Facteur de production essentiel au sein d’une entreprise, le travail humain engendre des coûts. Les charges ainsi générées par les salariés sont appelées charges de personnel. Comme ces charges constituent souvent un poste de dépenses important, elles sont un instrument essentiel de la planification d’entreprise et devraient être méticuleusement calculées et planifiées par l’employeur. Pourtant, en particulier dans les petites et moyennes entreprises, le montant des charges de personnel est souvent peu clair ou largement sous-estimé. Cela peut avoir des conséquences fatales, en particulier lors de la création de l’entreprise. Car l’entreprise qui ne sait pas combien coûtent ses collaborateurs ne peut pas calculer précisément le prix de ses produits ou services. Pour réaliser une planification des charges de personnel, les effectifs futurs ainsi que l’évolution prévue des salaires sont des informations de base importantes. 

Les charges de personnel ne se limitent pas au salaire

PLes charges de personnel se composent de différents éléments. Au centre de la planification des charges de personnel se trouvent bien sûr les salaires qui sont versés aux collaborateurs. Ils n’incluent pas seulement le salaire brut fixe, mais aussi des composantes variables comme les commissions, les bonus ou les participations au bénéfice. Il ne faut pas oublier non plus les coûts supplémentaires comme les frais ou les suppléments pour le travail de nuit, le week-end ou les jours fériés.

S’agissant des charges de personnel, les coûts salariaux se taillent la part du lion. Mais on ne saurait s’y limiter. Les charges de personnel indirectes doivent aussi être intégrées au calcul. Les charges de personnel indirectes sont souvent appelées charges salariales accessoires. Elles incluent certaines dispositions juridiques ou tarifaires:

• Paiement de la part de l’employeur pour les contributions aux assurances sociales (par exemple l’AVS en Suisse)
• Maintien du paiement du salaire en cas de maladie
• Indemnisation en cas de maternité

Des prestations libres de l’employeur aux salariés en font aussi partie – comme la prise en charge de coûts de formation et de formation continue, les tickets pour la restauration à l’extérieur ou une cantine.  

Différents facteurs influencent les charges de personnel

Outre la composition des charges de personnel, il est également important de comprendre quels facteurs les influencent. Certaines dispositions du droit social ou droit du travail comme les taux de cotisation à l’assurance sociale ou les instructions d’une convention collective de travail ne dépendent pas directement de l’entreprise et s’appliquent à tous les concurrents. En revanche, le nombre de collaborateurs ou la composition du personnel en fonction du niveau de qualification ou de l’âge sont une décision stratégique du comité de direction. De même, les subsides volontaires peuvent être adaptés et contrôlés directement par l’entreprise. Pensez par exemple aux contributions pour la restauration, la mobilité, la caisse maladie ou les offres de loisirs. Les employeurs ont aussi une influence indirecte sur d’autres facteurs internes à l’entreprise comme la fluctuation ou la situation en matière de congé maladie.

La planification minutieuse des charges de personnel comme gage de la rentabilité

La base du calcul des charges de personnel est le nombre de collaborateurs que compte l’entreprise. Il est déterminé à l’aide du plan d’organisation du personnel. Important: il faut considérer non seulement les postes occupés, mais aussi ceux qui ne le sont pas actuellement, qui seront nouvellement créés ou supprimés. Le salaire est ensuite estimé et adapté en fonction des différents postes. Pour établir le calcul le plus précis possible, il faut tenir compte des éventuelles modifications dans les contrats de travail, des modifications tarifaires mais aussi des temps de travail modifiés ou des différents types de salaire.

Pour finir, les charges salariales accessoires doivent aussi être intégrées dans la planification des charges de personnel:

• Contributions légales de l’employeur aux assurances sociales (AVS, AI, APG, AC, AA, allocation familiale)
• Contributions à la prévoyance professionnelle (LPP)
• Coûts pour la formation professionnelle et continue
• Coûts de recrutement
• Prestations complémentaires volontaires de l’entreprise aux collaborateurs

En Suisse, les charges salariales accessoires représentent entre environ 15% et 25% du salaire brut. Elles varient bien sûr en fonction du secteur et de l’âge des salariés. Ainsi, si un collaborateur gagne CHF 6’000.– par mois et touche un 13^e mois de salaire, ses coûts salariaux s’élèvent à CHF 78’000.– par an. Si l’on calcule 20% de charges salariales accessoires, il en résulte un total de CHF 15’600.–. Les charges de personnel de ce collaborateur s’élèvent donc à CHF 93’600.– par an.

Une planification minutieuse des coûts du personnel comme gage de rentabilité

Même si les charges de personnel peuvent fortement varier selon le secteur, elles représentent généralement une grande partie des frais fixes, notamment dans le secteur des services. Une bonne planification des charges de personnel est donc un élément central de toute planification budgétaire, mais aide aussi à garantir la rentabilité à long terme de l’entreprise et à lui assurer un avenir florissant.