Un tempo, un ufficio senza carta era inconcepibile. Penne, raccoglitori ad anelli e post-it erano indispensabili. Quei tempi sono passati. Oggi molti ambiti sono del tutto digitali e la tendenza è al rialzo. Perciò, è il momento opportuno per passare a soluzioni digitali. Ridurre la carta è un passo semplice, ma importante.
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Creato il 07.11.2022
Ufficio senza carta: ecco come riuscirci
La quotidianità in ufficio è sempre più digitalizzata: videochat anziché incontri di persona, rilevazione online del tempo di lavoro, firma digitale, e-fattura. Molti strumenti pratici, con cui si risparmiano tempo, denaro e carta. Non c’è da stupirsi se un numero crescente di aziende punta su soluzioni digitali. Scoprite nel blog cosa serve per lavorare senza carta e quali vantaggi si ottengono.
Cosa si intende di preciso con «ufficio senza carta»?
In breve, bisogna far sparire del tutto la carta dal lavoro quotidiano. Nessun documento è escluso: fatture, bollettini di consegna, candidature, appunti. In futuro tutto esisterà esclusivamente in formato digitale. Per riuscirci, vi serve una soluzione digitale praticabile per i seguenti processi:
- trasmissione, salvataggio e archiviazione di dati e documenti
- firma di documenti
Perché abbandonare la carta
Non si abbandona la carta dall’oggi al domani. Per prima cosa, servono alternative digitali da testare, selezionare, acquistare e integrare nei processi di lavoro. A tal fine, è essenziale sensibilizzare il personale su questo tema e aiutarlo a vedere nei nuovi tool un progresso.
Il passaggio richiede tempo, ma la pazienza sarà ripagata. Infatti, l’ufficio senza carta...
- riduce i costi;
- rispetta l’ambiente e promuove la sostenibilità dell’azienda;
- semplifica i processi grazie al salvataggio centralizzato dei dati e alla possibilità di consultarli ovunque;
- aumenta la produttività perché i dati possono essere trovati e condivisi velocemente;
- favorisce la collaborazione nel team e semplifica l’home office.
Qual è il modo migliore di procedere?
Il passaggio all’ufficio digitale senza carta può essere dispendioso in base alle dimensioni e alla complessità della vostra azienda. Prevedete pertanto tempo sufficiente. È importante anche procedere per tappe: rinunciare subito alla carta non serve a nulla. Riflettete su singoli processi o ambiti che desiderate digitalizzare e ponetevi le domande seguenti.
- Quale software scegliere?
- L’hardware disponibile è sufficiente per compiere un ulteriore passo verso la digitalizzazione?
- Come e dove saranno memorizzati i dati?
- Come preparo il personale affinché rimanga al passo con le novità?
Con le risposte farete il punto della situazione per capire come intervenire. Le vostre decisioni dovrebbero inoltre tenere conto dei progetti di digitalizzazione futuri. Anche con il personale serve lungimiranza: le novità spesso sono accolte in modo critico e all’inizio i nuovi tool digitali tendono a incontrare una certa resistenza. Venendo a mancare la routine, al personale è richiesto qualche sforzo in più, il che porta in secondo piano gli evidenti vantaggi. Occorre, perciò, mettere in evidenza i benefici. Passare al digitale eliminando la carta risulta più efficace se si promuove un cambiamento culturale nell’azienda.
Osate fare il primo passo con le e-fatture
Se state pensando di modernizzare la vostra attività con soluzioni digitali, dovete capire da dove cominciare. Le e-fatture sono un buon punto di partenza. I processi di fatturazione digitalizzati hanno immediati effetti positivi sull’azienda e non sempre richiedono grandi investimenti.
Il passaggio alle e-fatture incide positivamente sulla vostra azienda per molti aspetti:
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Le e-fatture sono semplici e pratiche da archiviare in formato digitale. Così risparmiate spazio e potete consultarle rapidamente.
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Le e-fatture preservano le risorse materiali. Carta, buste da lettera e raccoglitori appartengono al passato. Così tutelate l’ambiente e rendete la vostra azienda ecologicamente più sostenibile.
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La fatturazione digitale è molto rapida e diretta. La clientela di solito paga in poco tempo e in modo affidabile. Migliorare la puntualità nei pagamenti consente, per di più, di ridurre drasticamente il dispendio per i processi di sollecito.
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Le e-fatture hanno una bassa percentuale di errore, ad esempio perché non serve digitare i numeri di riferimento. Utilizzando fatture esclusivamente digitali si migliora la qualità dei dati.
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Passando alle e-fatture risparmiate denaro perché hanno una gestione più conveniente e rapida. Si riducono anche i costi per il personale e il materiale. Nella ricezione delle fatture abbattete fino al 60% dei costi.
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Digitalizzare significa automatizzare. Se ricevete una fattura in formato digitale, l’elaborazione è molto più rapida e semplice. Non dovrete registrare i dati a mano e i tempi di esecuzione ed elaborazione si ridurranno.
Cominciare con PostFinance come partner
Per passare alle e-fatture vi serve un partner. Con la soluzione di PostFinance accedete alla principale rete di fatturazione elettronica della Svizzera. E non è una cosa da poco. Perché? In qualità di provider eInvoicing, PostFinance vi garantisce la connessione con altre aziende, come emittenti o destinatari di fatture.
Per saperne di più sul funzionamento delle e-fatture e di eBill leggete l’articolo «E-fattura ed eBill: le differenze», dove potete anche scoprire quale soluzione di fatturazione digitale si adatta alla vostra azienda.
