Usare le fatture creditori elettroniche: lista di controllo

L’e-fattura si sta affermando sempre più nell’attività quotidiana delle aziende. Lo scambio digitale delle fatture nel settore B2B tramite un sistema ERP o di contabilità rappresenta un grande vantaggio sia per la persona destinataria che per l’emittente della fattura. Affinché la soluzione dispieghi tutto il suo potenziale per le singole aziende, è necessario che all’e-fattura sia collegato il maggior numero possibile di partecipanti. Se agite nel ruolo di destinatari della fattura, la chiave del successo risiede nel collegamento dei vostri fornitori. Ma come fare per convincerli a utilizzare le fatture digitali? Rispondendo alle domande della nostra lista di controllo avrete buone possibilità di riuscire nel vostro intento.

Lista di controllo fattura creditori elettronica: come collegare i propri fornitori

Punto 1: mostrare i vantaggi

Compilate un elenco dei vantaggi che l’e-fattura vi offre in quanto destinatari. Questo argomentario vi aiuterà a mostrare all’interno dell’azienda l’importanza del collegamento dei fornitori e l’urgenza del progetto. Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Incremento della qualità del processo di gestione creditori e conseguente risparmio di tempo e denaro
• Riduzione della frequenza degli errori, poiché la fattura viene trasmessa elettronicamente e i dati non devono essere inseriti ogni volta manualmente
• Automazione a beneficio della trasparenza e della semplicità in quanto tutte le azioni possono essere tracciate e, se lo si desidera, archiviate elettronicamente
• Incremento della soddisfazione dei fornitori grazie a processi di pagamento più rapidi
• Posizionamento come committente moderno e sostenibile

Punto 2: definire gli obiettivi

• Quanti fornitori desidera collegare la vostra azienda e in quanto tempo?
• In quali tappe la vostra azienda vuole raggiungere questo obiettivo?

Punto 3: definire le risorse, i compiti e le responsabilità

• Di quali risorse interne avete bisogno negli acquisti e nella gestione creditori per collegare i fornitori?
• Quali compiti devono essere svolti?
• Chi si assume la responsabilità generale?
• Chi si assume la responsabilità dei singoli compiti?

Punto 4: allestire una lista prioritaria dei fornitori da collegare

Quali fornitori intende collegare in via prioritaria la vostra azienda? Possibili criteri decisionali:

• Il numero di fatture elaborate tramite il fornitore X
• L’importanza del fornitore per la vostra azienda
• La semplicità con cui potete collegare il fornitore (cfr. punto 6)

Punto 5: pianificare le misure di comunicazione

• In quale momento contattate i vostri fornitori in merito alla richiesta di collegamento al sistema di fatturazione elettronica?
• Quali canali utilizzate per informare i vostri fornitori (combinazione di lettera, e-mail, newsletter, colloquio personale ecc.)?
• In quale momento eseguite il follow-up?

Punto 6: attuazione

Il dispendio richiesto per collegare i singoli fornitori varia a seconda del fatto che un fornitore utilizzi già la fatturazione digitale o meno (e-fattura B2B).
Occorre fare una distinzione tra:

fornitori

• che per la fatturazione usano un software (ERP) che offre un’interfaccia con l’e-fattura B2B di PostFinance;
• che per la fatturazione usano un software (ERP) che non offre (ancora) nessuna interfaccia con l’e-fattura B2B di PostFinance;
• che non usano alcun software (ERP) per la fatturazione.

La procedura per collegare i fornitori all’e-fattura B2B varia a seconda dei casi.

Convincete i vostri fornitori a usare l’e-fattura: ecco i loro vantaggi

In ogni caso considerate che il passaggio alla fattura creditori elettronica comporta un dispendio aggiuntivo. Spesso si teme che i costi di investimento siano elevati e che siano necessari profondi interventi nei processi e nel sistema IT. Dissipate questi timori evidenziando i numerosi vantaggi della fatturazione creditori elettronica, che non si limitano a una riduzione dei costi di stampa e di spedizione:

• Procedura di accredito più rapida: con la trasmissione elettronica delle fatture, il fornitore invia la fattura direttamente al sistema di contabilità / ERP della o del cliente. Poiché in questo modo si accelera il processo di controllo, autorizzazione e pagamento, di norma il fornitore riceve il denaro sul suo conto prima rispetto a una fattura cartacea.
• Elevato grado di trasparenza: le fatture digitali sono completamente tracciabili.
• Meno errori: poiché non sono più necessarie fasi di lavoro manuali, si riduce la possibilità di errori nella fatturazione. Di conseguenza, capita meno spesso che la o il cliente debba rifiutare le fatture, con un risparmio di tempo e meno stress per entrambe le parti.
• Incremento della produttività: il processo di fatturazione risulta in generale più efficiente. I fornitori risparmiano sui costi e liberano risorse che possono impiegare altrove per creare valore.
• Riduzione dei costi: i fornitori risparmiano sui costi per carta, stampa e spese di porto. Il passaggio all’e-fattura conviene anche dal punto di vista finanziario.
• Soluzione ecologica: con l’e-fattura i fornitori contribuiscono alla protezione dell’ambiente.

Continuate a promuovere l’e-fattura – ne vale la pena

Collegare i fornitori alla fatturazione elettronica ripaga la vostra azienda a lungo termine. Quanti più fornitori riuscirete ad acquisire per l’e-fattura, tanto più potrete digitalizzare i processi di scambio delle fatture e quindi beneficiare dei vantaggi della fatturazione elettronica.

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