Qual è il modo migliore di procedere?
Il passaggio all’ufficio digitale senza carta può essere dispendioso in base alle dimensioni e alla complessità della vostra azienda. Prevedete pertanto tempo sufficiente. È importante anche procedere per tappe: rinunciare subito alla carta non serve a nulla. Riflettete su singoli processi o ambiti che desiderate digitalizzare e ponetevi le domande seguenti.
- Quale software scegliere?
- L’hardware disponibile è sufficiente per compiere un ulteriore passo verso la digitalizzazione?
- Come e dove saranno memorizzati i dati?
- Come preparo il personale affinché rimanga al passo con le novità?
Con le risposte farete il punto della situazione per capire come intervenire. Le vostre decisioni dovrebbero inoltre tenere conto dei progetti di digitalizzazione futuri. Anche con il personale serve lungimiranza: le novità spesso sono accolte in modo critico e all’inizio i nuovi tool digitali tendono a incontrare una certa resistenza. Venendo a mancare la routine, al personale è richiesto qualche sforzo in più, il che porta in secondo piano gli evidenti vantaggi. Occorre, perciò, mettere in evidenza i benefici. Passare al digitale eliminando la carta risulta più efficace se si promuove un cambiamento culturale nell’azienda.