E-facture: comment l’Hôpital universitaire de Bâle raccorde ses fournisseurs

L’Hôpital universitaire de Bâle est l’un des plus importants centres médicaux de Suisse et l’un des principaux employeurs du nord-ouest du pays. Quelque 8000 collaboratrices et collaborateurs de 84 nationalités différentes y assurent le suivi médical de plus d’un million de personnes. Des processus bien rodés sont un prérequis essentiel pour garantir un niveau de qualité maximal aussi bien à la patientèle qu’au personnel, et ce pas seulement dans les salles d’opération, les services et la recherche médicale. Dans le domaine des finances également, les workflows se doivent d’être excellents. L’e-facture B2B en est un parfait exemple.

Interview consacrée à la réception des e-factures avec l’expert Etienne Barriopedro de l’Hôpital universitaire de Bâle.

L’Hôpital universitaire de Bâle a introduit l’e-facture pour la réception des factures fournisseurs en 2004 déjà, ceci notamment afin d’exploiter de manière systématique et rentable le potentiel des technologies de l’information. Etienne Barriopedro est responsable de la comptabilité créanciers de l’Hôpital universitaire de Bâle. Il explique dans cette interview pourquoi le raccordement des fournisseurs est une tâche particulièrement importante et comment l’Hôpital universitaire de Bâle relève ce défi.

Les fournisseurs jouent un rôle particulièrement important dans l’introduction de la réception des e-factures. Comment l’Hôpital universitaire de Bâle a-t-il procédé?

Nous avons introduit l’e-facture auprès de nos fournisseurs par petites étapes, sans tout révolutionner du jour au lendemain. Nous avons d’abord raccordé les fournisseurs représentant les plus gros volumes afin de pouvoir profiter rapidement des avantages de la réception électronique des factures. Il était également primordial de veiller à la qualité des factures fournisseurs, notamment en ce qui concerne l’indication systématique du numéro de commande ou la suppression des factures partielles.

Plus les fournisseurs sont nombreux à utiliser l’e-facture, plus ses avantages sont tangibles pour l’ensemble des parties concernées. Que faites-vous pour inciter progressivement vos fournisseurs à adopter l’e-facture?

Nous exigeons systématiquement l’e-facture de nos fournisseurs et avons adapté en conséquence nos conditions d’appel d’offres et nos conditions générales. Chez nous, l’e-facture fait donc toujours partie des négociations contractuelles. Pour soutenir cette démarche, nous informons nos fournisseurs des avantages que leur offre l’e-facture: une facture électronique ne peut être égarée ni perdue et son statut peut être vérifié et tracé à tout moment. Notre objectif est de traiter 80% des factures fournisseurs liées à une commande sous forme d’e-facture. Actuellement, nous sommes autour de 65%.

Qui se charge du raccordement des fournisseurs au sein de l’Hôpital universitaire de Bâle?

Chez nous, cette tâche est assurée par un service central qui a une vue d’ensemble des achats et des créanciers. Il est chargé de se mettre en relation avec les fournisseurs à raccorder, d’établir le contact entre ces derniers et PostFinance, notre prestataire d’e-factures, et de les accompagner étroitement lors des tests. La responsabilité du raccordement des fournisseurs incombe au responsable de la comptabilité créanciers, lequel poursuit les objectifs clairement définis par notre directeur financier.

Selon quels critères définissez-vous l’ordre de raccordement des fournisseurs?

À l’heure actuelle, nous ciblons les fournisseurs en fonction du nombre de factures. Bien entendu, nous intégrons aussi volontiers tout fournisseur qui dispose déjà d’une interface avec un autre hôpital ou une autre entreprise. Ou bien nous demandons explicitement aux fournisseurs dans quelle mesure il est possible de passer à l’e-facture. Les tables rondes de PostFinance constituent une plateforme importante pour repérer les fournisseurs pour lesquels l’e-facture est envisageable. Elles sont l’occasion d’échanger avec des représentantes et des représentants du même secteur sur les possibilités d’interconnexion entre les hôpitaux et les fournisseurs.

Comment aidez-vous vos fournisseurs à passer à l’e-facture?

Dans le courrier que nous adressons aux fournisseurs, nous leur décrivons notre demande dans les grandes lignes et leur demandons de contacter PostFinance. PostFinance dispose d’un support technique qui aide les fournisseurs à mettre en œuvre l’interface. À partir de la phase de test, nous prenons le lead pour le déroulement des cas de tests jusqu’à la mise en production.

Quels sont les fournisseurs pour lesquels le raccordement est plus facile ou plus difficile?

Cela dépend principalement de la variante de l’eInvoicing, autrement dit s’il s’agit de l’e-facture ou de l’e-facture light, et des données fournies par le fournisseur, à savoir si les données sont complètes et contiennent les informations nécessaires telles que le numéro de commande, le numéro de bulletin de livraison, le taux de TVA, etc.

Quels conseils pouvez-vous donner aux autres entreprises qui souhaitent raccorder leurs fournisseurs à l’e-facture?

Un processus d’onboarding simple et efficace pour les fournisseurs est la clé de la réussite. Au début, nous avions mis en place une sorte de check-list pour vérifier que nous demandions bien toutes les informations nécessaires aux fournisseurs et que nous n’occultions aucun point important. Entre-temps, le processus est si bien rodé que la check-list est devenue superflue. L’onboarding représente un travail considérable, mais celui-ci s’avère payant. Il est également primordial de veiller à ce que la communication soit continue et à ce que les parties concernées soient motivées. Une feuille de route avec la liste des statuts par fournisseur et par volume est ici très utile. 

Quels sont les principaux avantages liés à la réception d’e-factures pour l’Hôpital universitaire de Bâle?

Nous utilisons moins de matériel et de ressources, dans la mesure où nous économisons du papier à lettres et des enveloppes, et où les transports internes et externes ainsi que les phases de scannage et de validation sont supprimés. Nous profitons de processus optimisés puisque nous enregistrons directement les factures dans notre système ERP sans rupture de média. Certaines étapes de travail comme le transport interne des factures ou l’ouverture, le scannage et la validation des factures papier ou e-mail ne sont plus nécessaires, ce qui réduit considérablement les délais d’exécution. Enfin, la réception des e-factures impacte également la satisfaction des fournisseurs, car la rapidité de traitement leur permet de recevoir leur argent conformément au délai de paiement et les justificatifs ne peuvent plus se perdre.

Le raccordement de l’e-facture au système ERP est-il simple ou difficile?

Aujourd’hui, les solutions ERP établies sur le marché disposent systématiquement d’une interface pour l’e-facture. Seuls les paramètres doivent être réglés individuellement. D’un point de vue système, le raccordement ne représente donc pas un gros défi en règle générale. D’un point de vue processus par contre, il est impératif que l’entreprise dispose déjà d’un workflow de facturation fonctionnel qui puisse être dématérialisé. 

Quels ont été les principaux défis lors de l’introduction de la réception des e-factures en ce qui concerne les processus internes?

Pour profiter au maximum de l’automatisation lors de la réception des factures, nous avons au préalable augmenter la part de factures liées à une commande, c’est-à-dire de factures qui découlent d’une commande.

Quelles fonctions ont participé à l’introduction de la réception électronique des factures?

Nos départements des achats, de la comptabilité et de l’informatique ainsi que PostFinance ont été impliqués et ont tous collaboré de manière constructive, avec des responsabilités clairement définies.

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