Ufficio senza carta: ecco come riuscirci

Un tempo, un ufficio senza carta era inconcepibile. Penne, raccoglitori ad anelli e post-it erano indispensabili. Quei tempi sono passati. Oggi molti ambiti sono del tutto digitali e la tendenza è al rialzo. Perciò, è il momento opportuno per passare a soluzioni digitali. Ridurre la carta è un passo semplice, ma importante.

Cosa si intende di preciso con «ufficio senza carta»?

In breve, bisogna far sparire del tutto la carta dal lavoro quotidiano. Nessun documento è escluso: fatture, bollettini di consegna, candidature, appunti. In futuro tutto esisterà esclusivamente in formato digitale. Per riuscirci, vi serve una soluzione digitale praticabile per i seguenti processi:

• trasmissione, salvataggio e archiviazione di dati e documenti
• firma di documenti

Perché abbandonare la carta

Non si abbandona la carta dall’oggi al domani. Per prima cosa, servono alternative digitali da testare, selezionare, acquistare e integrare nei processi di lavoro. A tal fine, è essenziale sensibilizzare il personale su questo tema e aiutarlo a vedere nei nuovi tool un progresso.

Il passaggio richiede tempo, ma la pazienza sarà ripagata. Infatti, l’ufficio senza carta...

• riduce i costi;
• rispetta l’ambiente e promuove la sostenibilità dell’azienda;
• semplifica i processi grazie al salvataggio centralizzato dei dati e alla possibilità di consultarli ovunque;
• aumenta la produttività perché i dati possono essere trovati e condivisi velocemente;
• favorisce la collaborazione nel team e semplifica l’home office.

Qual è il modo migliore di procedere?

Il passaggio all’ufficio digitale senza carta può essere dispendioso in base alle dimensioni e alla complessità della vostra azienda. Prevedete pertanto tempo sufficiente. È importante anche procedere per tappe: rinunciare subito alla carta non serve a nulla. Riflettete su singoli processi o ambiti che desiderate digitalizzare e ponetevi le domande seguenti.

• Quale software scegliere?
• L’hardware disponibile è sufficiente per compiere un ulteriore passo verso la digitalizzazione?
• Come e dove saranno memorizzati i dati?
• Come preparo il personale affinché rimanga al passo con le novità?

Con le risposte farete il punto della situazione per capire come intervenire. Le vostre decisioni dovrebbero inoltre tenere conto dei progetti di digitalizzazione futuri. Anche con il personale serve lungimiranza: le novità spesso sono accolte in modo critico e all’inizio i nuovi tool digitali tendono a incontrare una certa resistenza. Venendo a mancare la routine, al personale è richiesto qualche sforzo in più, il che porta in secondo piano gli evidenti vantaggi. Occorre, perciò, mettere in evidenza i benefici. Passare al digitale eliminando la carta risulta più efficace se si promuove un cambiamento culturale nell’azienda.

Osate fare il primo passo con le e-fatture

Se state pensando di modernizzare la vostra attività con soluzioni digitali, dovete capire da dove cominciare. Un ottimo primo passo potrebbero essere le fatture elettroniche. I processi di fatturazione digitalizzati hanno effetti positivi immediati sull’azienda e non sempre richiedono grandi investimenti.

Il passaggio alle e-fatture incide positivamente sulla vostra azienda per molti aspetti:

Cominciare con PostFinance come partner

Per passare alle fatture digitali avete bisogno di un partner. Con le soluzioni di fatturazione di PostFinance accedete alla principale rete di fatturazione elettronica della Svizzera. E non è poco. Sì, perché in qualità di provider eInvoicing PostFinance vi garantisce la connessione con altre aziende, come emittenti o destinatari di fatture.

Per saperne di più sul funzionamento delle e-fatture B2B e di eBill leggete l’articolo «E-fattura ed eBill: le differenze», dove potete anche scoprire qual è la soluzione di fatturazione digitale più adatta alla vostra azienda.