Bei vielen Unternehmen steht das Thema Nachhaltigkeit ganz oben auf der Prioritätenliste. Irgendwo zwischen Pflicht und Kür wissen aber viele nicht, wo beginnen. Ein erster Schritt ist die Einführung von E-Rechnungen. Sie bieten einen ganz einfachen Weg zu mehr Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen – und das ohne grossen Aufwand.

Kosten sparen dank E-Rechnungen

Rechnungen stellen kostet Zeit: Daten eintippen, Rechnung drucken, kuvertieren und verschicken – das dauert oftmals mehrere Stunden. Dasselbe gilt, wenn Sie eine Rechnung empfangen und in Ihrem Buchhaltungssystem verarbeiten müssen. Und das Ganze geht ins Geld. Jede Papierrechnung verursacht Kosten, die Sie mit E-Rechnungen einsparen können.

Bei digitalisierten Rechnungsprozessen fällt ein Grossteil der Arbeit weg. Entsprechend tiefer sind die Kosten. Zwischen 60 und 80% lassen sich einsparen. Für die Einführung von E-Rechnungen braucht es einmalige Investitionen. Diese sind aber gering und rechnen sich bereits nach kurzer Zeit. Hinzu kommen vier positive Nebeneffekte:

• Schnellere Zahlungseingänge: Weil E-Rechnungen schneller bezahlt werden, vergrössern Sie den finanziellen Handlungsspielraum Ihres Unternehmens.
• Prozesskostenoptimierung dank Automatisierung: Rechnungen, die Sie erhalten, müssen Sie nicht manuell erfassen. Die Zuordnung zur Bestellung erfolgt ebenfalls automatisch.
• Digitale Archivierung: Digitalisierte Rechnungen werden automatisch archiviert, brauchen kaum Speicherplatz und sind mit wenigen Klicks abrufbar – ganz im Gegensatz zu Papierrechnungen im Ordner.
• Weniger Mahnungen: Erfahrungsgemäss werden E-Rechnungen deutlich zuverlässiger bezahlt als Papierrechnungen.

Mit PostFinance auf E-Rechnungen umstellen

Die Umstellung auf E-Rechnungen macht Unternehmen nachhaltiger. PostFinance unterstützt Sie auf Ihrem Weg zu mehr Nachhaltigkeit. Mit der integrierten E-Rechnungslösung werden Daten aus Ihrer Finanzsoftware aufbereitet und automatisch in elektronischer Form an die Empfängerin bzw. den Empfänger weitergeleitet. Oder Sie versenden, empfangen und verwalten E-Rechnungen direkt und selbstständig mit dem eInvoicing-Portal von PostFinance.

Papierlos gegen den Klimawandel vorgehen

E-Rechnungen machen Ihr Unternehmen nicht nur ökonomisch, sondern auch ökologisch nachhaltiger. Durch die Umstellung übernehmen Sie Verantwortung für die Umwelt. Sie schonen natürliche Ressourcen und tragen zum Schutz von Bäumen und Wäldern bei, denn für Papierrechnungen braucht es grosse Mengen Holz. Im Jahr 2021 wurden 74% aller Rechnungen in der Schweiz per Briefpost versandt. Das sind 758 Millionen Papierrechnungen oder tausende Bäume, die geschützt werden könnten.

Neben dem Schutz des Baumbestands verkleinert die Umstellung auf E-Rechnungen auch den CO₂-Fussabdruck Ihres Unternehmens. Bei herkömmlichen Rechnungen entstehen Emissionen – von der Produktion des Papiers bis zur Zustellung per Post. Laut der Studie «Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Nachhaltigkeit im Rechnungswesen» (Six Group, März 2022) könnten durch die komplette Umstellung auf eBill über 50’000 Tonnen CO₂ eingespart werden. Das entspricht dem CO₂-Fussabdruck von rund 3500 Schweizerinnen und Schweizern – Konsum, Mobilität, Wohnen und Essen mit eingerechnet.

Nachhaltiges Image aufbauen und stärken

Egal in welcher Branche: Nachhaltige Produkte und Unternehmen sind gefragt. Kundinnen und Kunden legen mehr und mehr Wert auf Nachhaltigkeit und so kann das umweltfreundliche Image eines Herstellers den Kaufentscheid positiv beeinflussen. Setzen Sie daher auf E-Rechnungen. Damit zeigen Sie: «Wir nutzen den digitalen Fortschritt, um Ressourcen zu schonen.»

Weil E-Rechnungen heute noch nicht weit verbreitet sind, können Sie damit punkten. In wenigen Jahren wird das anders sein. Schätzungen gehen davon aus, dass im Jahr 2028 rund 80% des Rechnungsverkehrs digital abläuft. E-Rechnungen werden bald zur Norm. Je früher Sie umstellen, desto eher wirkt die Nachhaltigkeit auf Kundinnen und Kunden.

E-Rechnungen können Sie als eBill direkt ins E-Banking Ihrer Kundinnen und Kunden senden oder im Falle von Unternehmenskunden direkt in Ihr Buchhaltungssystem liefern lassen. Wie Sie Ihre Kundinnen und Kunden motivieren können, ihre Rechnungen digital als eBill im E-Banking zu empfangen, erfahren Sie im Artikel «So begeistern Sie Ihre Kundinnen und Kunden für eBill».