Menschliche Arbeit ist ein wesentlicher Produktionsfaktor innerhalb einer Unternehmung und verursacht entsprechende Kosten. Diese von Arbeitnehmer:innen verursachten Aufwände werden Personalkosten genannt. Gerade weil diese häufig einen zentralen Kostenpunkt ausmachen, sind sie ein wichtiges Instrument der Unternehmensplanung und sollten von Arbeitgeber:innen akribisch kalkuliert und geplant werden. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen herrscht jedoch häufig Unklarheit über das Ausmass der Personalkosten oder sie werden massiv unterschätzt. Das kann insbesondere bei der Unternehmensgründung fatale Folgen haben. Denn wer nicht weiss, wie viel seine Mitarbeitenden kosten, kann auch den Preis für sein Produkt oder seine Dienstleistung nur ungenügend berechnen. Um eine Personalkostenplanung vorzunehmen, ist der zukünftige Personalbestand sowie die voraussichtliche Gehaltsentwicklung als Informationsgrundlage von Bedeutung. 

Personalkosten sind mehr als nur der Lohn

Personalkosten setzen sich aus verschiedenen Anteilen zusammen. Im Zentrum der Personalkostenplanung stehen natürlich die Löhne, die den Mitarbeitenden ausbezahlt werden. Hierzu gehören jedoch nicht nur der fixe Bruttolohn, sondern auch variable Lohnbestandteile wie Provisionen, Boni oder Gewinnbeteiligungen. Nicht zu vergessen sind weitere Kosten wie Spesen oder etwaige Zuschläge für Spät-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit.

Die Lohnkosten machen den Löwenanteil an den Personalkosten aus. Sie allerdings darauf zu beschränken, würde zu kurz greifen. Auch indirekte Personalkosten müssen in die Berechnung miteinfliessen. Indirekte Personalkosten werden oft auch Lohnnebenkosten genannt. Hierzu gehören gesetzliche oder tarifliche Vorschriften.

Zum Beispiel:

• Entrichtung des Arbeitgeberanteils für Sozialversicherungsbeiträge (also zum Beispiel die AHV in der Schweiz)
• Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall
• Entschädigungen im Fall einer Mutterschaft

Daneben gehören auch freiwillige Leistungen der Arbeitgeber:innen an die Angestellten dazu – etwa die Übernahme von Aus- und Weiterbildungskosten, Gutscheine für die auswärtige Verpflegung oder eine Kantine.   

Verschiedene Faktoren beeinflussen die Personalkosten

Neben der Zusammensetzung der Personalkosten ist es ausserdem wichtig zu verstehen, durch welche Faktoren diese beeinflusst werden. Gewisse arbeits- oder sozialrechtliche Vorgaben wie die Beitragssätze für die Sozialversicherung oder Richtlinien eines Gesamtarbeitsvertrags sind vom Unternehmen selbst nicht beeinflussbar und gelten für alle Wettbewerbsteilnehmer:innen. Umgekehrt ist etwa die Anzahl Mitarbeitende oder die Zusammensetzung der Belegschaft in Bezug auf das Qualifikationsniveau und das Alter eine strategische Entscheidung des Führungsgremiums. Ebenso sind freiwillige Zuschüsse direkt vom Unternehmen steuer- und variierbar. Denken Sie da zum Beispiel an Beiträge für Verpflegung, Mobilität, Krankenkasse oder Freizeitangebote. Auf weitere unternehmensinterne Einflussfaktoren wie etwa die Fluktuation oder den Krankheitsstand haben die Arbeitgeber:innen zumindest indirekt Einfluss. 

So berechnen Sie die Personalkosten

Als Grundlage für die Ermittlung der Personalkosten dient die Anzahl Mitarbeitende, die das Unternehmen beschäftigt. Diese wird mittels Personalplan ermittelt. Wichtig: Es dürfen nicht nur Stellen berücksichtigt werden, die besetzt sind, sondern auch solche, die aktuell unbesetzt sind, neu geschaffen oder abgebaut werden. Im zweiten Schritt wird der Lohn für die jeweiligen Stellen geschätzt und entsprechend angepasst. Um eine möglichst genaue Berechnung anzustellen, sollten allfällige Änderungen in den Arbeitsverträgen, tarifliche Anpassungen, aber auch veränderte Arbeitszeiten oder die verschiedenen Lohnarten berücksichtigt werden.

Schliesslich müssen auch die Lohnnebenkosten in die Personalkostenplanung eingerechnet werden. Hierzu gehören:

• Gesetzliche Arbeitgeberbeiträge für die Sozialversicherung (AHV, IV, EO, ALV, UV, Familienzulagen)
• Beiträge an die berufliche Vorsorge (BVG)
• Kosten für die berufliche Aus- und Weiterbildung
• Rekrutierungskosten
• Freiwillige Zusatzleistungen des Unternehmens an die Mitarbeitenden

In der Schweiz liegen die Lohnnebenkosten zwischen ca. 15% und 25% des Bruttolohns. Sie variieren natürlich je nach Branche und Alter der Angestellten. Wenn ein Mitarbeiter also pro Monat CHF 6’000.– verdient und ihm zusätzlich ein 13. Monatslohn ausbezahlt wird, schlagen seine Lohnkosten mit CHF 78’000.– pro Jahr zu Buche. Werden die Lohnnebenkosten mit 20% berechnet, ergibt sich daraus ein Total von CHF 15’600.–. Entsprechend würden die jährlichen Personalkosten für diesen Mitarbeiter CHF 93’600.– betragen.

Eine sorgfältige Personalkostenplanung als Garant für die Wirtschaftlichkeit

Auch wenn die Personalkosten je nach Branche stark variieren können, machen sie in den häufigsten Fällen und gerade im Dienstleistungssektor einen grossen Anteil der Fixkosten aus. Eine gute Personalkostenplanung ist deshalb nicht nur ein zentraler Bestandteil einer jeden Budgetplanung. Sie hilft auch, die Wirtschaftlichkeit einer Firma langfristig abzusichern und eine prosperierende Zukunft sicherzustellen.