Ob Einreichung der Steuererklärung, Umzugsmeldung oder Sozialversicherungsabrechnung: Immer mehr ist bei den Behörden online möglich. Die öffentlichen Verwaltungen verfolgen eine Digitalstrategie mit dem Ziel, den Austausch mit den Bürger:innen und Unternehmen effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten. Dies betrifft auch die Verwaltungsprozesse, die eher im Hintergrund ablaufen wie die Kreditoren- und Debitorenprozesse. Insbesondere elektronische Rechnungen, also Rechnungen, die in einem strukturierten Format digital versendet oder empfangen werden, spielen auf dem E-Government-Weg der öffentlichen Verwaltung eine zentrale Rolle und sind ein wichtiger Digitalisierungsbaustein. Gemäss der nationalen E-Government-Studie 2022 zählt die elektronische Rechnungsverarbeitung zu den am dritthäufigsten genutzten Onlineangeboten: 66 Prozent der befragten Privatpersonen gaben an, schon einmal eine Behördenleistung elektronisch – sprich mit eBill – bezahlt zu haben. eBill ist denn auch bei vielen Ämtern bereits eingeführt.

Auch Lieferantenrechnungen digitalisieren

Was eBill für Rechnungen an Privatpersonen ist, ist die E-Rechnung B2B für Geschäftspartner. Die digital strukturierte Rechnung für den B2B-Bereich erlaubt es den öffentlichen Verwaltungen, Rechnungen vollständig digital von ERP zu ERP (im Datenformat oder über ein Portal eines Serviceproviders (z. B. Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster E-Invoicing Portal) abzuwickeln – ob beim Rechnungsempfang oder Rechnungsversand. Beim Bund ist die E-Rechnung B2B mittlerweile für alle Geschäftspartner Pflicht, die Leistungen mit einem Vertragswert von mehr als 5’000 Franken erbringen. Und auch diverse Ämter auf Gemeinde- und Kantonsebene arbeiten bereits mit der E-Rechnung im B2B-Bereich. Im Verzeichnis Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster edirectory.ch sind viele Unternehmen, Organisationen und Behörden der Schweiz aufgeführt, die E-Rechnungen versenden bzw. empfangen können.

Elektronische Rechnungsstellung ausserhalb der Schweiz

Nicht nur in der Schweiz, auch weltweit nimmt die Bedeutung des elektronischen Rechnungsaustausches zu. In der EU müssen bereits sämtliche Behörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Zudem ist in einigen Mitgliedstaaten die Übermittlung elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen vorgeschrieben. Zudem wird in vielen Ländern die E-Rechnungspflicht für Unternehmen eingeführt. In Deutschland zum Beispiel müssen inländische Betriebe ab 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Warum lohnt es sich für öffentliche Verwaltungen, auf die elektronische Rechnungsstellung bzw. den elektronischen Rechnungsempfang umzustellen?

Die Zahl der Rechnungen, die Behörden jährlich stellen und empfangen, ist immens. Entsprechend bietet die Digitalisierung der Rechnungsprozesse den Behörden die Chance, viel Papier, Zeit und Geld zu sparen. Ein Beispiel: Verschickt ein Strassenverkehrsamt Rechnungen an die Fahrzeughalter:innen papierlos per eBill direkt in deren E-Banking, können die Rechnungen bei den Empfänger:innen kaum mehr verloren gehen, es braucht seitens des Amtes weniger Ressourcen bei der Nachverfolgung und die offenen Beträge werden fristgerecht bezahlt. Stellt man sich die Zahl der Fahrzeughalter:innen eines grossen Kantons vor und die Ressourcen, die durch die elektronische Rechnungsstellung gespart werden, wird das Potenzial auf allen Ebenen offensichtlich.

Auf einen Blick: Diese Vorteile hat die öffentliche Verwaltung von elektronischen Rechnungen

Tipp: So können Behörden und Ämter das Einsparpotenzial berechnen

Wollen öffentliche Verwaltung im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie Rechnungen digitalisieren, hilft eine Einschätzung des Sparpotenzials. Mit dem Rechner von Billing Solutions kann diese anhand weniger Fragen berechnet werden.

Was ist bei der Digitalisierung der Rechnungsstellung bei einer öffentlichen Verwaltung besonders zu beachten?

Zum einen ist die digitale Rechnungsstellung bei der öffentlichen Verwaltung nicht für alle Rechnungsfälle erlaubt. Ein Beispiel dafür sind Steuerrechnungen. Um Steuerrechnungen digital stellen zu können, müssten die gesetzlichen Grundlagen teilweise erst geschaffen werden. Zum anderen gelten bei Rechnungen von Behörden oft strenge Anforderungen an die Sicherheit – Stichwort Datenschutz.

Welche Schritte sind notwendig, um die Rechnungsstellung in einer öffentlichen Verwaltung zu digitalisieren und den Workflow zu beschleunigen?

Um Rechnungen elektronisch zu stellen und zu empfangen, ist ein Initialaufwand notwendig: Die neuen Prozesse müssen aufgegleist und die technischen Voraussetzungen für die Implementierung geschaffen werden. Die Vorgehensweisen sind dabei sehr unterschiedlich. In der Regel werden die elektronischen Rechnungslösungen in öffentlichen Verwaltungen nicht als «Big Bang», sondern etappenweise eingeführt – beispielsweise zuerst in Ämtern mit wiederkehrenden Rechnungsstellungen ohne heikle Daten, danach in Ämtern mit komplexeren Anforderungen und zum Schluss für Einmalrechnungen. Und beim digitalen Rechnungsempfang ist es besonders wichtig, seine Lieferanten mit an Bord zu holen. Dabei sind die Ämter und Behörden auf die Kompetenz eines erfahrenen Serviceproviders wie PostFinance angewiesen, die eine entsprechende Schnittstelle für den elektronischen Rechnungsaustausch bietet und der sie während des Prozesses begleitet.

Ressourcen und Aufgaben

Zum einen müssen die für das Projekt notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen bereitgestellt werden, zum andern die Aufgaben von Anfang an richtig verteilt und die Ansprechpersonen definiert werden.

Daten, Daten, Daten

Die Basis zur Implementierung von elektronischen Rechnungen sind eine saubere Datengrundlage (Stammdatenmanagement). Dies ist aufgrund der komplexen Strukturen in öffentlichen Verwaltungen (z. B. wenn mehrere Ämter involviert sind) oft eine besondere Herausforderung und braucht etwas Vorarbeit.

Kommunikation und Vermarktung

Sind die elektronischen Rechnungslösungen implementiert, müssen die Rechnungsempfänger:innen bzw. Lieferanten in den digitalen Rechnungsstellungsprozess eingebunden werden. Es braucht gezielte interne und externe Kommunikation, um den Ball ins Rollen zu bringen. Denn je intensiver der elektronische Rechnungsversand bzw. -empfang genutzt wird, desto mehr entfaltet sich deren Potenzial. Was die öffentliche Verwaltung unternehmen kann, damit dies gelingt und sich die Investitionen schliesslich auch lohnen, zeigt unser Leitfaden, um neue eBill-Empfänger:innen zu gewinnen bzw. unser Best-Practice-Leitfaden «So überzeugen Sie Ihre Lieferanten von der E-Rechnung B2B».