E-facture: partenariat pour un avenir numérique

Dans la filiale suisse de B. Braun Medical AG, plus de 1000 personnes réparties sur différents sites veillent à approvisionner le marché de la santé avec des produits de qualité. La gamme de la société mère B. Braun, active dans 64 pays, comprend près de 5000 produits. Il s’agit entre autres de matériel médical, d’instruments chirurgicaux et de prestations destinées aux hôpitaux, aux cabinets médicaux ou aux services d’aide et de soins à domicile. Dans une optique de partage d’expérience, B. Braun met au point des solutions efficaces pour préserver la santé humaine et améliorer durablement la qualité de vie de la population – et ce, tout en privilégiant un échange constructif avec sa clientèle et ses partenaires.

Ensemble pour une solution d’e-facture optimale

Son expérience et son expertise, B. Braun Medical AG la partage aussi en tant que partenaire dans le cadre de ses échanges de factures. En effet, en plus de permettre à sa clientèle de recevoir ses factures fournisseurs au format électronique, elle l’aide aussi à se connecter au système d’e-facture, comme l’explique Adrian Michel de chez B. Braun. En tant que business analyst et project manager, il s’engage fermement dans l’automatisation des processus, en se focalisant toujours sur le processus de bout en bout. «Les solutions ne sont bonnes que si elles conviennent à la clientèle», souligne-t-il. Fort de ce constat, il détermine scrupuleusement les besoins des clientes et clients souhaitant se connecter au système d’e-facture et il les soutient dans leur migration.

M. Michel, quelles sont les principales raisons qui motivent B. Braun Medical AG à miser sur l’e-facturation pour ses factures fournisseurs?

L’e-facture constitue une base idéale pour automatiser le workflow créditeurs de la clientèle et en améliorer la qualité. En outre, elle représente un gain de temps pour nous comme pour la clientèle, car elle élimine le traitement manuel des factures. Enfin, comme l’échange de factures électroniques ne nécessite pas de papier, toutes les parties prenantes contribuent ainsi à préserver l’environnement.

Depuis quand B. Braun Medical AG émet-elle ses factures fournisseurs au format électronique?

Chez nous, le coup d’envoi de l’e-facture a été donné en 2004. C’est à ce moment-là que nous avons lancé notre premier projet en collaboration avec un hôpital. L’objectif était de pouvoir exécuter toute la chaîne logistique par la voie numérique, de la commande jusqu’à la facturation et au paiement, en passant par la confirmation des ordres et la livraison des marchandises. Un projet couronné de succès puisque, dans le cadre de ce processus entièrement numérisé, nous proposons à notre clientèle des factures fournisseurs au format e-facture depuis août 2005. Entretemps, une multitude d’autres clientes et clients ont été intégrés au système, principalement des hôpitaux.

Outre l’e-facture, votre clientèle peut également opter pour eBill. À quels groupes de clientèle cette offre s’adresse-t-elle?

La possibilité de régler les factures de B. Braun Medical AG au format eBill directement dans le portail e-banking est surtout privilégiée par les pharmacies et les cabinets dentaires. En effet, eBill leur permet d’automatiser la validation des factures, car les données pertinentes comme le montant, la date du paiement, l’IBAN et le BIC sont saisies et sauvegardées électroniquement.

Quel est le pourcentage de factures fournisseurs que vous émettez sous forme d’e-factures?

À l’heure actuelle, B. Braun Medical AG émet environ 40% de ses factures fournisseurs au format e-facture. 

À quoi attachez-vous de l’importance, du point de vue de votre clientèle, lors de la numérisation du processus de facturation?

Nous veillons à ce que les clientes et les clients qui ne commandent pas via EDI  EDI (Electronic Data Interchange) renvoie à l’échange électronique de documents entre partenaires commerciaux. Il peut s’agir de commandes, de bulletins de livraison ou de factures, par exemple. Ces documents sont échangés sous forme de données structurées et sans interventions manuelles. puissent tout de même obtenir une facture fournisseur électronique. En effet, chez une partie de la clientèle, le transfert automatisé des commandes via EDI n’est pas encore implémenté dans tous les cas commerciaux. Nous transmettons alors à la clientèle un fichier XML et un fichier PDF standardisés avec code QR, qu’elle peut utiliser dans sa propre interface pour tous les cas commerciaux. Le fichier XML ainsi fourni peut être utilisé dans le processus de numérisation individuel de la cliente ou du client, dans le cadre du traitement des factures.

Concrètement, comment impliquez-vous votre clientèle afin que le processus de facturation électronique se déroule sans accroc?

Chaque cliente et chaque client représente un défi unique, notamment parce que les systèmes ERP et les logiciels financiers utilisés sont chaque fois différents. Lors d’un entretien personnalisé, je détermine quels sont les besoins de la cliente ou du client et j’élabore une solution individuelle sur mesure. Puis, nous nous réunissons à nouveau pour discuter de l’étendue des tests relatifs à l’intégration, et nous définissons ensemble les premières mesures à prendre. Une fois la phase de test achevée avec succès, le lancement est mis en place des deux côtés.

Lorsqu’il s’agit d’e-facture, quels groupes de clientèle entrent en ligne de compte?

L’essentiel est que la cliente ou le client perçoive les nombreux avantages de l’e-facture et soit à même d’investir dans l’automatisation du processus de facturation et de prendre les mesures correspondantes au sein de son entreprise. Le rattachement au système d’e-facture implique une certaine charge de travail initiale et une disposition à passer en revue les détails et l’étendue des tests avec nous, en notre qualité de fournisseur. Plus la collaboration et la compréhension mutuelle est bonne, plus le processus se déroule bien.

Quels conseils pouvez-vous donner aux autres entreprises qui souhaitent se lancer dans l’e-facturation?

Avant de se lancer dans la numérisation des processus, l’entreprise doit d’abord analyser toutes les données et tous les processus concernés afin d’établir une base solide regroupant des données de bonne qualité et en nombre suffisant. C’est la seule manière de s’assurer que l’ensemble des processus de facturation puissent fonctionner sans problème et sans intervention manuelle. Une seconde étape consiste à identifier tous les processus qui touchent à l’e-facture. Du côté de l’émetteur de factures, il s’agit de tous les processus liés à l’exécution des ordres, ce qui inclut la facturation, la génération de données de facturation standardisées, et la transmission électronique de la facture au portail d’e-facture de PostFinance. Du côté de la ou du destinataire de factures, il s’agit des processus de workflow concernant l’approbation automatique des factures débiteurs ainsi que l’imputation automatique des coûts et la validation des paiements. Dans ce cadre, une perspective de bout en bout est une condition essentielle pour une implémentation réussie sur le long terme.

Dans quelle mesure?

On peut se représenter cela comme un engrenage en fonctionnement dans lequel, en vue d’une optimisation, une roue dentée est remplacée par une variante moins coûteuse, de masse légèrement différente. Alors que jusqu’à présent, toutes les roues dentées se combinaient et s’emboîtaient les unes dans les autres, une fois cette nouvelle roue dentée mise en place, l’engrenage se met à grincer et à s’endommager. Pour éviter une telle situation, il faut donc considérer le processus de bout en bout. Un système complet ne peut être optimisé qu’en mettant au point des chaînes de processus bien coordonnées. La suppression des silos de données est une condition importante pour y parvenir.

Vous avez migré de Paynet vers PostFinance: quelles expériences avez-vous faites au cours de ce changement?

Dans la phase initiale de transition, il existait certaines incertitudes liées au plan de mise en œuvre, qui ont pu être rapidement levées ensemble. La phase d’implémentation était très bien organisée. En tant qu’émetteur de factures, B. Braun Medical a commencé très tôt à participer aux tests et a pu fournir de précieux feed-backs, qui ont été immédiatement pris en compte. Ce mode opératoire a permis d’améliorer la qualité en continu. Comme notre clientèle travaille avec des systèmes informatiques et avec des logiciels de facturation différents, beaucoup de tests ont été nécessaires. Il a fallu six mois de mise en œuvre pour aboutir à un lancement réussi, en décembre 2022. Un succès qui a été rendu possible par une collaboration aisée avec PostFinance et avec toutes les clientes et les clients concernés.