Autrefois, il était impossible d’imaginer un bureau sans papier. Les stylos, classeurs et autres Post-it faisaient partie inhérente du quotidien professionnel. Cette époque est désormais révolue. Aujourd’hui, beaucoup de choses sont entièrement numérisées, et cette tendance est à la hausse. C’est pourquoi le moment est opportun pour passer aux solutions numériques. La réduction du papier représente en cela une étape simple mais néanmoins importante.

Un bureau sans papier, qu’est-ce que cela signifie concrètement?

Le concept de «bureau sans papier» est simple: il s’agit de faire totalement disparaître le papier du quotidien professionnel. Cela concerne tous les documents, des factures et bons de livraisons aux notes en passant par les candidatures. À l’avenir, tout sera exclusivement sous forme numérique. Pour que cela fonctionne, vous devez avoir une solution numérique pratique pour les processus suivants:

• le transfert, la sauvegarde et l’archivage des données et des documents
• la signature de documents

Pourquoi un bureau sans papier?

On ne réussit pas à travailler sans papier du jour au lendemain. D’abord, il faut des alternatives numériques au papier, qu’il convient de tester, de sélectionner, d’acheter et d’intégrer aux processus de travail. Pour y parvenir, les collaboratrices et les collaborateurs doivent être sensibilisés à la thématique «travailler sans papier» et percevoir les nouveaux outils comme un progrès.

Ce changement demande du temps. Mais cela vaut la peine de persévérer. Car, un papier sans bureau...

• permet de réduire les coûts,
• préserve l’environnement et encourage la durabilité dans l’entreprise,
• simplifie les processus de travail, car les données sont centralisées et consultables quel que soit le lieu où l’on se trouve,
• augmente la productivité car les données peuvent être localisées et partagées rapidement,
• favorise la collaboration au sein de l’équipe et simplifie le télétravail.

Quelle est la meilleure manière de procéder?

Selon la taille et la complexité de votre entreprise, la conversion au bureau numérique sans papier demande beaucoup de travail. Prévoyez donc suffisamment de temps. Autre point important: procédez par étapes. Il ne sert à rien de renoncer au papier immédiatement. Concentrez-vous sur quelques processus ou domaines de travail que vous souhaitez numériser. Vous devriez alors vous poser les questions suivantes:

• Quel logiciel dois-je choisir?
• Le matériel actuel est-il suffisant pour cette étape de numérisation?
• Comment et où stocker les données?
• Comment puis-je encourager le personnel à prendre le train du changement?

Les réponses à ces questions vous donnent le cadre nécessaire pour agir. De plus, vous avez intérêt à prendre vos décisions en concertation avec les futurs projets de numérisation. De la clairvoyance, il en faut aussi avec les membres du personnel. Les nouveautés faisant souvent l’objet de critiques, il n’est pas rare qu’au départ, les nouveaux outils numériques se heurtent à des réticences. Comme le personnel a parfois plus de travail en raison d’un manque de savoir-faire, les avantages prédominants sont relégués au second plan. Autrement dit, communiquez les avantages. La dématérialisation et la numérisation auront plus de chances de fonctionner si vous initiez un changement culturel au sein de l’entreprise.

Franchir le pas vers les factures électroniques

Si vous envisagez de moderniser votre entreprise grâce aux solutions numériques, vous vous demandez sûrement par où commencer. Les factures électroniques sont une bonne possibilité. Les processus de facturation numériques auront rapidement des effets positifs sur votre entreprise et peuvent être mis en œuvre moyennant peu d’investissements.

Le passage à l’e-facture aura des répercussions positives à bien des égards sur votre entreprise:

Se lancer avec PostFinance comme partenaire

Pour passer à la facturation électronique, il vous faut un partenaire. La solution de PostFinance vous donne accès au plus grand réseau de facturation électronique de Suisse. Et ça, c’est vraiment important. Pourquoi? En tant que fournisseur eInvoicing, PostFinance s’assure que vous puissiez vous mettre en réseau avec d’autres entreprises, que vous soyez émetteur ou destinataire de factures.

Vous trouverez des informations complémentaires sur le fonctionnement des e-factures et d’eBill dans l’article «E-facture et eBill – les différences». Vous y découvrirez également la solution de facturation numérique adaptée à votre entreprise.