Gestire le attività contabili in tutta semplicità: come digitalizzare l’ufficio nelle piccole imprese

Emettere le fatture e pagarle, controllare i pagamenti ricevuti, gestire la contabilità: per molti piccoli imprenditori le attività amministrative sono un male necessario che sottrae tempo prezioso, che potrebbe essere dedicato in modo più proficuo al core business. Queste attività sono però importanti in quanto la sopravvivenza di qualsiasi azienda dipende sostanzialmente dalla sua salute finanziaria. Chi desidera evitare passaggi inutili, aumentare la flessibilità e dire finalmente addio alla carta può digitalizzare gradualmente il proprio ufficio.

Digitalizzare i giustificativi

Le ricevute finiscono spesso nel dimenticatoio o vanno perse. Oppure si accumulano sulla scrivania perché nessuno ha tempo per registrarle o inviarle al fiduciario. E una volta liquidate queste noiose pendenze, il lavoro non è ancora finito perché si deve archiviare tutta la documentazione, ricorrendo ad appositi classificatori, che non sottraggono solo molto tempo ma anche parecchio spazio, oppure a lunghi processi di scansione. Per queste operazioni sono disponibili oggi strumenti molto utili ed efficienti che permettono ad esempio di fotografare le ricevute e caricarle o spedirle immediatamente. Importante: se gli originali non vengono conservati, il giustificativo deve essere ben leggibile e naturalmente facilmente reperibile.

Consiglio: con l’app Il link si apre in una nuova finestra PaperCut è possibile fotografare i giustificativi in tutta semplicità e caricarli nel portale di contabilità prescelto.

Digitalizzare la gestione debitori e creditori

Le soluzioni online permettono di sbrigare le pratiche d’ufficio in modo semplice e rapido. In genere basta importare un’unica volta i dati di clienti e prodotti per poter redigere e gestire online preventivi, conferme d’ordine, bollettini di consegna, fatture e, ad esempio, convertire velocemente un preventivo in fattura in seguito alla chiusura dell’ordine. In più, integrando le fatture è possibile effettuare i pagamenti automaticamente, con un conseguente risparmio di tempo. Affidarsi a una piattaforma basata su browser non solo permette di avere il pieno controllo della gestione debitori e creditori sempre e ovunque, ma anche di eliminare i costi e gli interventi di installazione e manutenzione.

Digitalizzare la contabilità

Una volta che tutte le fasi operative principali che riguardano ad esempio giustificativi, fatture e pagamenti sono state automatizzate, è possibile digitalizzare anche la contabilità, affidandosi a uno dei numerosi strumenti in commercio in grado di semplificare la vita, soprattutto alle piccole imprese. Una contabilità semplice o una contabilità finanziaria più completa che include ad esempio conteggio dell’IVA, contabilizzazioni collettive e valute estere: la soluzione prescelta deve soddisfare le esigenze del cliente e consentire idealmente di eseguire, anche quando non sussiste l’obbligo di farlo, una contabilità in partita doppia. In questo caso la registrazione non è più dispendiosa, ma essendo effettuata su due diversi conti fornisce utili informazioni per la pianificazione futura del budget.

Il passaggio alla contabilità digitale è riuscito

Chi desidera affrontare ora il passaggio alla contabilità digitale non dovrebbe farlo alla cieca: una pianificazione dettagliata, infatti, è fondamentale per assicurare il successo di quest’operazione. Queste sono le domande principali che ci si dovrebbe porre in questa fase:

• Tabella di marcia e scadenze: cosa fare ed entro quando?
• Strumenti appropriati: quali sono le mie esigenze effettive?
• Integrazione efficace: le nuove soluzioni devono essere compatibili con i vecchi sistemi?
• Fiduciario esterno: come strutturare la collaborazione futura?
• Fase di test: funziona tutto come auspicato e senza problemi?