Come convincere sin dall’inizio

È risaputo che quando si saluta, è bene offrire una stretta di mano adeguata, con un contatto visivo amichevole. Tuttavia molte persone non sono consapevoli dell’effetto che ha la propria voce, che invece è altrettanto decisiva per una prima impressione. Magari prima dell’appuntamento avete bevuto un caffè forte, che influenza il suono della voce. Il nervosismo, invece, contribuisce a far risuonare la voce più acuta del normale. Un saluto gracchiante di sicuro non aiuta a conquistare la fiducia del cliente. Prima di ricevere il cliente, quindi, provate la vostra voce. Se siete nervosi o avete problemi con la vostra voce, i suggerimenti riportati sotto possono aiutarvi.

Scegliere l’abbigliamento in modo strategico

Dovete fare attenzione a due aspetti prima di un appuntamento con un cliente: il vostro orologio e il vostro aspetto. La puntualità e un aspetto curato sono l’ABC delle regole di comportamento. È richiesto un certo stile nella scelta dell’abbigliamento. Oggi non esistono più consigli di abbigliamento validi per tutti i settori. È invece opportuno conoscere il galateo degli affari del vostro ambiente di lavoro. Se siete insicuri e avete bisogno di consigli, chiudete a un collega esperto di darvi una mano. Ecco i principali dresscode per il business.

Business casual

Gli uomini indossano un abito con l’ultimo bottone in basso aperto, una camicia chiara a tinta unita o eventualmente con un motivo poco appariscente, scarpe scure abbinate alla cintura.

Le donne portano tailleur con gonna o pantaloni e una camicetta. La gonna arriva al ginocchio. Ai piedi, ballerine o décolleté. Sono vietate le scollature profonde o le gonne troppo corte. Negli accessori e nella bigiotteria è opportuna una certa sobrietà. Ecco cosa prescrive il galateo degli affari.

Business attire

Gli uomini indossano un abito scuro con una cravatta a tinta unita, una camicia a maniche lunghe, scarpe e cintura nera.

Le donne scelgono tailleur scuri con gonna o pantaloni e camicetta chiara. La gonna arriva al ginocchio. Le décolleté sono in pelle.

Smart casual

Gli uomini abbinano un pantalone in tessuto o jeans scuri con una giacca, indossati con una polo o una camicia. Sono ammesse scarpe chiare in vera pelle.

Le donne sono libere di indossare la gonna, jeans scuri o pantaloni eleganti, insieme a un pullover o un blazer. In questo stile le regole sono meno precise. Per questo motivo serve una certa abilità nello scegliere i propri capi di abbigliamento. Una t-shirt stampata è per lo più inappropriata, ma può anche fungere da «statement» creativo.

Come iniziare bene con un colloquio

I colloqui di vendita o altre riunioni di affari di solito cominciano con un giro di presentazione, in cui ciascuno menziona il proprio titolo, percorso ed esperienze. È possibile che il vostro cliente lo trovi un po’ noioso. Cercate di raccontare al cliente che cosa vi lega personalmente all’incarico. Vi sarà di aiuto leggere articoli recenti sul campo di attività del cliente. Cercate di non essere presuntuosi, ma autentici ed empatici. Anche un pizzico di senso dell’umorismo non guasta di certo. Negli appuntamenti di lavoro interculturali serve un po’ più di attenzione. Ma cordialità e buone maniere sono apprezzate in tutto il mondo, così come è atteso un comportamento adeguato.

Create un’atmosfera accogliente

Come decidete se la situazione di partenza è complessa e poco chiara? In situazioni del genere la maggior parte delle persone si affida al proprio intuito. Per questo motivo, ad ogni appuntamento con i clienti non è importante convincere solo a livello dei contenuti, ma creare anche un’atmosfera adeguata. Mettete il vostro interlocutore il più possibile a suo agio. Una comunicazione il più possibile semplice, ma precisa è un aspetto importante. Affrontate il vostro cliente su un piano di parità anche nel suo campo specifico. Nessuno acquista volentieri a scatola chiusa. Fornite le necessarie spiegazioni e informazioni sul tema. Consegnate al vostro cliente un dossier oppure, dopo l’appuntamento, inviategli una e-mail riepilogativa del colloquio.

Una buona preparazione è decisiva

Si pensa spesso che una persona sicura di sé sia facilmente in grado di creare un’illusione. Questo può essere vero per un breve giro della pista al circo, ma nei rapporti di lunga data con i clienti, è necessaria l’autenticità. Pertanto puntate su una buona preparazione, piuttosto che sul vostro talento nell’improvvisazione. Prevedere tempo sufficiente. Thomas Edison, l’inventore della lampadina, ha detto giustamente: «Il genio è per l’1% ispirazione e per il 99% sudore». Il vostro partner apprezzerà il vostro impegno almeno quanto le vostre idee geniali.

Mini elenco: cinque consigli di emergenza in caso di...

Come decidete se la situazione di partenza è complessa e poco chiara? In situazioni del genere la maggior parte delle persone si affida al proprio intuito. Per questo motivo, ad ogni appuntamento con i clienti non è importante convincere solo a livello dei contenuti, ma creare anche un’atmosfera adeguata. Mettete il vostro interlocutore il più possibile a suo agio. Una comunicazione il più possibile semplice, ma precisa è un aspetto importante. Affrontate il vostro cliente su un piano di parità anche nel suo campo specifico. Nessuno acquista volentieri a scatola chiusa. Fornite le necessarie spiegazioni e informazioni sul tema. Consegnate al vostro cliente un dossier oppure, dopo l’appuntamento, inviategli una e-mail riepilogativa del colloquio.

... nervosismo

Date chiari segnali al vostro inconscio: visualizzate i vostri successi. Immaginatevi che il cliente vi stringa la mano con riconoscenza e che il capo si congratuli con voi. È tuttavia importante rimanere calmi e non sembrare eccessivamente nervosi.

... mani sudate e sudorazione eccessiva

Tenete il polso per un minuto sotto l’acqua corrente fredda, quindi asciugatevi bene le mani.

... voce fioca e tremolante

Pensate a un buon pezzo di cioccolato e dite ad alta voce: «Mmmmmm». Questo porterà le vostre corde vocali alla giusta tensione per il saluto e nel contempo pensate a qualcosa di positivo.

... insicurezza prima di una presentazione

Cercate dei «supporter» che vi siano simpatici e sembrino amichevoli nei vostri confronti. Concentratevi su queste persone.

... problemi tecnici

Soprattutto per gli appuntamenti importanti, tenete una stampa della vostra presentazione pronta, così che in caso di emergenza possiate presentare anche senza supporti tecnologici.

Gli appuntamenti con i clienti sono un’opportunità

Voi siete il biglietto da visita della vostra azienda. Questa è senz’altro una sfida, ma con una buona preparazione, dall’abbigliamento fino al dossier, e una conoscenza di base delle regole del galateo non c’è molto che possa andare male. E per quanto possa suonare banale, nei colloqui con i clienti non si tratta di vita o di morte. Quindi restate calmi e rilassati.