E-fattura: insieme verso un futuro digitale

Con più di 1000 persone operative in diversi sedi dislocate in Svizzera, la B. Braun Medical AG fornisce prodotti di alta qualità al mercato sanitario. L’assortimento della società madre B. Braun, attiva in 64 paesi, comprende circa 5000 prodotti tra cui dispositivi medici, strumenti chirurgici e servizi per ospedali, studi medici e organizzazioni di assistenza e cura a domicilio. All’insegna del motto «sharing expertise», B. Braun sviluppa soluzioni efficaci per proteggere la salute e migliorare in modo duraturo la vita delle persone, coltivando un dialogo costruttivo con clienti e partner.

Insieme verso la soluzione migliore per l’e-fattura

In un’ottica di cooperazione, la B. Braun Medical AG è lieta di condividere le sue esperienze e competenze anche nell’ambito dello scambio di fatture. In questo contesto, oltre a offrire alla sua clientela la possibilità di ricevere e-fatture fornitore, offre assistenza nella procedura di collegamento al sistema di fatturazione elettronica, come ci spiega Adrian Michel di B. Braun. In qualità di business analyst e project manager, quest’ultimo si adopera per automatizzare i processi, senza mai perdere di vista l’aspetto end-to-end. «Le soluzioni sono efficaci solo se funzionano anche per la clientela», sottolinea. Per questo, analizza accuratamente le esigenze dei clienti che desiderano essere collegati al sistema dell’e-fattura, accompagnandoli nell’implementazione.

Signor Michel, quali sono i principali motivi che hanno spinto B. Braun Medical AG a puntare sull’e-fattura fornitore?

L’e-fattura è una base ideale per automatizzare il workflow fatture sul lato cliente e migliorarne la qualità. Allo stesso tempo, venendo meno l’elaborazione manuale, risparmiamo tempo sia noi sia la clientela. E, non da ultimo, tutte le parti coinvolte contribuiscono alla salvaguardia dell’ambiente, in quanto lo scambio di e-fatture non richiede l’impiego di carta.

Da quando la B. Braun Medical AG usa l’e-fattura fornitore?

Abbiamo iniziato nel 2004 in occasione di un primo progetto avviato in collaborazione con un ospedale con lo scopo di digitalizzare l’intera catena logistica, dall’ordinazione fino alla fatturazione e al pagamento, passando per la conferma dell’ordine e la consegna della merce. E devo dire che ci siamo riusciti: come parte del processo globale digitalizzato, infatti, da agosto 2005 siamo in grado di offrire alla nostra clientela fatture fornitore in formato elettronico. Inoltre, nel frattempo si sono aggiunti molti altri clienti, soprattutto ospedali.

Oltre all’e-fattura, alla vostra clientela offrite anche eBill. Per quali categorie lo fate?

L’opzione di pagare le fatture della B. Braun Medical AG come eBill direttamente nel portale di e-banking è usata in particolare da farmacie e studi dentistici. Con eBill, queste strutture hanno la possibilità di automatizzare la procedura di autorizzazione delle fatture in quanto i dati rilevanti, come importo, termine di pagamento, IBAN e BIC sono inseriti e registrati elettronicamente.

Qual è la percentuale di fatture fornitore che emettete come e-fattura?

Attualmente la B. Braun Medical AG emette circa il 40% delle sue fatture fornitore in modalità e-fattura.

Cosa ritiene importante nella digitalizzazione di un processo di fatturazione orientato alla clientela?

Che anche i nostri clienti che non ordinano tramite EDI  Per EDI (Electronic Data Interchange) si intende lo scambio elettronico di documenti commerciali tra partner, come ad es. ordini, bollettini di consegna e fatture, che vengono trasmessi sotto forma di dati strutturati senza necessità di intervento manuale. possano ricevere una fattura elettronica. Alcuni clienti, infatti, non hanno ancora implementato la trasmissione automatizzata degli ordini tramite EDI per tutti i casi commerciali. Pertanto, trasmettiamo loro un file XML e PDF standardizzato con codice QR, in modo che possano utilizzare la loro interfaccia per tutti i casi commerciali. Il file XML trasmesso può essere usato per l’ulteriore sviluppo della digitalizzazione nel quadro dei processi interni di elaborazione delle fatture.

In concreto: come fa a coinvolgere la clientela affinché il processo di fatturazione elettronica proceda senza intoppi?

Ogni singolo cliente rappresenta una sfida a sé, soprattutto perché i clienti utilizzano software ERP e finanziari diversi. Nel corso di un colloquio personale, analizzo le esigenze ed elaboro una soluzione individuale adatta. In un incontro successivo, discutiamo la portata del test per il collegamento e avviamo insieme le prime misure. Una volta conclusa positivamente la fase di test viene lanciato un Go-Live reciproco.

Per quali clienti è adatta l’e-fattura?

In linea di principio è importante che la clientela riconosca i grandi vantaggi dell’e-fattura e sia disposta a investire nell’automazione del processo di fatturazione e a compiere i passi necessari all’interno della propria azienda. Il collegamento a un sistema di questo tipo richiede un certo onere iniziale, oltre alla disponibilità a chiarire i dettagli e la portata del test con noi come fornitore. Maggiore è la collaborazione e la comprensione reciproca, meglio funzionerà il processo.

Quali consigli si sente di dare ad altre aziende sul tema dell’e-fattura?

Come punto di partenza per la digitalizzazione dei processi, ogni azienda dovrebbe innanzitutto analizzare tutti i dati e i processi interessati e sviluppare una buona base con un’elevata qualità e quantità di dati. Solo così si garantisce che tutti i processi di fatturazione possano essere gestiti senza problemi e in modalità «touchless». Il passo successivo consiste nell’identificare tutti i processi che rientrano nella fatturazione elettronica. Per l’emittente della fattura, si tratta dei processi di elaborazione dell’ordine, compresa la fatturazione, la generazione di dati di fatturazione standardizzati e la trasmissione elettronica delle fatture al portale e-fattura di PostFinance. Per quanto concerne il destinatario della fattura, sono interessati i processi del workflow per l’approvazione automatizzata delle fatture creditori, nonché per la contabilizzazione dei costi e l’autorizzazione del pagamento in modalità automatica. In tal senso, una visione end-to-end è un prerequisito fondamentale per il successo a lungo termine dell’implementazione.

In che senso?

Immaginiamo un meccanismo ben funzionante in cui, in un’ottica di ottimizzazione, un ingranaggio viene sostituito da una variante meno costosa con dimensioni leggermente diverse. Mentre fino ad ora tutti gli ingranaggi si incastravano alla perfezione, dopo l’inserimento del nuovo elemento il meccanismo cigola e finirà per danneggiarsi. Per evitare una situazione simile è necessaria una visione end-to-end del processo. L’unico modo per ottimizzare un sistema completo, infatti, è predisporre catene di processo ben coordinate tra loro e l’eliminazione di comparti di dati è un presupposto importante per riuscirci.

Siete passati da Paynet a PostFinance: quali esperienze avete fatto durante la conversione?

Nella fase iniziale della conversione ci sono state alcune incertezze relative al piano di attuazione che sono state rapidamente chiarite insieme. La fase di implementazione ha potuto contare su un’ottima organizzazione. In qualità di emittente di fatture, B. Braun Medical è stata coinvolta nei test fin dal primo momento, potendo fornire anche feedback preziosi a cui è stato dato immediatamente seguito. In questo modo è stato possibile migliorare costantemente la qualità. Poiché i nostri clienti lavorano con sistemi EED e di fatturazione diversi, sono stati necessari molti test, tanto che la conversione ha richiesto più di sei mesi prima di arrivare al Go-Live a dicembre 2022. Questo è stato possibile grazie all’ottima collaborazione con PostFinance e con tutti i clienti coinvolti.