Elektronische Kreditorenrechnungen nutzen: Checkliste

Die E-Rechnung setzt sich im Geschäftsalltag zunehmend durch. Vom durchgängig digitalen Rechnungsaustausch via ERP- bzw. Buchhaltungssystem profitieren im B2B-Bereich sowohl Rechnungsempfänger wie auch Rechnungssteller. Damit sich das Potenzial der Lösung fürs einzelne Unternehmen entfalten kann, müssen möglichst viele Teilnehmende an die E-Rechnung angebunden sein. Falls Sie in der Rolle der Rechnungsempfänger agieren, liegt der Schlüssel zum Erfolg in der Anbindung Ihrer Lieferanten. Doch wie gelingt es, ausreichend Lieferanten von der Nutzung der digitalen Rechnungen zu überzeugen? Mit der Beantwortung der Fragen in unserer Checkliste kommen Sie zielgerichtet weiter.

Checkliste elektronische Kreditorenrechnung: So binden Sie Ihre Lieferanten an

Punkt 1: Vorteile aufzeigen

Stellen Sie eine Liste mit Vorteilen zusammen, die die E-Rechnung Ihnen als Rechnungsempfänger bringt. Ein solches Argumentarium hilft Ihnen, die Wichtigkeit der Lieferantenanbindung und die Dringlichkeit des Projekts gegen innen zu verdeutlichen. Zu den grössten Vorteilen gehören:

• Steigerung der Prozessqualität im Kreditorenmanagement und damit Ersparnis von Zeit und Kosten
• Senkung der Fehlerhäufigkeit, da die Rechnungsübermittlung elektronisch erfolgt und die Rechnungsdaten nicht immer wieder manuell eingegeben werden müssen
• Automatisierung zu Gunsten von Transparenz und Einfachheit, da sämtliche Aktionen rückverfolgt und auf Wunsch elektronisch archiviert werden können
• Steigerung der Lieferantenzufriedenheit dank schnelleren Bezahlprozessen
• Positionierung als moderner und nachhaltiger Auftraggeber

Punkt 2: Ziele definieren

• In welchem Zeitrahmen will Ihr Unternehmen wie viele Lieferanten anbinden?
• In welchen Etappen will Ihr Unternehmen dieses Ziel erreichen?

Punkt 3: Ressourcen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten festlegen

• Welche internen Ressourcen benötigen Sie im Einkauf und im Kreditorenmanagement zur Anbindung der Lieferanten?
• Welche Aufgaben fallen dabei an?
• Wer übernimmt die Gesamtverantwortung?
• Wer übernimmt die Verantwortung für die einzelnen Aufgaben?

Punkt 4: Prioritätenliste der anzubindenden Lieferanten erstellen

Welche Lieferanten will Ihr Unternehmen prioritär anbinden? Mögliche Entscheidungskriterien sind:

• die Anzahl Rechnungen, die über den Lieferanten X abgewickelt werden
• die Wichtigkeit des Lieferanten für Ihr Unternehmen
• die Einfachheit, mit der Sie den Lieferanten anbinden können (siehe Punkt 6)

Punkt 5: Kommunikationsmassnahmen planen

• Zu welchem Zeitpunkt kontaktieren Sie Ihre Lieferanten über die gewünschte Anbindung an die E-Rechnung?
• Auf welchen Kanälen informieren Sie Ihre Lieferanten (Kombination Brief, E-Mail, Newsletter, persönliches Gespräch usw.)?
• Zu welchem Zeitpunkt fassen Sie nach?

Punkt 6: Umsetzung

Der Aufwand zur Anbindung einzelner Lieferanten hängt davon ab, ob ein Lieferant bereits die digital strukturierte Rechnung nutzt oder nicht (E-Rechnung gB2B).
Zu unterscheiden sind:

Lieferanten,

• die für die Rechnungserstellung eine Software (ERP) nutzen,
  die eine Schnittstelle zur E-Rechnung B2B von PostFinance hat.
• die für die Rechnungserstellung eine Software (ERP) nutzen, die
  (noch) keine Schnittstelle zur E-Rechnung B2B von PostFinance hat.
• die für die Rechnungserstellung keine Software (ERP) nutzen.

Je nach Fall ist das Vorgehen zur Anbindung dieser Lieferanten an die E-Rechnung B2B
unterschiedlich:

Leisten Sie Überzeugungsarbeit für die E-Rechnung: Das sind die Vorteile für Ihre Lieferanten

Berücksichtigen Sie in allen Fällen, dass die Umstellung auf die elektronische Kreditorenrechnung einen Mehraufwand bedeutet. Oft steht die Befürchtung im Raum, dass die Investitionskosten hoch und die Eingriffe in die Prozesse und die IT gross sind. Begegnen Sie diesen Ängsten mit den vielen Vorteilen der elektronischen Kreditorenrechnung, die weit über Einsparungen von Druck- und Versandkosten hinausgehen:

• Schnellerer Zahlungseingang: Mit der elektronischen Rechnungsübermittlung schickt der Lieferant die Rechnung direkt ins Buchhaltungssystem/ERP-System des Kunden. Da auf diese Weise der Kontroll-, Genehmigungs-, und Zahlungsprozess beschleunigt wird, hat der Lieferant sein Geld in der Regel früher auf dem Konto als bei einer Papierrechnung.
• Hohe Transparenz: Digitale Rechnungen sind nachverfolgbar und zwar lückenlos.
• Weniger Fehler: Da manuelle Arbeitsschritte entfallen, sinkt die Fehleranfälligkeit in der Rechnungsstellung. In der Folge muss der Kunde Rechnungen weniger oft ablehnen, was auf beiden Seiten Zeit und Nerven spart.
• Höhere Produktivität: Alles in allem wird der gesamte Rechnungsprozess effizienter. So sparen die Lieferanten Kosten, und gewinnen Kapazitäten, die sie anderweitig wertschöpfend nutzen können.
• Geringere Kosten: Lieferanten sparen Kosten für Papier, Druck und Porto. Die Umstellung auf die E-Rechnung lohnt sich auch finanziell.
• Umweltfreundlichkeit: Mit der E-Rechnung schonen die Lieferanten die Umwelt.

Bleiben Sie dran – es lohnt sich

Die Anbindung Ihrer Lieferanten an die E-Rechnung macht sich für Ihr Unternehmen nachhaltig bezahlt. Je mehr Lieferanten Sie für die E-Rechnung gewinnen können, desto umfassender können Sie Ihre Prozesse im Rechnungsaustausch digitalisieren und so von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren.

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