Cosa si intende con reconciliation e perché è importante?

Il termine inglese «reconciliation» indica la riconciliazione dei dati di diverse aree della contabilità. Nell’ambito della riconciliazione dei conti, ad esempio, la contabilità viene confrontata con dati esterni, come quelli degli estratti conto. Se manca una contabilizzazione o un pagamento risulta annotato due volte, occorre rettificare i dati. L’obiettivo consiste, infatti, nel riprodurre correttamente i saldi effettivi dei conti nei conti contabili. Per i commercianti si tratta di un aspetto importante, anche perché le imprese sono tenute per legge ad allestire una chiusura annuale coerente. Oltre alla riconciliazione dei conti esistono anche altre forme di reconciliation.

• In un negozio, ad esempio, con la riconciliazione di cassa si verifica se la quantità reale di denaro coincide con l’effettivo di cassa contabile.
• Per quanto riguarda la clientela, invece, si controlla se vi sono scostamenti tra ricavi e pagamenti. Sono state saldate tutte le fatture? Nel caso di operazioni all’estero, i corsi valutari sono stati registrati correttamente? Si è tenuto conto di eventuali riduzioni di prezzo?
• Per quanto riguarda la riconciliazione delle transazioni si garantisce che le transazioni effettive di un negozio coincidano con quelle riportate nella contabilità. Tutte le transazioni segnalate sono state effettivamente elaborate?

Quali possibilità esistono per la riconciliazione delle transazioni?

Per i commercianti può risultare complesso soprattutto l’ambito della riconciliazione delle transazioni. In quest’ottica, PostFinance offre varie possibilità per confrontare le transazioni con il sistema di contabilità, operando una distinzione tra commercio a distanza tramite shop online e vendita in loco con terminali.

Shop online

Quando un cliente acquista nel vostro shop online, ricevete dal vostro partner di accettazione, a seconda della modalità di pagamento utilizzata, un Reconciliation File che dovrebbe coincidere con l’accredito effettuato sul vostro conto. Ogni partner di accettazione utilizza però un proprio formato di dati. I commercianti devono quindi poter leggere con il proprio sistema ERP tutti questi formati differenti. Per agevolare la procedura, PostFinance offre in Checkout Flex una panoramica consolidata dei rapporti relativi al fatturato dei diversi partner di accettazione. In qualità di imprenditori, potete ricevere le transazioni autorizzate tramite tutte le modalità di pagamento, leggerle nel vostro sistema ERP e confrontarle con l’accredito dei partner di accettazione.

Checkout Flex offre un ulteriore vantaggio sul fronte contabile: una contabilità secondaria semplificata. Potete così configurare il piano dei conti in modo tale che l’acquisizione delle registrazioni venga effettuata nel libro mastro (ad esempio nel caso del fornitore Bexio) o in altri sistemi ERP, e si debba trasferire manualmente solo un numero ristretto di registrazioni.

Inoltre, nell’ambito dell’e-payment, PostFinance mette a disposizione un avviso di accredito per la riconciliazione manuale delle transazioni. Sono possibili anche due diversi tipi di Reconciliation File, tra cui uno per l’infrastruttura ep2 nel formato XML per la riconciliazione automatica o semiautomatica.

Vendita in loco con terminali

Rispetto alle operazioni a distanza, la standardizzazione dei Reconciliation File è un po’ più estesa: grazie allo standard ep2, tutti gli acquirer ep2, inclusa PostFinance per la PostFinance Card, offrono file RAF standardizzati. Questi file possono essere rielaborati tramite un sistema di gestione dei punti vendita, come ad esempio Matchbox di Il link si apre in una nuova finestra Treibauf o ReconHub di Il link si apre in una nuova finestra Abrantix, ai fini dell’esportazione in un sistema di contabilità o ERP. Spesso gli strumenti dei fornitori contengono già interfacce con sistemi ERP, in modo da poterli integrare direttamente nella contabilità. PostFinance offre inoltre, per la propria modalità di pagamento, un avviso di accredito per la riconciliazione manuale.