07.11.2022
Face-à-face remplacés par des chats vidéo, saisie du temps de travail en ligne, signature numérique ou facture électronique: le travail quotidien est de plus en plus numérisé. Beaucoup de ces nouvelles habitudes sont pratiques et permettent d’économiser du temps, de l’argent et du papier. Pas étonnant donc que de plus en plus d’entreprises misent sur les solutions numériques. Découvrez dans cet article les conditions requises pour travailler sans papier et les avantages que cela présente.
Autrefois, il était impossible d’imaginer un bureau sans papier. Les stylos, classeurs et autres Post-it faisaient partie inhérente du quotidien professionnel. Cette époque est désormais révolue. Aujourd’hui, beaucoup de choses sont entièrement numérisées, et cette tendance est à la hausse. C’est pourquoi le moment est opportun pour passer aux solutions numériques. La réduction du papier représente en cela une étape simple mais néanmoins importante.
Le concept de «bureau sans papier» est simple: il s’agit de faire totalement disparaître le papier du quotidien professionnel. Cela concerne tous les documents, des factures et bons de livraisons aux notes en passant par les candidatures. À l’avenir, tout sera exclusivement sous forme numérique. Pour que cela fonctionne, vous devez avoir une solution numérique pratique pour les processus suivants:
On ne réussit pas à travailler sans papier du jour au lendemain. D’abord, il faut des alternatives numériques au papier, qu’il convient de tester, de sélectionner, d’acheter et d’intégrer aux processus de travail. Pour y parvenir, les collaboratrices et les collaborateurs doivent être sensibilisés à la thématique «travailler sans papier» et percevoir les nouveaux outils comme un progrès.
Ce changement demande du temps. Mais cela vaut la peine de persévérer. Car, un papier sans bureau...
Selon la taille et la complexité de votre entreprise, la conversion au bureau numérique sans papier demande beaucoup de travail. Prévoyez donc suffisamment de temps. Autre point important: procédez par étapes. Il ne sert à rien de renoncer au papier immédiatement. Concentrez-vous sur quelques processus ou domaines de travail que vous souhaitez numériser. Vous devriez alors vous poser les questions suivantes:
Les réponses à ces questions vous donnent le cadre nécessaire pour agir. De plus, vous avez intérêt à prendre vos décisions en concertation avec les futurs projets de numérisation. De la clairvoyance, il en faut aussi avec les membres du personnel. Les nouveautés faisant souvent l’objet de critiques, il n’est pas rare qu’au départ, les nouveaux outils numériques se heurtent à des réticences. Comme le personnel a parfois plus de travail en raison d’un manque de savoir-faire, les avantages prédominants sont relégués au second plan. Autrement dit, communiquez les avantages. La dématérialisation et la numérisation auront plus de chances de fonctionner si vous initiez un changement culturel au sein de l’entreprise.
Si vous envisagez de moderniser votre entreprise grâce aux solutions numériques, vous vous demandez sûrement par où commencer. Les factures électroniques sont une bonne possibilité. Les processus de facturation numériques auront rapidement des effets positifs sur votre entreprise et peuvent être mis en œuvre moyennant peu d’investissements.
Le passage à l’e-facture aura des répercussions positives à bien des égards sur votre entreprise:
Les factures électroniques sont faciles et pratiques à archiver numériquement. Cela permet d’économiser beaucoup de place et de trouver les factures rapidement.
Les e-factures préservent les ressources matérielles. Le papier à lettres, les enveloppes et les classeurs deviennent superflus. C’est bon pour l’environnement et cela rend votre entreprise plus durable sur le plan écologique.
La facturation numérique est très rapide et directe. En règle générale, votre clientèle paiera rapidement et de manière fiable. La meilleure morale de paiement a aussi un effet collatéral positif: le temps passé pour les procédures de rappel est fortement réduit.
Les factures électroniques présentent un faible taux d’erreur. Ainsi, il n’y a par exemple pas d’erreur de saisie des numéros de référence. Des factures 100% numériques permettent d’augmenter la qualité des données.
Le passage à l’e-facture vous fait économiser de l’argent. Le traitement des factures électroniques est plus économique et plus rapide. Les charges de personnel et de matériel sont quant à elles réduites. En ce qui concerne la réception des factures, vous économiserez jusqu’à 60% des coûts.
Pour passer à la facturation électronique, il vous faut un partenaire. La solution de PostFinance vous donne accès au plus grand réseau de facturation électronique de Suisse. Et ça, c’est vraiment important. Pourquoi? En tant que fournisseur eInvoicing, PostFinance s’assure que vous puissiez vous mettre en réseau avec d’autres entreprises, que vous soyez émetteur ou destinataire de factures.
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Vous trouverez des informations complémentaires sur le fonctionnement des e-factures et d’eBill dans l’article «E-facture et eBill – les différences». Vous y découvrirez également la solution de facturation numérique adaptée à votre entreprise.
