E-Rechnung: So bindet das Unispital Basel die Lieferanten an

Das Universitätsspital Basel ist eines der führenden medizinischen Zentren der Schweiz und einer der grössten Arbeitgeber der Nordwestschweiz. Rund 8000 Mitarbeitende aus 84 Nationen sorgen für die medizinische Betreuung von über einer Million Menschen. Eine wichtige Voraussetzung, um höchste Qualität für Patient:innen und Mitarbeiter:innen zu gewährleisten, sind eingespielte Prozesse – und zwar nicht nur in den Operationssälen, auf den Abteilungen und in der medizinischen Forschung. Auch bei den Finanzen gilt der Anspruch auf exzellente Workflows. Ein Beispiel dafür ist die E-Rechnung B2B.

Experteninterview zum E-Rechnungsempfang mit Etienne Barriopedro vom Universitätsspital Basel

Bereits im Jahr 2004 hat das Universitätsspital Basel für den Empfang von Lieferantenrechnungen die E-Rechnung eingeführt – dies unter anderem, um das Potenzial der Informationstechnologie konsequent und gewinnbringend zu nutzen. Etienne Barriopedro ist Leiter der Kreditorenbuchhaltung des Universitätsspitals Basel und erklärt im Interview, warum die Anbindung der Lieferanten eine besonders wichtige Aufgabe ist und wie das Universitätsspital Basel diese Herausforderung meistert.

Bei der Einführung des E-Rechnungsempfangs spielen die Lieferanten eine besonders wichtige Rolle. Wie ist das Universitätsspital Basel vorgegangen?

Wir führten die E-Rechnung bei unseren Lieferanten in kleinen Schritten ein – ohne Big Bang. Dabei banden wir die volumenstarken Lieferanten zuerst an, damit wir schnell von den Vorteilen des E-Rechnungsempfangs profitieren konnten. Besonders wichtig war es auch, die Qualität der Lieferantenrechnungen sicherzustellen, insbesondere was die konsequente Angabe der Bestellnummer oder die Vermeidung von Teilrechnungen anging.

Je mehr Lieferanten die E-Rechnung nutzen, desto besser kommen deren Vorteile für alle Beteiligten zum Tragen. Was tun Sie, um Ihre Lieferanten nach und nach auf die E-Rechnung zu bringen?

Wir fordern die E-Rechnung bei unseren Lieferanten konsequent ein und haben entsprechend unsere Ausschreibungsbedingungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen angepasst. Die E-Rechnung ist bei uns somit immer auch Teil der Vertragsverhandlungen. Unterstützend kommunizieren wir unseren Lieferanten die Vorteile, die Ihnen die E-Rechnung bringt: Eine E-Rechnung kann weder verlegt werden, noch verloren gehen und der Rechnungsstatus kann jederzeit überprüft und rückverfolgt werden. Unser Ziel ist es, 80 Prozent der bestellbezogenen Lieferantenrechnungen als E-Rechnung abzuwickeln. Aktuell liegen wir bei rund 65 Prozent.

Wer kümmert sich beim Universitätsspital Basel um die Anbindung der Lieferanten?

Diese Aufgabe übernimmt bei uns eine zentrale Stelle, die die Übersicht beim Einkauf und den Kreditoren hat. Sie ist dafür zuständig, sich mit den anzubindenden Lieferanten in Verbindung zu setzen, den Kontakt zwischen ihnen und PostFinance als E-Rechnungs-Provider herzustellen und sie beim Testing eng zu betreuen. Die Verantwortung der Lieferantenanbindung obliegt wiederum dem Leiter der Kreditorenbuchhaltung, der die klar gesetzten Ziele unseres Finanzchefs verfolgt. 

Nach welchen Kriterien legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Lieferanten angebunden werden?

Aktuell gehen wir die Lieferanten nach Anzahl Rechnungen an. Zusätzlich binden wir natürlich auch gerne jeden Lieferanten an, der zu einem anderen Spital oder einem anderen Unternehmen bereits eine Schnittstelle hat. Oder wir fragen bei den Lieferanten explizit nach, inwieweit es möglich ist, auf die E-Rechnung umzustellen. Eine wichtige Plattform, um Lieferanten ausfindig zu machen, bei denen die E-Rechnung in Frage kommt, sind die Roundtables bei PostFinance. Hier tauschen wir uns mit Vertreter:innen derselben Branche über Vernetzungsmöglichkeiten zwischen Spitälern und Lieferanten aus.

Wie unterstützen Sie Ihre Lieferanten bei der Umstellung auf die E-Rechnung?

In unserem Anschreibe-Mail umreissen wir unser Anliegen in groben Zügen und bitten die Lieferanten darum, PostFinance zu kontaktieren. PostFinance verfügt über einen technischen Support, der die Lieferanten bei der Implementierung der Schnittstelle unterstützt. Ab dem Testing übernehmen wir den Lead zur Abwicklung der Testfälle bis zur Produktivsetzung.

Bei welchen Lieferanten ist die Anbindung einfacher bzw. schwieriger?

Dies hängt primär von der Variante des eInvoicing ab– also ob es sich um die E-Rechnung oder die E-Rechnung light handelt – und ob der Lieferant die Datensätze vollständig mit den notwendigen Angaben wie Bestellnummer, Lieferscheinnummer, MWST-Satz usw. einliefert.

Welche Tipps können Sie anderen Unternehmen mit auf den Weg geben, die ihre Lieferanten an die E-Rechnung anbinden wollen?

Ein einfacher und effektiver Onboarding-Prozess für die Lieferanten ist der Schlüssel zum Erfolg. Anfänglich haben wir dazu eine Art Checkliste geführt, um sicherzustellen, dass wir beim Lieferanten alle notwendigen Informationen abfragen und alle wichtigen Punkte beachten. Mittlerweile ist dieser Prozess so gut eingespielt, dass wir die Checkliste nicht mehr benötigen. Das Onboarding bringt viel Aufwand mit sich, der sich aber lohnt. Sehr wichtig sind auch eine kontinuierliche Kommunikation und die Motivation aller Beteiligten. Eine Roadmap mit Statusliste pro Lieferant und Volumen hilft dabei sehr.

Was sind die wichtigsten Vorteile des E-Rechnungsempfangs für das Universitätsspital Basel?

Wir verbrauchen weniger Material und Ressourcen, da wir Briefpapier und Couverts einsparen und da sowohl interne und externe Transportwege als auch das Scanning und die Validierung wegfallen. Wir profitieren von optimierten Abläufen, da wir die Rechnungen ohne Medienbruch direkt in unser ERP einbuchen. Bisherige Arbeitsschritte wie der interne Transport von Rechnungen oder das Öffnen, Scannen und Validieren von Papier- oder E-Mail-Rechnungen sind nicht mehr notwendig, was die Durchlaufzeiten wesentlich verkürzt. Nicht zuletzt beeinflusst der E-Rechnungsempfang auch die Zufriedenheit der Lieferanten, da sie dank der rascheren Abwicklung ihr Geld gemäss Zahlungsziel erhalten und keine Belege mehr verloren gehen können.  

Wie einfach bzw. schwierig ist die Anbindung der E-Rechnung an das ERP-System?

Heute verfügen die auf dem Markt etablierten ERP-Lösungen standardmässig über eine Schnittstelle für die E-Rechnung. Einzig die Parameter müssen jeweils individuell eingestellt werden. Auf Systemseite stellt die Anbindung deshalb in der Regel keine grosse Herausforderung dar. Was aber auf Prozessseite als Voraussetzung zwingend ist: Es braucht im Unternehmen einen vorhandenen funktionierenden Rechnungs-Workflow, der digitalisiert werden kann.

Was waren die grössten Herausforderungen bei der Einführung des E-Rechnungsempfangs bezüglich der internen Prozesse?

Um beim Rechnungsempfang möglichst gut von der Automatisierung zu profitieren, haben wir vorgängig den Anteil an bestellbezogenen Rechnungen – also Rechnungen, die auf einer Bestellung beruhen – erhöht. 

Welche Funktionen waren bei der Einführung des E-Rechnungsempfangs beteiligt?

Involviert waren unser Einkauf, unsere Buchhaltung und unsere IT-Abteilung sowie PostFinance, die alle konstruktiv und mit klar definierten Verantwortlichkeiten zusammengearbeitet haben. 

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