E-fattura: come funziona il collegamento tra l’Ospedale universitario di Basilea e i suoi fornitori?

L’Ospedale universitario di Basilea è uno dei principali centri medici in Svizzera e uno dei maggiori datori di lavoro della Svizzera nordoccidentale. Circa 8000 collaboratori e collaboratrici di 84 diverse nazionalità forniscono assistenza medica a oltre un milione di persone. Per garantire la massima qualità a pazienti e personale servono processi perfettamente funzionanti, e non soltanto in sala operatoria, nei reparti e quando si fa ricerca. Anche in ambito finanziario, si punta ad avere workflow impeccabili, ad esempio utilizzando la fatturazien elettronica B2B.

Intervista all’esperto Etienne Barriopedro dell’Ospedale universitario di Basilea sulla ricezione delle fatture elettroniche

L’Ospedale universitario di Basilea ha introdotto la fattura elettronica per i pagamenti ai fornitori già nel 2004, con lo scopo, tra l’altro, di sfruttare il potenziale della tecnologia dell’informazione in modo sistematico e redditizio. Etienne Barriopedro, responsabile della contabilità creditori presso l’Ospedale universitario di Basilea, spiega in un’intervista perché sia così importante coinvolgere i fornitori e come la sua azienda ospedaliera affronta questa sfida.

I fornitori hanno un ruolo determinante nell’introduzione della fatturazione elettronica. Come ha proceduto l’Ospedale universitario di Basilea?

Abbiamo introdotto la fatturazione elettronica tra i nostri fornitori progressivamente e senza bruciare le tappe. I primi ad essere coinvolti in questo progetto sono stati i grandi fornitori, in modo da poter beneficiare rapidamente dei vantaggi della ricezione di fatture elettroniche. È stato particolarmente importante che la qualità delle fatture ricevute dai fornitori fosse elevata, soprattutto per una questione di coerenza relativa all’indicazione del numero d’ordine o per evitare fatture parziali.

Maggiore è l’utilizzo della fatturazione elettronica da parte dei fornitori, maggiori sono i benefici per tutte le parti interessate. Cosa state facendo per convincere gradualmente i vostri fornitori a utilizzare la fatturazione elettronica?

Ai nostri fornitori, richiediamo di adottare in modo sistematico il sistema di fatturazione elettronica. Pertanto, abbiamo modificato le disposizioni nei nostri bandi di appalto e le condizioni generali. La e-fattura è quindi sempre parte integrante della negoziazione contrattuale. Supportiamo i nostri fornitori illustrando loro i vantaggi della fatturazione elettronica: una fattura elettronica non può essere smarrita e il suo stato può essere verificato e rintracciato in qualsiasi momento. Il nostro obiettivo è di ricevere dai fornitori in via elettronica l’80% delle fatture legate a nostri ordini. Attualmente siamo, all’incirca, intorno al 65%.

Chi si occupa del collegamento tra fornitori e Ospedale universitario di Basilea?

Questo compito è svolto da un ufficio centrale che ha una visione d’insieme degli acquisti e dei creditori. Deve contattare i fornitori, metterli in contatto con PostFinance in quando provider di e-fatture e fornire loro assistenza durante i test. La resposabilità del coinvolgimento e collegamento dei fornitori spetta invece al responsabile della contabilità creditori, che a sua volta persegue gli obiettivi chiaramente definiti dal nostro capo delle finanze.

Quali criteri avete stabilito per determinare l’ordine con cui collegare i fornitori?

Attualmente, ci rivolgiamo ai fornitori in base al numero di fatture. Naturalmente, colleghiamo volentieri anche i fornitori che sono già registrati su un’interfaccia di un altro ospedale o azienda. Oppure chiediamo esplicitamente ai fornitori in che misura sarebbero aperti a passare al sistema di fatturazione elettronica. Le tavole rotonde di PostFinance sono una piattaforma importante per trovare fornitori che sono potenzialmente interessati alla fatturazione elettronica. In questo portale discutiamo, con rappresentanti del settore, delle opportunità di networking tra ospedali e fornitori.

Che tipo di supporto date ai vostri fornitori nel passaggio alla fatturazione elettronica?

Nella nostra lettera d’accompagnamento illustriamo a grandi linee la nostra richiesta in termini generali e preghiamo i fornitori di contattare PostFinance. PostFinance dispone di una squadra di supporto tecnico che assiste i fornitori nell’implementazione dell’interfaccia. A partire dalla fase di testing il lead passa a noi per lo svolgimento dei test e l’attivazione vera e propria.

Con quali fornitori la connessione risulta essere più facile o più difficile?

Dipende principalmente dalla variante di elnvoicing – ovvero, se si tratta di una fattura elettronica o di una fattura elettronica light – e se il fornitore invia informazioni complete dei dettagli necessari: il numero di riferimento dell’ordine, il numero della bolla di consegna, l’aliquota IVA ecc. 

Quali consigli può dare ad altre aziende che vogliono collegare i propri fornitori ad un sistema di fatturazione elettronica?

Un processo di onboarding semplice ed efficace per i fornitori è la chiave del successo. Come primo approccio, abbiamo tenuto una sorta di lista di controllo per assicurarci di chiedere ai fornitori tutte le informazioni necessarie e non scordarci di considerare i punti fondamentali. Nel frattempo, questo processo di onboarding ha raggiunto un grado tale di affidabilità che non abbiamo più bisogno della lista di controllo. L’onboarding richiede molto impegno, ma ne vale la pena. Altri fattori essenziali sono una comunicazione continua e la motivazione di tutte le parti in causa. Tenere una roadmap con un elenco dello stato di avanzamento per ogni fornitore e volume dei dati è un valido aiuto.

Quali sono i vantaggi più importanti del metodo di e-fatturazione per l’Ospedale universitario di Basilea?

Siccome risparmiamo sulla carta da lettere e sulle buste e – dal momento che non sono più necessari i percorsi di trasporto interni ed esterni, la scansione e la validazione – utilizziamo meno materiale e risorse. I processi sono ottimizzati poiché le fatture vengono inserite direttamente nel nostro sistema ERP senza interruzioni mediali. Alcune fasi di lavoro, come il trasporto interno delle fatture o l’apertura, la scansione e la convalida delle fatture cartacee o ricevute tramite e-mail, non sono più necessarie. Il risultato è una sensibile riduzione dei tempi di esecuzione. Infine, ma non meno importante, la ricezione delle fatture elettroniche è un importante aspetto che influenza il livello di soddisfazione dei fornitori, che ricevono i loro soldi in tempo e non possono più perdere le ricevute.

Quanto è complesso collegare la fattura elettronica al sistema ERP?

Oggi le soluzioni ERP presenti sul mercato dispongono di un’interfaccia predefinita per la fatturazione elettronica. Solo i parametri devono essere impostati singolarmente. In genere, dal punto di vista del sistema, il collegamento non presenta particolari difficoltà, mentre dal punto di vista procedurale, è indispensabile che l’azienda disponga di un workflow di fatturazione funzionante che possa essere digitalizzato.

Quali sono state le sfide più ostiche, da una prospettiva interna dei processi, durante l’introduzione del sistema di ricezione elettronica delle fatture?

Per trarre il massimo vantaggio dall’automatizzazione della ricezione delle fatture, abbiamo preventivamente aumentato la percentuale delle fatture legate a degli ordini fatti da noi.

Quali reparti sono stati coinvolti nell’introduzione del sistema di ricezione elettronica delle fatture?

Il nostro reparto acquisti, la contabilità, il reparto IT e PostFinance hanno collaborato in modo costruttivo e con le rispettive responsabilità definite in modo chiaro.

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