Digitalizzazione dei processi aziendali e di fatturazione: l’esempio di BWT AQUA AG

Digitalizzazione strategica dei processi

Per questo, la digitalizzazione è e rimarrà un tema prioritario per l’azienda. «Stiamo perseguendo la nostra strategia digitale in modo costante e coerente. In concreto, ciò significa individuare gli ambiti in cui la digitalizzazione è vantaggiosa e decidere quali processi dematerializzare basandosi sul principio costi-benefici. Ma anche le esigenze della nostra clientela sono un indicatore importante». Oltre alle economie domestiche, si tratta ad esempio di ospedali, ditte artigianali e industriali, aziende farmaceutiche e biotecnologiche, hotel, comuni e città. Le soluzioni BWT sono infatti presenti ovunque siano richiesti prodotti innovativi per l’acqua e il suo trattamento, come distributori, impianti di addolcimento, acqua pura e ultrapura o sistemi di osmosi inversa. Per il responsabile ICT, una buona preparazione è essenziale per la riuscita di qualsiasi progetto di digitalizzazione. «Dati corretti e personale qualificato sono un requisito indispensabile per mettere in moto un processo di dematerializzazione. Ma anche le questioni relative alla sicurezza e alla protezione dei dati personali devono essere accuratamente chiarite in anticipo». Guardando al futuro, Ulrich Landthaler ne è convinto: «L’uso dell’IA rappresenterà un’altra tappa fondamentale nella digitalizzazione».

Il digitale al servizio dei processi di fatturazione

Ad oggi BWT AQUA AG ha digitalizzato quasi interamente anche il suo processo debitori. Da un lato l’azienda punta sulle fatture elettroniche, ovvero trasmette alla sua clientela, laddove possibile, fatture strutturate nei formati digitali eBill e e-fattura B2B dal proprio sistema ERP direttamente all’e-banking o al software di destinazione. Dall’altro lato, BWT AQUA AG ha digitalizzato al massimo il processo di spedizione delle fatture cartacee tramite Paper Bill. Nell’ambito di questa prestazione, PostFinance gestisce interamente le operazioni di stampa e invio delle fatture cartacee e si occupa della gestione dei ritorni. BWT AQUA AG beneficia di una soluzione completamente digitale, poiché l’azienda non deve fare altro che fornire i dati di fatturazione per via elettronica tramite la stessa interfaccia delle fatture strutturate in formato digitale, evitando quindi qualsiasi intervento manuale. Come molte altre aziende nel nostro paese, BWT AQUA AG invia ancora la maggior parte delle sue fatture, compresa tra l’80 e l’85%, in forma cartacea. «L’esternalizzazione della stampa e della spedizione delle fatture cartacee, insieme al passaggio a fatture strutturate in formato digitale, è stato un passo importante nella riorganizzazione della nostra fatturazione. Ha contribuito a ottimizzare i nostri processi di lavoro», afferma Ulrich Landthaler. Nel prossimo futuro, BWT AQUA AG prevede di digitalizzare anche i processi creditori attraverso l’interfaccia digitale con PostFinance.

Perché BWT AQUA AG ha optato per Paper Bill?

Questa soluzione ci consente da un lato di rendere più efficienti i processi, dall’altro di soddisfare le esigenze della clientela, che predilige ancora le fatture cartacee. E non da ultimo, questa procedura è in linea con la nostra strategia aziendale di costante modernizzazione e ottimizzazione dei processi e dei flussi di lavoro, con l’ulteriore vantaggio di poterci concentrare sulle nostre competenze chiave.

Su quali basi BWT AQUA AG ha deciso di affidare questo servizio a PostFinance?

L’idea di poter esternalizzare la spedizione e la stampa delle nostre fatture cartacee a dei professionisti ci è sembrata interessante fin dall’inizio. Un’analisi costi-benefici ci ha poi dato la certezza che questa fosse la soluzione migliore in ottica aziendale. 

Quali sono i vantaggi dell’esternalizzazione delle fatture cartacee?

Paper Bill consente un impiego più efficiente delle risorse e una migliore tracciabilità e trasparenza, riducendo al minimo gli errori. 

Com’è stata la collaborazione con PostFinance durante il passaggio a Paper Bill?

La collaborazione è sempre stata costruttiva e collaborativa. Le sfide e i problemi sono stati in gran parte risolti in team e abbiamo sempre potuto contare sul supporto di PostFinance. 

Digitalizzazione completa dei processi di fatturazione

Per le aziende come BWT AQUA AG che desiderano digitalizzare interamente i processi di fatturazione, PostFinance propone una soluzione completa per la gestione output da un unico fornitore.

Attraverso un’interfaccia sicura, gli emittenti delle fatture trasmettono a PostFinance per via elettronica i dati di fatturazione strutturati in formato digitale. In base ai set di dati trasmessi, PostFinance riconosce la modalità richiesta per inviare le fatture a destinazione:
eBill, e-fattura B2B o fattura cartacea inviata fisicamente per posta.

Dal processo di stampa e spedizione ai ritorni

Con l’introduzione di Paper Bill è possibile digitalizzare, già nelle prime fasi, i processi di fatturazione della clientela, anche per l’invio di fatture cartacee. PostFinance coordina insieme a un partner la stampa, l’imbustamento e la consegna degli invii alla Posta. Tutte le fasi del processo vengono documentate alla clientela in modo trasparente in un protocollo di elaborazione. Cosa succede alle fatture che non possono essere recapitate? Questo è un punto dolente per molti emittenti di fatture. Attraverso un servizio supplementare integrato, la clientela può automatizzare anche questo processo e ricevere da PostFinance, tramite un avviso di elaborazione strutturato, i dati degli indirizzi corretti in base all’elenco degli uffici postali.

Un ponte verso la fatturazione automatizzata

«Con l’introduzione di Paper Bill, PostFinance non intende promuovere il canale cartaceo della clientela ma invogliare un numero sempre maggiore di clienti a ricevere le fatture in formato elettronico, purché lo desiderino», spiega Thomas Studer, consulente clienti Billing Solutions di PostFinance. «Noi aiutiamo le aziende a trovare questo tipo di clienti». A tal fine vengono messi a disposizione i servizi supplementari gratuiti eBill LookUp e eDirectory LookUp. In quest’ottica, il servizio per le fatture cartacee funge anche da ponte verso una fatturazione sempre più digitalizzata. Questo è nell’interesse di tutti: l’emittente consente alla clientela l’elaborazione automatizzata delle fatture e al tempo stesso riduce costantemente i propri costi. Infatti, le fatture strutturate in formato digitale sono nettamente più economiche rispetto a quelle cartacee trasmesse fisicamente, e sono anche più ecologiche poiché generano meno emissioni di CO₂.

In che modo PostFinance affianca le aziende nell’ottimizzazione dei processi di fatturazione?

Analizziamo insieme a loro i processi di invio e ricezione delle fatture, con l’obiettivo di digitalizzarli interamente e, in qualità di partner esperto, forniamo un supporto affidabile durante il passaggio alle soluzioni di billing desiderate. 

In che misura BWT AQUA AG ha tratto vantaggio dal fatto che utilizzava già i tipi di fattura digitale eBill e e-fattura B2B tramite PostFinance?

Per clienti come BWT AQUA AG che conoscono e utilizzano già i tipi di fattura digitale e l’interfaccia con PostFinance, è meno dispendioso passare a Paper Bill. 

Cosa consiglierebbe a un’azienda che vuole iniziare a utilizzare Paper Bill?

Se finora l’azienda ha sempre svolto internamente la stampa e l’imbustamento, consiglierei di allestire un calcolo dei costi complessivi. In questo modo potrà confrontare tutte le spese, ad esempio i costi dell’infrastruttura e le spese salariali per le fasi di lavoro manuali, con i costi della soluzione esterna. Il risultato le permetterà di fare chiarezza. Spesso, infatti, le aziende non sanno quanto spendono realmente ogni anno per la soluzione interna.

Per saperne di più