E-Rechnung: partnerschaftlich in eine digitale Zukunft

Mehr als 1000 Personen sorgen bei der B. Braun Medical AG in der Schweiz an verschiedenen Standorten dafür, dass der Gesundheitsmarkt mit hochwertigen Produkten versorgt wird. Die Palette des Mutterkonzerns B. Braun, der in 64 Ländern tätig ist, umfasst rund 5000 Produkte. Dazu zählen unter anderem medizinische Materialien, chirurgische Instrumente und Dienstleistungen für Spitäler, Arztpraxen oder die Spitex. Unter dem Leitgedanken «Sharing Expertise» schafft B. Braun wirkungsvolle Lösungen, um Gesundheit zu schützen und das Leben von Menschen nachhaltig zu verbessern – dies im konstruktiven Austausch mit Kunden und Partnern.

Gemeinsam zur besten E-Rechnungs-Lösung

Ihre Erfahrungen und Expertise teilt die B. Braun Medical AG auch partnerschaftlich, wenn es um den Austausch von Rechnungen geht. Sie bietet ihren Kunden nicht nur die Möglichkeit, E-Lieferantenrechnungen zu erhalten, sondern unterstützt diese auch bei der Anbindung ans E-Rechnungssystem, wie Adrian Michel von B. Braun ausführt. Als Business Analyst und Project Manager setzt er sich engagiert für die Automatisierung von Prozessen ein – stets mit dem Fokus auf den End-to-End-Prozess. «Lösungen sind nur dann gut, wenn sie auch für die Kunden stimmen», betont er. Aus diesem Grund holt er die Bedürfnisse der Kunden, die ans System der E-Rechnung angebunden werden wollen, sorgfältig ab und unterstützt sie bei der Umstellung.

Herr Michel, aus welchen Hauptgründen setzt die B. Braun Medical AG bei den Lieferantenrechnungen auf die E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist eine ideale Grundlage, um den kundenseitigen Kreditorenworkflow zu automatisieren und qualitativ zu verbessern. Gleichzeitig sparen sowohl wir als auch der Kunde Zeit, weil die manuelle Rechnungsverarbeitung entfällt. Und nicht zuletzt leisten alle Beteiligten einen Beitrag zur Schonung der Umwelt, da beim Austausch der digitalen E-Rechnung kein Papier benötigt wird.

Seit wann nutzt die B. Braun Medical AG für ihre Lieferantenrechnungen die E-Rechnung?

Bei uns fiel der Startschuss zur E-Rechnung 2004. Damals wurde in Zusammenarbeit mit einem Spital ein erstes Projekt initiiert. Dieses hatte zum Ziel, die gesamte Logistikkette von der Bestellung über die Auftragsbestätigung und Warenlieferung bis hin zur Fakturierung und Bezahlung auf digitaler Basis abzuwickeln. Mit Erfolg: Als Teil des digitalisierten Gesamtprozesses können wir unseren Kunden seit August 2005 die E-Rechnung für unsere Lieferantenrechnungen anbieten. Mittlerweile haben wir viele weitere Kunden, allem voran Spitäler, angebunden.

Nebst der E-Rechnung bieten Sie Ihren Kunden auch eBill an. Für welche Kundengruppen?

Die Option, Rechnungen der B. Braun Medical AG als eBill direkt im E-Banking-Portal zu bezahlen, nutzen insbesondere Apotheken und Zahnarztpraxen. Mit eBill haben sie eine Möglichkeit, die Freigabe ihrer Rechnungen zu automatisieren. Dies, weil bei eBill die relevanten Daten wie Betrag, Zahlungstermin, IBAN und BIC elektronisch erfasst und hinterlegt sind.

Wie viele Prozent Ihrer Lieferantenrechnungen stellen Sie per E-Rechnung aus?

Aktuell stellt die B. Braun Medical AG rund 40 Prozent aller Lieferantenrechnungen als E-Rechnung aus.

Was ist Ihnen bei der Digitalisierung des Rechnungsprozesses mit Fokus auf Ihre Kunden wichtig?

Dass auch unsere Kunden, die nicht über EDI  Unter EDI (Electronic Data Interchange) versteht man den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern. Dies können beispielsweise Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen sein. Die Dokumente werden in Form von strukturierten Daten und ohne manuelle Eingriffe ausgetauscht. bestellen, eine elektronische Lieferantenrechnung erhalten können. Denn bei einigen Kunden ist die automatisierte Bestellübertragung per EDI noch nicht bei allen Geschäftsfällen implementiert. Diesen Kunden übermitteln wir ein standardisiertes XML- und PDF-File mit QR-Code, damit sie ihre eingerichtete Schnittstelle für alle Geschäftsfälle nutzen können. Das übermittelte XML-File können sie für die individuelle Weiterentwicklung der Digitalisierung im Rahmen ihrer Rechnungsverarbeitungsprozesse einsetzen.

Ganz konkret: Wie binden Sie Ihre Kunden ein, damit der E-Rechnungsprozess reibungslos klappt?

Jeder einzelne Kunde stellt eine individuelle Herausforderung dar, insbesondere, weil die Kunden unterschiedliche ERP- und Finanz-Software im Einsatz haben. In einem persönlichen Gespräch gehe ich auf die Bedürfnisse ein und erarbeite eine individuell passende Lösung. In einem anschliessenden Meeting besprechen wir jeweils den Testumfang zur Anbindung und leiten gemeinsam die ersten Massnahmen ein. Nach erfolgreicher Testphase wird ein gegenseitiger Go-Live umgesetzt.

Welche Kunden kommen überhaupt für die E-Rechnung in Frage?

Grundsätzlich ist es wichtig, dass die Kunden die grossen Vorteile der E-Rechnung sehen und bereit sind, in die Automatisation des Rechnungsprozesses zu investieren und in ihren Unternehmen die entsprechenden Schritte vorzunehmen. Die Anbindung an die E-Rechnung bedingt einen gewissen Initialaufwand und die Bereitschaft, die Details und den Testumfang mit uns als Lieferant zu klären. Sie gelingt umso reibungsloser, je besser die Zusammenarbeit und das gegenseitige Verständnis ist.

Welche Tipps können Sie anderen Unternehmen zum Thema E-Rechnung auf den Weg geben?

Als Ausgangsbasis zur Digitalisierung der Prozesse sollte jedes Unternehmen zuerst alle betroffenen Daten und Prozesse analysieren und eine gute Grundlage mit hoher Datenqualität und -quantität erarbeiten. Erst so wird es ermöglicht, dass sämtliche Rechnungsprozesse störungsfrei und «touchless» abgewickelt werden können. In einem weiteren Schritt gilt es, alle Prozesse zu eruieren, die die E-Rechnung tangieren. Beim Rechnungssteller betrifft dies die Prozesse der Auftragsabwicklung inkl. Rechnungsstellung, der Generierung von standardisierten Rechnungsdaten und der elektronischen Rechnungsübertragung an das E-Rechnungsportal von PostFinance. Beim Rechnungsempfänger sind die Workflowprozesse für die automatisierte Genehmigung der Kreditorenrechnungen sowie für die automatisierte Kostenkontierung und Zahlungsfreigabe betroffen. Dabei ist eine End-to-End-Betrachtung eine wichtige und nachhaltige Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung.

Inwiefern?

Man kann sich dies vorstellen wie ein funktionierendes Getriebe, bei dem im Hinblick auf eine Optimierung ein Zahnrad durch eine kostengünstigere Variante mit leicht unterschiedlichen Massen ersetzt wird. Während bislang sämtliche Zahnräder zueinander passten und ineinandergriffen, quietscht das Getriebe nach dem Einsatz des neuen Zahnrads und nimmt Schaden. Um eine solche Situation zu verhindern, benötigt es eine End-to End-Prozessbetrachtung. Ein komplettes System kann nur optimiert werden, indem man gut abgestimmte Prozessketten gestaltet. Das Aufbrechen von Datensilos ist eine wichtige Voraussetzung dafür.

Sie haben von Paynet zu PostFinance umgestellt: Welche Erfahrungen haben Sie bei der Umstellung gemacht?

In der Anfangsphase der Ablösung bestanden Unsicherheiten in Bezug auf den Umsetzungsplan, die gemeinsam schnell geklärt werden konnten. Die Implementierungsphase war sehr gut organisiert. B. Braun Medical war als Rechnungssteller schon früh an den Tests beteiligt und konnte auch wertvolle Feedbacks geben, die umgehend umgesetzt wurden. Auf diese Weise konnte die Qualität stetig verbessert werden. Da unsere Kunden mit unterschiedlichen EDV und Rechnungssystemen arbeiten, benötigte es sehr viele Tests, sodass die Umstellung über ein halbes Jahr dauerte bis zum erfolgreichen Go-Live im Dezember 2022. Möglich war dies dank der unkomplizierten Zusammenarbeit mit PostFinance und allen involvierten Kunden.