Die Effizienz steigern, die Kosten senken: Das gelingt Unternehmen mit einer Vollkostenrechnung. Sie eignet sich zur Preiskalkulation eines Produkts oder einer Dienstleistung, zur Überprüfung von Prozessen und Geschäftsmodellen sowie zum Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten.
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Erstellt am 25.08.2023
Mit der Vollkostenrechnung Rechnungsprozesse optimieren
Sie möchten wissen, welche Rechnungsstellungsart sich für Ihren Rechnungsversand und Rechnungsempfang am besten eignet? Lesen Sie in unserem Beitrag, wie Ihnen die Vollkostenrechnung bei der Entscheidungsfindung helfen kann.
Was gehört zur Vollkostenrechnung?
Bei der Vollkostenrechnung werden alle geplanten oder effektiven Kosten während einer Periode auf verschiedene Kostenträger verteilt – und zwar sowohl die Einzelkosten als auch die Gesamtkosten. Ziel der Vollkostenrechnung ist, dass mit dem kalkulierten Preis für Produkte, Waren oder Dienstleistungen sämtliche Betriebskosten gedeckt werden. Sie eignet sich daher für die langfristige Planung.
Wofür eignet sich die Vollkostenrechnung nicht?
Für Produkte, die einen Marktpreis haben, eignet sich die Vollkostenrechnung nicht. Da nicht verursachergerecht kalkuliert wird, liegt der ermittelte Preis zu hoch. Zu bedenken ist zudem, dass sich der berechnete Preis auf eine bestimmte Menge bezieht. Ändert sich diese, kommt es zu einer Unter- oder Überdeckung. Unternehmen sollten daher sowohl die Vollkosten- als auch die Teilkostenrechnung anwenden.
Gut zu wissen
Es gibt keine Faustregel, in welchem zeitlichen Abstand eine Kostenrechnung durchgeführt werden sollte. Was, wann und in welchem Ausmass Sie Kosten berechnen wollen, hängt von Ihrem individuellen Bedürfnis ab. Erstellen Sie daher einfach nach Bedarf eine Voll- oder Teilkostenrechnung.
Was können Unternehmen mithilfe der Vollkostenrechnung zuordnen?
Mit der Preiskalkulation für Einzelkosten und Gesamtkosten können Prozesse optimiert werden. So lassen sich etwa die Kosten für die verschiedenen Rechnungsstellungsarten – Postweg, E-Mail oder E-Rechnung – berechnen und gegenüberstellen. Wie die Vollkostenrechnung für den Rechnungsversand und den Rechnungsempfang aussehen kann, zeigen die Beispiele anhand der Papierrechnung.
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Die Didoio AG versendet ihre Rechnungen per A-Post und will wissen, wie hoch die Kosten pro Rechnung sind. Sie rechnet daher den Zeitaufwand für die einzelnen Bearbeitungsschritte (ohne Retourenmanagement) zusammen:
- Druck und Verpacken der Rechnung (1 Minute)
- Bereitstellung und Übergabe an Post (1 Minute)
- Verifizierung des Zahlugnseingangs (1 Minute)
- Total Zeitaufwand pro Rechnung (3 Minuten)
Um die Kosten für eine Rechnung zu berechnen, braucht es noch den internen Stundenansatz für das Rechnungswesen. Dieser liegt bei der Firma Didoio bei CHF 60.–. Dazu kommen CHF 0.40 für die Materialkosten (Briefpapier, Couvert, Druckpatronen) und CHF 1.10 für das das Porto.
- Zeitaufwand (3 : 60) x internen Stundenansatz (60), CHF 3.–
- Materialkosten und Porto (CHF 0.40 + CHF 1.10), CHF 1.50
- Total Kosten pro Rechnung CHF 4.50
Bei jährlich 45‘000 Rechnungen liegen die Kosten für den Rechnungsversand bei der Didoio AG bei CHF 202’500.– pro Jahr.
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Die Didoio AG erhält ihre Rechnungen per Post und will wissen, wie hoch die Kosten pro Rechnung sind. Sie rechnet daher den Zeitaufwand für die einzelnen Bearbeitungsschritte zusammen:
- Empfang, Prüfung und Zuordnung (4 Minuten)
- Weiterleitung, Kontrolle und Bearbeitung (2 Minuten)
- Kontierung und Verbuchung in der FIBU (2 Minuten)
- Archivierung (1 Minute)
- Total Zeitaufwand pro Rechnung (9 Minuten)
Um die Kosten für eine Rechnung zu berechnen, braucht es noch den internen Stundenansatz für das Rechnungswesen. Dieser liegt bei der Firma Didoio bei CHF 60.–
- Zeitaufwand (9 : 60) x internen Stundenansatz (60), CHF 9.–
- Total Kosten pro Rechnung, CHF 9.–
Bei jährlich 70‘000 Rechnungen liegen die Kosten für den Rechnungsempfang bei der Didoio AG bei CHF 630‘000.– pro Jahr.
Kosten dank der Vollkostenrechnung vergleichen
Erstellen Sie die Vollkostenrechnung angepasst auf Ihr Unternehmen für alle gewünschten Rechnungsstellungsarten und Sie erhalten einen guten Überblick der Kosten. Je automatisierter der Prozess, desto günstiger wird es. Generell lässt sich sagen, dass der elektronische Rechnungsversand/-empfang trotz Implementierungskosten bereits im ersten Jahr und insbesondere in den Folgejahren günstiger als die Papierrechnung ist. Für welche Rechnungsstellungsart Sie sich letztlich entscheiden, hängt aber von verschiedenen Faktoren ab (z. B. Akzeptanz der Kund:innen, Angebot von Lieferanten usw.) und ist ein sehr individueller Entscheid.
Mehr zum Thema lesen Sie im Beitrag «Elektronischer Rechnungsaustausch – darauf kommt es an» und im Whitepaper «Digitale Rechnungsstellung im B2C und B2B».
Rechnungsversand und -empfang: Das bietet PostFinance
E-Rechnung
Mit der E-Rechnung senden Unternehmen elektronische Rechnungen einfach direkt in die Buchhaltungssoftware Ihrer Geschäftskunden.
eBill
Mit eBill ermöglichen es Unternehmen ihren Privatkund:innen Rechnungen bequem digital im E-Banking zu empfangen und zu bezahlen.
Paper Bill
Mit Paper Bill werden Unternehmen beim Druck und Versand von Papierrechnungen entlastet und die Retourenverarbeitung wird optimiert. Zudem werden sie bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsempfänger:innen unterstützt.
