Il lavoro dell’uomo è un fattore di produzione essenziale all’interno di un’azienda e genera dei costi. Questi costi legati ai lavoratori sono denominati costi per il personale. Proprio perché rappresentano spesso un punto di spesa fondamentale, sono uno strumento importante della pianificazione aziendale e dovrebbero essere calcolati e pianificati in modo scrupoloso dal datore di lavoro. Tuttavia, spesso proprio nelle piccole e medie imprese c’è poca chiarezza sull’ammontare dei costi per il personale o vengono notevolmente sottostimati. Ciò può avere conseguenze gravissime, soprattutto in fase di costituzione di un’impresa. Perché chi non sa quanto costano i propri collaboratori non potrà calcolare il prezzo dei propri prodotti o servizi in modo adeguato. Un’informazione di base importante per procedere alla pianificazione dei costi per il personale è l’organico futuro, assieme all’attesa evoluzione salariale.

I costi per il personale non sono soltanto il salario

Le spese salariali fanno la parte del leone all’interno dei costi per il personale. Ma limitarsi a queste sarebbe insufficiente. Anche i costi indiretti per il personale devono essere inclusi nel calcolo. I costi indiretti per il personale vengono spesso definiti anche spese salariali complementari. Rientrano in queste spese le disposizioni legali o tariffarie. Di seguito alcuni esempi:

• Il pagamento della quota dei contributi dell’assicurazione sociale a carico del datore di lavoro (quindi, ad es., l’AVS in Svizzera)
• I versamenti continuati del salario in caso di malattia
• Gli indennizzi in caso di maternità

A questi si aggiungono anche prestazioni volontarie del datore di lavoro nei confronti dei collaboratori come l’assunzione dei costi di formazione e perfezionamento, i buoni per i pasti fuori casa o la mensa.   

Diversi fattori influenzano i costi per il personale

Oltre alla composizione dei costi per il personale, è estremamente importante comprendere quali sono i fattori che li influenzano. Specifiche disposizioni in materia di diritto del lavoro e di diritto sociale, come le percentuali contributive all’assicurazione sociale o le direttive di un contratto collettivo di lavoro, non sono influenzabili dalla stessa azienda e valgono per tutti i concorrenti. Viceversa, il numero di collaboratori o la composizione del personale in relazione al livello di qualifica e all’età sono decisioni strategiche dell’organo direttivo. Anche i sussidi volontari sono variabili e controllabili in modo diretto dall’azienda. Pensate, ad esempio, ai contributi concessi per i pasti, la mobilità, la cassa malati o le offerte per il tempo libero. Su altri fattori interni all’azienda, come la fluttuazione o lo stato di malattia, i datori di lavoro hanno un influsso almeno indiretto.

Ecco come si calcolano i costi per il personale

Come base per la determinazione dei costi per il personale serve il numero dei collaboratori impiegati dall’azienda. Questo numero si ricava dal piano del personale. Importante: non vanno considerate solo le posizioni occupate, ma anche quelle attualmente non occupate, di recente creazione o eliminazione. In una seconda fase il salario viene valutato e conseguentemente adeguato per le relative posizioni. Per consentire un calcolo il più possibile preciso, si dovrebbero considerare eventuali modifiche ai contratti di lavoro, le variazioni tariffarie, ma anche gli orari di lavoro modificati o le diverse voci retributive.

Da ultimo la pianificazione dei costi per il personale deve tener conto anche delle spese salariali complementari. Tra queste rientrano:

• I contributi di legge del datore di lavoro per l’assicurazione sociale (AVS, AI, IPG, AD, AINF, assegni familiari)
• Contributi per la previdenza professionale (LPP)
• I costi per la formazione e il perfezionamento professionale
• I costi di reclutamento
• Le prestazioni complementari volontarie corrisposte dall’azienda ai collaboratori

In Svizzera le spese salariali complementari sono comprese all’incirca tra il 15% e il 25% del salario lordo. Se quindi un collaboratore guadagna CHF 6’000.– al mese e gli viene corrisposta anche la tredicesima mensilità, le sue spese salariali incidono per CHF 78’000.– l’anno. Se le spese salariali complementari ammontano al 20%, il totale risultante è di CHF 15’600.–. Di conseguenza, i costi per il personale relativi a questo collaboratore ammontano a CHF 93’600.– l’anno.

Una pianificazione accurata dei costi per il personale come garanzia di redditività

Anche se i costi per il personale possono variare molto a seconda del settore, nella maggior parte dei casi e soprattutto nel settore dei servizi, costituiscono una quota notevole delle spese fisse. Una buona pianificazione dei costi per il personale è quindi un elemento centrale di ogni pianificazione del budget, oltre a garantire la redditività a lungo termine di un’azienda e ad assicurarle un futuro prospero.