Utiliser des factures fournisseurs électroniques: liste de contrôle

L’e-facture tend à s’imposer dans le quotidien des entreprises. Dans le domaine B2B, l’échange de bout en bout de factures numériques via ERP ou le système de comptabilité est avantageux aussi bien pour le destinataire de la facture que pour l’émetteur. Pour que chaque entreprise puisse exploiter pleinement le potentiel de la solution, il faut que le plus grand nombre possible de participants soient rattachés à l’e-facture. Si vous êtes le destinataire de factures, la clé du succès réside dans le rattachement de vos fournisseurs. Mais comment convaincre suffisamment de fournisseurs d’utiliser les factures numériques? Vous en saurez plus après avoir répondu aux questions de notre liste de contrôle.

Liste de contrôle factures fournisseurs électroniques: voici comment rattacher vos fournisseurs

Point 1: montrer les avantages

Dressez une liste des avantages que l’e-facture vous apporte en tant que destinataire de factures. Un tel argumentaire vous aidera à démontrer à l’interne l’importance du rattachement des fournisseurs et l’urgence du projet. Les principaux avantages sont:

• Amélioration de la qualité des processus dans la gestion des créanciers et donc gain de temps et d’argent
• Réduction de la fréquence des erreurs, car les factures sont transmises par voie électronique et les données de facturation ne doivent pas être saisies manuellement à chaque fois
• Transparence accrue et simplification des tâches grâce à l’automatisation, car toutes les actions peuvent être retracées et archivées électroniquement si on le souhaite
• Augmentation de la satisfaction des fournisseurs grâce à des processus de paiement plus rapides
• Positionnement en tant que donneur d’ordre moderne et soucieux de la durabilité

Point 2: définir les objectifs

• Combien de fournisseurs votre entreprise souhaite-t-elle rattacher et dans quel laps de temps?
• Quelles sont les étapes prévues par votre entreprise pour atteindre cet objectif?

Point 3: définir les ressources, les tâches et les responsabilités

• De quelles ressources internes avez-vous besoin dans le service des achats et de la gestion des créanciers pour rattacher les fournisseurs?
• Quelles sont les tâches à accomplir?
• Qui assume la responsabilité globale?
• Qui assume la responsabilité des différentes tâches?

Point 4: établir la liste des fournisseurs à rattacher en priorité

Quels sont les fournisseurs que votre entreprise souhaite rattacher en priorité? Les critères de décision possibles sont:

• Le nombre de factures traitées par le fournisseur X
• L’importance du fournisseur pour votre entreprise
• La facilité avec laquelle vous pouvez rattacher le fournisseur (voir point 6)

Point 5: planifier les mesures de communication

• À quel moment contactez-vous vos fournisseurs au sujet du rattachement souhaité à l’e-facture?
• Par quels canaux informez-vous vos fournisseurs (combinaison lettre, e-mail, newsletter, entretien personnel, etc.)
• À quel moment les relancez-vous?

Point 6: mise en œuvre

Le rattachement des différents fournisseurs sera d’autant plus simple si le fournisseur utilise déjà la facture structurée sous forme numérique (e-facture B2B).
Il convient de faire une distinction entre:

Les fournisseurs

• qui utilisent pour la facturation un logiciel (ERP)
  offrant une interface avec l’e-facture B2B de PostFinance.
• qui utilisent pour la facturation un logiciel (ERP)
  n’offrant pas (encore) une interface avec l’e-facture B2B de PostFinance.
• qui n’utilisent pas de logiciel (ERP) pour la facturation.

En fonction de la situation, le rattachement de ces fournisseurs à l’e-facture B2B peut différer:

Faites un travail de persuasion en faveur de l’e-facture: voici les avantages pour vos fournisseurs

Dans tous les cas, tenez compte du fait que le passage aux factures fournisseurs électroniques implique un surcroît de travail. Les entreprises redoutent souvent des coûts d’investissement élevés et de nombreuses interventions dans les processus et l’informatique. Répondez à ces craintes en mettant en avant les nombreux avantages de la facture fournisseur électronique, lesquels vont bien au-delà des économies réalisées sur les frais d’impression et d’expédition:

• Réception plus rapide des paiements: avec la transmission électronique des factures, le fournisseur envoie directement la facture dans le système de comptabilité/ERP du client. Comme le processus de contrôle, d’approbation et de paiement est ainsi accéléré, le fournisseur reçoit généralement l’argent sur son compte plus rapidement qu’avec une facture papier.
• Grande transparence: les factures numériques sont traçables de bout en bout.
• Moins d’erreurs: comme les étapes manuelles sont supprimées, le risque d’erreurs de facturation diminue. En conséquence, le client doit moins souvent refuser des factures, ce qui permet d’économiser du temps et de l’énergie des deux côtés.
• Gain de productivité: l’ensemble du processus de facturation devient globalement plus efficace. Les fournisseurs économisent ainsi des coûts et des ressources qu’ils peuvent utiliser à d’autres fins pour créer de la valeur ajoutée.
• Coûts réduits: les fournisseurs économisent les coûts de papier, d’impression et d’affranchissement. Le passage à l’e-facture est également rentable financièrement.
• Écologique: avec l’e-facture, les fournisseurs contribuent à la préservation de l’environnement.

Poursuivez vos efforts – cela en vaut la peine

Le rattachement de vos fournisseurs à l’e-facture est durablement rentable pour votre entreprise. Plus vous parvenez à convaincre de fournisseurs d’utiliser l’e-facture, plus vous pouvez numériser vos processus d’échange de factures et profiter ainsi des avantages de la facture électronique.

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