Comment BWT AQUA AG dématérialise ses processus d’affaires et de facturation

Dématérialiser les processus avec stratégie

La transformation numérique est et reste donc un thème prioritaire chez BWT AQUA AG. «Nous poursuivons notre stratégie numérique avec constance et détermination. Concrètement, cela signifie que nous déterminons les domaines qu’il serait judicieux de passer au numérique et décidons des processus à dématérialiser selon le principe coûts/bénéfices. Mais les besoins de notre clientèle sont également un indicateur important.» Celle-ci est d’ailleurs composée aussi bien de ménages privés que d’hôpitaux, d’entreprises commerciales et industrielles, d’entreprises pharmaceutiques et de biotechnologie ou encore d’hôtels, de communes et de villes. En effet, on retrouve les solutions de BWT partout où des produits innovants autour de l’eau et de son traitement sont nécessaires, par exemple sous la forme de fontaines à eau, d’adoucisseurs, d’eau pure et ultrapure ou d’appareils d’osmose inverse. Pour le responsable ICT de l’entreprise, tout projet de dématérialisation nécessite une bonne préparation afin que le succès soit au rendez-vous. «Pour pouvoir mettre en œuvre un processus numérique, il est absolument indispensable que les données soient nettoyées et le personnel formé. Et les questions concernant la sécurité des données et la protection des données personnelles doivent, elles aussi, être soigneusement clarifiées en amont.» Lorsque Ulrich Landthaler se projette dans l’avenir, il est convaincu que «le recours à l’IA va constituer un nouveau jalon dans la transformation numérique.»

Le numérique au service des processus de facturation

BWT AQUA AG a également dématérialisé la quasi-totalité des processus débiteurs. D’une part, en introduisant les factures électroniques. L’entreprise envoie à sa clientèle, lorsque cela est possible, des factures structurées sous forme numérique avec eBill ou l’e-facture B2B depuis son système ERP directement vers l’e-banking ou le logiciel des destinataires. D’autre part, en dématérialisant au maximum son processus d’envoi des factures papier grâce à l’utilisation de Paper Bill. Dans le cadre de cette prestation, PostFinance se charge de l’ensemble de l’impression et de l’envoi des factures papier ainsi que de la gestion des retours. Une solution on ne peut plus numérique pour BWT AQUA AG, puisque l’entreprise n’a plus qu’à livrer ses données de facturation, par voie électronique et via la même interface que pour les factures structurées sous forme numérique. Les étapes manuelles sont, quant à elles, complètement supprimées. Comme de nombreuses autres entreprises du pays, BWT AQUA AG continue d’expédier la grande majorité de ses factures, c’est-à-dire entre 80 et 85%, au format papier. «En plus du passage aux factures structurées sous forme numérique, l’externalisation de l’impression et de l’envoi des factures papier a représenté une étape importante dans la réorganisation de notre facturation. Cela a contribué à optimiser les processus de travail», selon Ulrich Landthaler. Dans un futur proche, BWT AQUA AG prévoit de dématérialiser également ses processus créditeurs via l’interface numérique de PostFinance.

Pourquoi BWT AQUA AG a-t-elle opté pour Paper Bill?

Cela nous permet d’une part d’améliorer l’efficacité de nos processus, d’autre part de répondre aux souhaits de notre clientèle, qui continue à privilégier les factures papier. Enfin, cette démarche s’inscrit dans notre stratégie d’entreprise, qui consiste à moderniser et à optimiser en permanence les processus et les workflows, avec à la clé l’avantage de pouvoir nous concentrer sur nos compétences clés.

Sur quelle base BWT AQUA AG a-t-elle décidé de confier cette prestation à PostFinance?

Dès le début, nous avons trouvé l’idée de pouvoir externaliser l’envoi et l’impression de nos factures papier auprès de spécialistes intéressante. Un calcul coûts/bénéfices nous a ensuite apporté la certitude qu’il s’agissait de la meilleure solution d’un point de vue économique. 

Quels avantages l’externalisation des factures papier apporte-t-elle?

Paper Bill permet d’utiliser plus efficacement les ressources, il minimise en outre les erreurs et garantit un meilleur suivi ainsi qu’une plus grande transparence. 

Comment avez-vous vécu la collaboration avec PostFinance lors de la mise en place de Paper Bill?

La collaboration avec PostFinance a toujours été constructive et menée dans un esprit de partenariat. Les solutions aux différents défis et problématiques ont la plupart du temps été trouvées en équipe et nous avons toujours pu compter sur le soutien de PostFinance. 

Dématérialiser entièrement les processus de facturation

Pour les entreprises comme BWT AQUA AG qui souhaitent dématérialiser complètement leurs processus de facturation, PostFinance propose une solution d’Output Management complète et d’un seul tenant.

Les émetteurs de factures livrent leur données de facturation sous forme structurée à PostFinance par voie électronique via une interface sécurisée. Sur la base des fichiers livrés, PostFinance identifie le mode de transmission souhaité des factures aux destinataires finaux:
eBill, e-facture B2B ou facture papier envoyée physiquement par courrier.

De l’impression et de l’expédition aux retours

L’introduction de Paper Bill permet de dématérialiser très tôt les processus de facturation de la clientèle, y compris en ce qui concerne l’envoi physique des factures. Avec l’aide d’un partenaire d’impression, PostFinance coordonne l’impression le jour même, la mise sous pli ainsi que la remise des envois à la Poste. Toutes les étapes du processus font l’objet d’un compte-rendu transparent à la clientèle dans un protocole de traitement. Quid des factures qui n’ont pas pu être distribuées aux destinataires? Cette question est un véritable casse-tête pour de nombreux émetteurs de factures. Grâce à un service supplémentaire intégré, les clientes et les clients peuvent également automatiser ce processus et recevoir de PostFinance les données d’adresses correctes selon le répertoire des offices de poste dans un avis de traitement structuré.

Une passerelle vers la facturation automatisée

«Avec l’introduction de Paper Bill, PostFinance n’a pas pour objectif de promouvoir le canal papier de la clientèle, mais de convaincre de plus en plus de personnes de passer aux factures électroniques, pour autant qu’elles le souhaitent», explique Thomas Studer, conseiller à la clientèle Billing Solutions chez PostFinance. «Nous aidons les entreprises à cibler ces personnes.» Pour cela, elles peuvent compter sur les services supplémentaires gratuits eBill LookUp et eDirectory LookUp. En ce sens, la prestation pour les factures papier sert également de passerelle vers une facturation de plus en plus numérique. Il en va de l’intérêt de toutes les parties: l’émetteur de factures permet à sa clientèle de procéder à un traitement automatisé des factures tandis qu’il réduit en permanence ses propres coûts. En effet, les factures structurées sous forme numérique sont bien plus économiques que les envois physiques par courrier – et en plus, elles sont meilleures pour l’environnement, car il est prouvé que les émissions de CO₂ s’en trouvent réduites.

Comment PostFinance soutient-elle les entreprises dans l’optimisation de leurs processus de facturation?

Nous analysons avec le client les processus d’envoi ou de réception de factures, dans le but de les rendre entièrement numériques. Puis, en tant que partenaire expérimenté, nous lui offrons un accompagnement fiable lors du passage aux solutions de facturation souhaitées. 

Dans quelle mesure l’entreprise BWT AQUA AG a-t-elle profité du fait qu’elle utilisait déjà les types de factures numériques eBill et e-facture B2B via PostFinance?

Quand un client comme BWT AQUA AG connaît et utilise déjà les différents types de factures numériques et l’interface avec PostFinance, le passage à Paper Bill n’est qu’une formalité. 

Que conseillez-vous à une entreprise qui souhaite commencer à utiliser Paper Bill?

Si l’entreprise a géré l’impression et la mise sous pli en interne jusqu’à présent, je recommande de préparer un calcul des coûts complets. Celui-ci permet de comparer toutes les charges, telles que les coûts d’infrastructure et les coûts salariaux pour les étapes de travail manuelles, aux coûts de la solution externe. Le résultat permet d’y voir plus clair. Car souvent, les entreprises ne sont absolument pas conscientes des coûts annuels effectifs engendrés par la solution interne.

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