramment utilisés pour vérifier la solvabilité de la clientèle (entreprise et particuliers) consiste à passer par des entreprises d’informations économiques. Celles-ci collectent des données sur le comportement de paiement des entreprises et des particuliers et les proposent comme service sous la forme de vérifications de la solvabilité. Parmi les entreprises d’informations économiques en Suisse, on trouve par exemple Dun & Bradstreet, Creditreform, CRIF ou Intrum.

L’autocertification est un autre moyen de vérifier la solvabilité. Les partenaires commerciaux peuvent par exemple être priés de présenter des rapports financiers, des informations sur la solvabilité qu’ils ont eux-mêmes obtenues auprès d’entreprises d’informations économiques, des références, un extrait récent du registre du commerce ou d’autres documents qui prouvent leur solvabilité de manière plausible. Pour les particuliers, il est possible de demander un extrait du registre des poursuites.

Convenir d’un acompte

L’entreprise peut aussi convenir d’un acompte. Autrement dit, l’acheteuse ou l’acheteur effectue un paiement partiel pour les marchandises ou les services avant que le mandataire ne fournisse la prestation. La clientèle paie ainsi une partie du montant à l’avance. Ce paiement partiel sert de sécurité à la partie acquéreuse pour qu’elle reçoive effectivement la prestation promise. Même si un acompte nécessite des talents de négociation, il peut s’avérer avantageux.