Qu’il s’agisse d’une déclaration fiscale, de l’annonce d’un déménagement ou d’un décompte d’assurances sociales, de plus en plus de démarches peuvent être faites en ligne auprès des autorités. Les administrations publiques poursuivent une stratégie numérique qui a pour but de rendre les échanges avec les citoyennes et les citoyens, mais aussi avec les entreprises, plus efficaces, plus transparents et plus sûrs. Il en va de même pour les processus administratifs qui se déroulent plutôt en arrière-plan, comme les processus créditeurs et débiteurs. Les factures électroniques en particulier, c’est-à-dire les factures envoyées ou reçues de manière numérique sous forme structurée, jouent un rôle central dans la mise en place d’une cyberadministration, et sont un élément important de la dématérialisation. Selon l’Étude nationale sur la cyberadministration de 2022, le traitement électronique des factures est la troisième offre en ligne la plus utilisée: 66% des particuliers interrogés ont indiqué avoir déjà payé au moins une fois un service des autorités de manière électronique − c’est-à-dire avec eBill, un service que de nombreuses autorités ont déjà mis en place.

Dématérialiser également les factures fournisseurs

eBill est aux factures destinées aux particuliers ce que l’e-facture B2B est aux partenaires commerciaux. La facture structurée sous forme numérique pour le secteur B2B permet aux administrations publiques de traiter les factures de manière entièrement numérique d’un système ERP à l’autre (au format de données ou via le portail d’un prestataire de services (p. ex. La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre portail eInvoicing), que ce soit pour la réception ou l’envoi de factures. Au sein de la Confédération, l’e-facture B2B est désormais obligatoire pour tous les partenaires commerciaux qui fournissent des prestations d’une valeur contractuelle de plus de 5’000 francs. Et plusieurs administrations au niveau communal et cantonal travaillent déjà avec l’e-facture dans le secteur B2B. Le répertoire La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre edirectory.ch recense de nombreuses entreprises, organisations et administrations suisses pouvant envoyer ou recevoir des e-factures.

La facturation électronique hors de Suisse

L’importance de l’échange électronique de factures ne cesse de croître, non seulement en Suisse mais aussi dans le monde entier. Au sein de l’UE, toutes les administrations doivent déjà être en mesure de recevoir des factures électroniques. Qui plus est, dans certains États membres, la transmission de factures électroniques est prescrite dans le cas de marchés publics. Et de nombreux pays rendent l’e-facture obligatoire pour les entreprises. En Allemagne, par exemple, les entreprises nationales devront être capables de recevoir des e-factures à partir de 2025.

Pourquoi les administrations publiques ont-elles tout intérêt à passer à la facturation électronique et à la réception électronique des factures?

Le nombre de factures que les autorités adressent et reçoivent chaque année est énorme. La dématérialisation des processus de facturation offre donc aux autorités l’opportunité d’économiser beaucoup de papier, de temps et d’argent. Exemple: si un Office de la circulation routière envoie des factures aux propriétaires de véhicules de manière numérique via eBill directement dans leur e-banking, les factures ne risquent plus de se perdre chez les destinataires, l’autorité a besoin de moins de ressources pour effectuer le suivi et les montants dus sont payés dans les délais. Si l’on considère le nombre de propriétaires de véhicules à l’échelle d’un grand canton et les ressources économisées grâce à la facturation électronique, le potentiel devient évident à tous les niveaux.

D’un coup d’œil: les avantages des factures électroniques pour l’administration publique

Conseil à l’intention des administrations et des autorités pour calculer leur potentiel d’économies

Pour les administrations publiques qui souhaitent dématérialiser des factures dans le cadre de leur stratégie numérique, une évaluation du potentiel d’économies peut s’avérer utile. Celle-ci peut être réalisée à l’aide du calculateur de Billing Solutions, sur la base de quelques questions seulement.

À quoi faut-il particulièrement prêter attention lors de la dématérialisation de la facturation dans une administration publique?

D’une part, au sein de l’administration publique, la facturation numérique n’est pas permise pour tous les types de factures. Les impôts en sont un exemple. L’établissement de factures d’impôt sous forme numérique nécessiterait au préalable la mise en place de certaines bases légales. D’autre part, des exigences strictes en matière de sécurité s’appliquent souvent aux factures des autorités, car il s’agit de respecter la protection des données.

Quelles sont les étapes nécessaires pour dématérialiser la facturation au sein d’une administration publique et accélérer le workflow?

Afin de pouvoir émettre et recevoir des factures de manière électronique, un effort initial est nécessaire: les nouveaux processus doivent être lancés et les conditions techniques pour la mise en œuvre doivent être créées. Pour ce faire, il existe des méthodes très différentes. En général, les solutions de facturation électronique ne sont pas introduites dans l’administration publique selon la méthode du «Big Bang», mais étape par étape − par exemple d’abord au sein des administrations avec des factures récurrentes sans données sensibles, puis au sein de celles ayant des exigences plus complexes, et enfin pour les factures uniques. Et pour ce qui est de la réception numérique des factures, il est particulièrement important d’associer ses fournisseurs à la démarche. Pour y parvenir, les administrations et les autorités ont besoin des compétences d’un prestataire de services expérimenté tel que PostFinance, qui offre une interface dédiée à l’échange électronique des factures et qui les accompagne pendant tout le processus.

Ressources et tâches

D’une part, les ressources financières et humaines nécessaires au projet doivent être mises à disposition, d’autre part, les tâches doivent être réparties correctement dès le départ, et les interlocutrices et interlocuteurs bien définis.

Le nerf de la guerre: les données

La mise en œuvre des factures électroniques repose sur une base de données propre (gestion des données de base). En raison des structures complexes au sein des administrations publiques (p. ex. quand plusieurs services sont impliqués), cela représente souvent un défi particulier qui demande un peu de travail en amont.

Communication et commercialisation

Une fois que les solutions de facturation électronique sont mises en œuvre, les destinataires des factures ou les fournisseurs doivent être intégrés au processus de facturation numérique. Une communication interne et externe ciblée est alors nécessaire pour faire avancer les choses. Car plus l’envoi et la réception électronique des factures sont utilisés, plus leur potentiel se déploie. Pour savoir ce que l’administration publique peut entreprendre afin de réussir cette adaptation et de rentabiliser ses investissements, lisez notre guide qui vous apprendra comment convaincre de nouveaux destinataires eBill, ou notre «Guide des bonnes pratiques pour convaincre vos fournisseurs de s’inscrire à l’e-facture B2B».