Come trovare il giusto fornitore di servizi IT

Se siete alla ricerca di una soluzione esterna per la vostra infrastruttura IT, ci sono varie opportunità e rischi da tenere a mente. Qui elenchiamo i punti principali. Si noti che la questione se effettuare un reparto interno o rivolgersi all’esterno è alquanto incisiva. Si tratta più che altro della vostra ponderazione personale, ossia, se volete acquistare servizi IT da un’altra azienda o coprire una quota maggiore attraverso il vostro personale IT.

Vantaggi della collaborazione con partner IT esterni

• Il cliente è il re: spesso i partner esterni vi offrono un supporto IT completo e garantiscono la manutenzione dei vostri sistemi con i cosiddetti Service Level Agreements (SLA). In questo caso è importante negoziare bene il contenuto di questi SLA. Ad esempio, se le patch devono essere applicate tempestivamente, la loro mancata applicazione deve comportare conseguenze. Questo problema può essere risolto sotto forma di prestazione pecuniaria o attraverso servizi aggiuntivi gratuiti, ecc.
• Le aziende IT hanno solitamente esperienza nella realizzazione di progetti simili e sono in grado di offrire una consulenza competente.
• In linea di principio, i partner IT sono a vostra disposizione in modo flessibile, ma naturalmente si tratta anche di una questione di negoziazione.
• I partner IT specializzati dispongono di un elevato livello di know-how tecnico.
• La responsabilità in caso di problemi è del fornitore di servizi IT e può essere fatta valere tramite SLA. Tuttavia, a seconda del servizio, potreste essere comunque chiamati a rispondere. Ad esempio, gli istituti finanziari sono responsabili nei confronti dell’Autorità di vigilanza sui mercati finanziari (FINMA) anche se esternalizzano determinati servizi.
  

Svantaggi della collaborazione con partner IT esterni

• Un fornitore esterno di servizi IT può diventare costoso se il suo intervento è necessario spesso e non in modo sporadico.
• C’è il rischio che, senza il proprio reparto IT, la vostra azienda non disponga di un know-how decisivo.
• A seconda del problema, i tempi di reazione sono inferiori a quelli dei propri collaboratori IT.
• Un fornitore esterno non fa parte della vostra azienda, il che può portare a conflitti relativamente a incarichi, competenze, ecc.
• Questione sicurezza dei dati: i fornitori esterni di servizi IT possono avere accesso a sistemi e dati sensibili. Può essere una porta di ingresso pericolosa.

Aspetti a cui fare attenzione

• Scegliete un fornitore di servizi IT che comprenda voi, le vostre esigenze, il vostro business e i vostri processi. Si tratta di un punto centrale.
• È necessario lavorare regolarmente con il proprio partner IT. Pertanto, date importanza alla componente umana: la collaborazione funziona? A tale scopo, potete organizzare una serie di test di prova con i collaboratori che spesso sono in contatto con il fornitore di servizi IT. Se emergono difficoltà, dovreste cercare un’altra azienda.
• Anche se desiderate esternalizzare il maggior numero possibile di servizi IT, assicuratevi che nella vostra azienda ci sia qualcuno che ne sappia abbastanza sull’argomento da poter giudicare il lavoro del vostro fornitore. 
• I pilastri della qualità del servizio dovrebbero essere definiti nei Service Level Agreement (SLA): ad esempio, cosa succede se il server non funziona per più di un’ora? In tal caso, è possibile stabilire delle penali.
• Sappiate che i prodotti standard non potranno mai soddisfare tutte le vostre esigenze. Tuttavia, i prodotti standard hanno il vantaggio di essere spesso facili ed economici da mantenere o di non avere interfacce complicate.
• Ormai, in molti progetti informatici si sta puntando a un approccio agile. Questo significa che in una prima fase si riceve «solo» un prodotto semilavorato, che viene continuamente adattato e migliorato in funzione delle esigenze pratiche. In questo modo eviterete di comprare a scatola chiusa.
• Attualmente, molte aziende esternalizzano i loro dati dai propri server a un server dedicato o al cloud. Non è la stessa cosa: per il primo potete scegliere un partner svizzero affidabile, con il quale sapete esattamente dove si trovano i vostri server. Questo ha molti vantaggi, perché non dovete preoccuparvi dell’hardware né della sicurezza se non avete un vostro centro di calcolo. I servizi «cloud» sono un po’ più rischiosi, non è chiaro dove vengono memorizzati esattamente i dati e, a seconda del fornitore, la qualità del supporto in caso di problemi non è sempre impeccabile.

Se decidete di lavorare con un partner esterno, ora sapete a cosa fare attenzione. In generale si può dire: è bene informarsi, testare, farsi consigliare e ottenere diverse opinioni e offerte prima di effettuare un investimento importante.