Ohne Papier kein Büro: So war das früher. Kugelschreiber, Ringordner und Post-it galten im Büroalltag als unverzichtbar. Diese Zeiten sind vorbei. Heute funktioniert vieles auch rein digital, Tendenz steigend. Deshalb ist der Zeitpunkt gut, auf digitale Lösungen umzusteigen. Die Reduktion von Papier ist dabei ein einfacher, aber wichtiger Schritt.
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Erstellt am 07.11.2022
Das papierlose Büro: So klappt die Umstellung
Der Büroalltag wird zunehmend digitalisiert: Video-Chat statt Face-to-Face, Online-Zeiterfassung, digitale Signatur oder E-Rechnung. Vieles ist bequem, spart Zeit, Geld und Papier. Kein Wunder setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen. Was es braucht, um papierlos zu arbeiten, und welche Vorteile das bietet, erfahren Sie in diesem Blog.
Was bedeutet papierloses Büro konkret?
Das Konzept «papierloses Büro» ist simpel: Papier soll voll und ganz aus dem Arbeitsalltag verschwinden. Dies betrifft alle Dokumente: von Rechnungen und Lieferscheinen über Bewerbungen bis hin zu Notizen. Alles existiert in Zukunft ausschliesslich digital. Damit das gelingt, müssen Sie für folgende Prozesse eine praktikable digitale Lösung haben:
- Transfer, Speicherung und Archivierung von Daten und Dokumenten
- Signatur von Dokumenten
Gründe für ein Büro ohne Papier
Papierlos arbeiten gelingt nicht von heute auf morgen. Zuerst braucht es digitale Alternativen zum Papier. Diese müssen getestet, ausgewählt, gekauft und in die Arbeitsprozesse integriert werden. Das gelingt nur, wenn die Mitarbeitenden für das Thema «Papierlos arbeiten» sensibilisiert sind und die neuen Tools als Fortschritt wahrnehmen.
Diese Umstellung braucht Zeit. Aber ein langer Atem lohnt sich. Denn das papierlose Büro…
- senkt die Kosten,
- schont die Umwelt und fördert die Nachhaltigkeit im Betrieb,
- vereinfacht Arbeitsprozesse, weil Daten zentral gespeichert werden und von überall her abrufbar sind,
- steigert die Produktivität, weil Daten schnell gefunden und geteilt werden können,
- fördert die Zusammenarbeit im Team und vereinfacht Homeoffice.
Wie geht man am besten vor?
Die Umstellung auf das digitale, papierlose Büro ist je nach Grösse und Komplexität Ihres Unternehmens mit viel Aufwand verbunden. Planen Sie also genügend Zeit ein. Auch wichtig: Gehen Sie schrittweise vor. Per sofort auf Papier zu verzichten, bringt nichts. Nehmen Sie sich einzelne Arbeitsprozesse oder -bereiche vor, die Sie digitalisieren wollen. Dann sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welche Software soll ich wählen?
- Ist die vorhandene Hardware ausreichend für den Digitalisierungsschritt?
- Wie und wo sollen die Daten gespeichert werden?
- Wie befähige ich die Mitarbeitenden, mit der Umstellung Schritt zu halten?
Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen den passenden Rahmen, um aktiv zu werden. Ausserdem sollten Sie ihre Entscheidungen in Abstimmung mit zukünftigen Digitalisierungsvorhaben treffen. Weitsicht bedarf es auch gegenüber den Mitarbeitenden. Neuerungen werden häufig kritisch beurteilt. Nicht selten stossen neue digitale Tools anfänglich auf Widerstand. Weil Mitarbeitende wegen fehlender Routine teils mehr Aufwand haben, geraten die überwiegenden Vorteile in den Hintergrund. Es gilt: Kommunizieren Sie die Vorteile. Papierlos und digital funktioniert dann am besten, wenn Sie einen Kulturwandel im Unternehmen anstossen.
Den ersten Schritt wagen mit elektronischen Rechnungen
Nehmen Sie sich vor, ihren Betrieb über digitale Lösungen zu modernisieren, stellt sich die Frage: Wo beginnen? Eine gute Möglichkeit sind E-Rechnungen. Digitalisierte Rechnungsprozesse haben rasch positive Effekte auf Ihr Unternehmen und sind bereits mit geringen Investitionen umsetzbar.
Die Umstellung auf E-Rechnungen wirkt sich in vielerlei Hinsicht positiv auf Ihr Unternehmen aus:
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Elektronische Rechnungen lassen sich einfach und bequem digital archivieren. Das spart viel Platz und macht die Rechnungen schnell auffindbar.
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E-Rechnungen schonen materielle Ressourcen. Briefpapier, -umschläge oder Ordner sind nicht länger erforderlich. Das ist umweltfreundlich und macht Ihr Unternehmen ökologisch nachhaltiger.
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Der digitale Rechnungsweg ist sehr schnell und direkt. Ihre Kundinnen und Kunden zahlen in der Regel rasch und zuverlässig. Die bessere Zahlungsmoral hat auch einen positiven Nebeneffekt: Der Aufwand für Mahnungsprozesse wird stark reduziert.
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E-Rechnungen haben eine tiefe Fehlerquote. So passieren zum Beispiel keine Fehler beim Abtippen von Referenznummern. Mit rein digitalen Rechnungen steigt die Datenqualität.
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Dank der Umstellung sparen Sie Geld. E-Rechnungen sind in der Abwicklung günstiger und schneller. Personal- und Materialkosten sinken. Beim Rechnungsempfang sparen Sie bis zu 60% der Kosten ein.
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Digitalisieren heisst automatisieren. Empfangen Sie eine Rechnung digital, können Sie diese deutlich schneller und einfacher weiterverarbeiten. So entfallen manuelle Erfassungsprozesse und die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten verkürzen sich.
Mit PostFinance als Partnerin loslegen
Für den Umstieg auf E-Rechnungen brauchen Sie einen Partner. Mit der Lösung von PostFinance haben Sie Zugriff auf das grösste E-Rechnungsnetzwerk der Schweiz. Und das ist wichtig. Warum? Als eInvoicing-Provider stellt PostFinance sicher, dass Sie sich mit anderen Unternehmen vernetzen können – ob als Empfänger oder Sender von Rechnungen.
Weitere Informationen über die Funktionsweise von E-Rechnungen und eBill lesen Sie im Artikel «E-Rechnungen und eBill – die Unterschiede». Dort erfahren Sie auch, welche digitale Rechnungslösung zu Ihrem Unternehmen passt.
