Die Vorbereitungsphase der Gründung ist am zeitintensivsten. Jedoch erspart es Ihnen einiges an Komplikationen während der Gründung, wenn Sie all Ihre Dokumente zusammen haben und bereits Einzelheiten wie Versicherungen, Bewilligungen und Finanzierung abgeklärt sind.

Generell sollten Sie bei diesen Punkten der Checkliste ein Gutzeichen setzen können:

• Business Plan erstellen: Bevor Sie Ihre eigentlichen Vorbereitungen starten, müssen Sie zuerst wissen, was das Konzept Ihrer Firma sein wird.
• Rechtliches abklären: Welche Verträge werden Sie während Ihrer Tätigkeit brauchen? Finden Sie frühzeitig eine Antwort auf diese Frage und bereiten Sie sich, ehe Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen, darauf vor.
• Bewilligungen einholen: Bevor Sie anfangen, sollten Sie wissen, welche Bewilligungen Ihre Arbeit benötigt, und diese einholen.
• Selbstständige Erwerbstätigkeitanerkennen lassen: Da Ihre Firma als Einzelfirma keine juristische Person ist, sondern gar keine eigene Rechtspersönlichkeit hat, müssen Sie als Inhaberin oder Inhaber und natürliche Person die Rechtspersönlichkeit tragen. Daher sollten Sie baldigst bei Ihrer Ausgleichskasse abklären, ob Ihre Tätigkeit die Voraussetzungen der Selbstständigkeit nach AHV-Recht erfüllt.
• Versicherungen abklären: Holen Sie Offerten für berufliche Versicherungen ein. Was Sie alles versichern müssen, hängt davon ab, ob Sie Mitarbeitende haben oder nicht und in welcher Branche Sie tätig sind.

Generell sind die folgenden Versicherungen für Sie als Inhaber:in oder Inhaber zu empfehlen

• Obligatorisch: AHV, IV, EO und Kinderzulagen
  
• Optional: Pensionskasse
• Optional: Krankentaggeldversicherung
• Optional: Unfallversicherung

Beachten Sie, dass zwar nur die AHV, IV, EO und Kinderzulagen obligatorisch sind, je nach Gegebenheit die optionalen Versicherungen aber empfohlen werden.

Falls Sie Mitarbeitende anstellen, müssen Sie diese bei Versicherungsinstanzen anmelden und sich um ihre Versicherungen kümmern. 

Folgende Versicherungen fallen an:

• Obligatorisch: AHV, IV, EO und Kinderzulagen
• Obligatorisch: Berufsunfallsversicherung
• Teilobligatorisch: Pensionskasse ab einem Jahreslohn von CHF 22‘050.– (Stand: 2023)
• Optional: Krankentaggeldversicherung
• Steuerberatung einholen: Mit einem neuen Unternehmen verändert sich auch Ihre Steuerlage. Lassen Sie sich beraten, wie sich Ihre Versteuerung und Progressionsstufe voraussichtlich ändern werden.
• Finanzierung sicherstellen: Eine Einzelfirma braucht zwar kein Startkapital, jedoch könnte es je nach Tätigkeit sein, dass Sie Investitionen tätigen und finanzieren müssen. Sobald Sie Ihre Finanzierung geplant und sichergestellt haben, können Sie Ihr Geschäftskonto bei der Bank eröffnen. Mehr Informationen zur Eröffnung eines Geschäftskonto finden Sie unter «Geschäftskonto in CHF: Basis für den Zahlungsverkehr».
• Räumlichkeiten organisieren: Falls Sie Räumlichkeiten für Ihre Tätigkeit benötigen, müssen Sie diese natürlich finden und finanzieren. Vergessen Sie nicht, dass Sie meist mehrere Monate Mietzinsdepot einzahlen müssen.
• Firmennamen bestimmen: Kreative Vorbereitung darf nicht fehlen. Geben Sie jedoch acht: Bei der Einzelfirma muss Ihr Nachname im Firmennamen stehen.
• Domain-Namen kaufen: Für Ihren digitalen Auftritt brauchen Sie eine Internetseite und eine Domain. Klären Sie ab, ob Ihr gewünschter Domain-Name verfügbar ist und kaufen Sie ihn.
• Visuellen Firmenauftritt erschaffen: Erschaffen Sie ein Logo und eine Markenidentität, die Ihren Auftritt offline sowie online begleitet. Nach Obligationenrecht werden Sie angehalten, in offiziellen Dokumenten wie Korrespondenz, Rechnungen und Bestellscheinen die im Handelsregister eingetragene Firma oder den dort eingetragenen Namen anzugeben. Natürlich können Sie Zusätze wie Kurzbezeichnungen, Logos, Geschäftsbezeichnungen, Enseignes und ähnliche Angaben hinzufügen.
• Logo schützen: Vielleicht möchten Sie Ihr Logo schützen. In diesem Fall müssen Sie es beim Institut für Geistiges Eigentum anmelden.
• Pflicht für Eintragung ins Handelsregister prüfen: Ab einem Jahreseinkommen von CHF 100‘000.– sind Sie als «nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe» verpflichtet, Ihre Einzelfirma beim Handelsregisteramt anzumelden. Überlegen Sie sich, ob es Sinn macht, Ihre Firma bereits auch unter einem solchen Rohjahreseinkommen anzumelden.

Nach einer intensiveren Vorgründungsphase ist die eigentliche Gründung einer Einzelfirma in wenigen Schritten vollendet. Bei Einzelfirmen müssen Sie weder Kapital, Liberierung und Aufbauorganisation festlegen, noch Organe bestimmen. Stattdessen müssen Sie lediglich folgende Punkte beachten:

• Geschäftstätigkeit aufnehmen: Die Einzelfirma wird gegründet, sobald Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen.
  
• Handelsregisteranmeldung vorbereiten: Falls Sie sich entschieden haben, sich beim Handelsregisteramt anzumelden, oder Sie es gesetzlich tun müssen, bereiten Sie Informationen und Dokumente vor (Firmenbezeichnung, Politische Gemeinde des Sitzes, Adresse, Tätigkeitsbereich, Ihre Personalien als Inhaber:in , Pass- oder Ausweiskopie der Inhaber:in).

Die Anmeldung braucht Ihre amtlich beglaubigte Unterschrift und muss beim jeweiligen kantonalen Handelsregisteramt per Post oder persönlich eingereicht werden.

• Amtliche Beglaubigung der Unterschrift einholen: Da Sie für die Anmeldung beim Handelsregisteramt eine amtlich beglaubigte Unterschrift brauchen, müssen Sie diese bei der Notar:in, dem Gemeindeammann oder am Schalter des HR-Amtes beglaubigen lassen, bevor Sie Ihre Anmeldung einreichen. Diese Dienstleistung kostet zwischen CHF 10.– und CHF 30.–.
• Beim Handelsregisteramt anmelden: Schicken Sie die vorbereiteten Dokumente für die Anmeldung ein oder bringen Sie sie persönlich vorbei. Bestellen Sie dabei einen Handelsregisterauszug mit. Je nach Unternehmensform fallen für die Neueintragung ins Handelsregister unterschiedliche Gebühren an. Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Weiter zur vollständigen Kostenübersicht für Handelsregistereinträge auf fedlex.admin.ch.
• Buchführung und Rechnungslegung organisieren: Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Buchführung und Rechnungslegung organisieren wollen. Sie sind erst ab CHF 500‘000.– Umsatzerlös verpflichtet, ordentlich Buch zu führen. Vorher müssen Sie lediglich Ihr Einkommen, Ihre Ausgaben und Ihr Vermögen ausweisen.
• Bei Ausgleichskasse anmelden: Melden Sie sich bei Ihrer kantonalen Ausgleichskasse.

Auch nach der eigentlichen Gründung Ihrer Einzelfirma müssen einige Punkte beachtet werden:

• MwSt-Pflicht abklären: Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig? Klären Sie das ab! Grundsätzlich sind Sie ab einem Jahresumsatz von CHF 100‘000.– aus steuerbaren Leistungen im Inland mehrwertsteuerpflichtig. Sobald Sie dieses Kriterium erfüllen, müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung melden.
• Versicherungen abschliessen: Schliessen Sie endgültig Ihre Personen- sowie benötigten Sachversicherungen ab. Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Mehr erfahren über Versicherungen für Unternehmen.
• Firmenkonto eröffnen: Sie sollten spätestens bei Beginn Ihrer Tätigkeiten ein Firmenkonto eröffnen, dass von Ihrem Privatkonto getrennt ist.
• Treuhänder:in festlegen: Vielleicht wollen Sie nicht alle administrativen Arbeiten selbst erledigen. Es ist anzuraten, sich von Anfang an für eine:n Treuhänder:in zu entscheiden, die Ihnen zur Seite steht.